Automatisieren der Rechnungsverarbeitung von Lieferanten mit Power Automate und AI Builder

Power Automate und AI Builder können verwendet werden, um die End-to-End-Lieferanten-Rechnungsverarbeitung aus xml-basierten E-Invoicing-Formaten (Extensible Markup Language) zu automatisieren. Mit diesem Ansatz können Organisationen Rechnungsdaten mit minimalem manuellen Eingriff in Dynamics 365 Finance oder andere ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) validieren und integrieren.

Architekturdiagramm

Arbeitsablauf

Diese Architektur automatisiert den End-to-End-Rechnungsverarbeitungsworkflow:

1. E-Mail-Trigger: Eine neue E-Mail kommt im angegebenen freigegebenen Posteingang mit einer XML-Anlage ein, die Rechnungsdetails enthält (Lieferanten-ID, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Positionen).

2. XML-Datenextraktion: Power Automate extrahiert die XML-Anlage und analysiert sie mithilfe von XML-Ausdrücken, um Rechnungsfelder abzurufen.

3. Datenüberprüfung: Der Workflow überprüft die extrahierten Daten anhand mehrerer Kriterien:

   • Überprüfung der Existenz von Lieferanten in Dynamics 365
   • Überprüfung des Rechnungsnummernformats
   • Dokumenttyperkennung
   • Überprüfung der Betragsberechnung
   • Validierung der Maßeinheit (basierend auf Land/Region)
   • Datumsformatüberprüfung

4. Datentransformation: Der Workflow ordnet extrahierte XML-Felder dem Dynamics 365-Entitätsschema zu, konvertiert Datumswerte in das Iso-Format (International Organization for Standardization, ISO) 8601, konvertiert Beträge in Dezimalstellen und bereitet Zeilenelemente als Arrays vor.

5. Dynamics 365-Integration: Der Workflow erstellt die überprüften Rechnungsdaten als ausstehender Rechnungsdatensatz für Lieferanten in Dynamics 365 Finance and Operations-Apps mithilfe des Dataverse-Connectors oder des Dynamics 365-Connectors.

6. Fehlerbehandlung: Wenn ein Schritt fehlschlägt, protokolliert der Fluss den Fehler, sendet eine Benachrichtigung an das Finanzteam, verschiebt die E-Mail in einen fehlgeschlagenen Ordner und verhindert, dass unvollständige Rechnungen Dynamics 365 eingeben.

Erfolgsbenachrichtigung: Nach erfolgreicher Erstellung sendet der Workflow Teams-Nachrichten an den Finanzkanal, aktualisiert die Nachverfolgungsliste und verschiebt die verarbeiteten E-Mails in einen Archivordner mit der Dynamics 365-Rechnungsreferenznummer.

Details zum Szenario

Dieser Anwendungsfall basiert auf dem Ansatz eines Unternehmens, einen robusten, sicheren und wartungsfähigen Prozess für die Integration von Lieferantenrechnungen in ein ERP-System zu schaffen und dabei den manuellen Aufwand zu minimieren.

Geschäftliche Herausforderung

Ein multinationales Unternehmen erhält große Mengen an Lieferantenrechnungen im XML-Format von Peru (SUNAT CPE/UBL–Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria Comprobante de Pago Electrónico// Universal Business Language), Chile (SII DTE–Servicio de Impuestos Internos Documento Tributario Electrónico) und Mexiko (SAT CFDI-Servicio de Administración Tributaria Comprobante Fiscal Digital por Internet).

Das manuelle Herunterladen, Interpretieren und Schlüsseln dieser XML-Dateien in Dynamics 365 (oder ein ERP-System) ist langsam, fehleranfällig und erzwingt keine lokalen E-Invoicing-Regeln. Teams müssen auch XML-Daten mit PDF-Dateien abgleichen und Lieferantenreferenzdaten und Steueridentifikationsnummer (TIN) überprüfen.

Lösung

Implementieren Sie ein Power Automate-basiertes XML-Rechnungsaufnahmemuster, das:

• Überwacht geteilte Kreditorenbuchhaltung (AP)-Postfächer pro Land/Region, extrahiert XML- und PDF-Anlagen und leitet sie zur Automatisierung weiter.

• Analysiert die XML-Daten der einzelnen Länder/Regionen in ein normalisiertes internes Schema, einschließlich Kopfzeilen, Zeilen, Steuern, Parteien, Schlüssel wie universal unique Identifier (UUID) oder Folio.

• Wendet die Überprüfung nach Ländern/Regionen an, z. B. Steuer-ID-Formate, Dokumenttyp, Summen, Steuern und obligatorische Tags, bevor ausstehende Lieferantenrechnungen in Dynamics 365 erstellt werden.

• Erstellt ein einheitliches Überwachungsprotokoll in SharePoint oder Dataverse und fügt originales XML und PDF für die langfristige Aufbewahrung an das ERP-Dokument an.

Komponenten

Diese Dienste und Technologien automatisieren die Aufnahme, Verarbeitung, Validierung und Integration von Lieferantenrechnungen in Dynamics 365-Finanz- und Operations-Apps.

E-Mail- und Workflowdienste

Power Automate Cloud Flows orchestrieren die gesamte Rechnungsverarbeitungspipeline. Cloud-Flows können bei Bedarf ausgeführt werden, zum Beispiel, wenn E-Mails mit Rechnungsanlagen eingehen. Dadurch sind sie ein idealer Auslöser für die automatisierte Rechnungsverarbeitung.

Datenextraktion und -verarbeitung

Eine KI-Aufforderung extrahiert die Auftragsreferenz (PO) und UUID aus PDF-Rechnungen, wenn sie nicht in XML vorhanden sind. Außerdem wird der Rechnungstyp in einigen Szenarien klassifiziert. Alternativ können Sie je nach Ihren Anforderungen ein AI Builder-Dokumentverarbeitungsmodell verwenden.

ERP-Integration

Ausstehende Lieferantenrechnungen werden in Dynamics 365-Finanz- und Betriebs-Apps erstellt. Die Architektur verwendet den nativen Dynamics 365-Connector für die Interaktion mit Dynamics 365-Finanz- und Betriebsdatenentitäten, z. B. rechnungsbezogene Anbieterentitäten.

Datenintegration und -validierung

• SharePoint-Listen dienen als grundlegende Datenebene für die Rechnungsverwaltung und die Ausnahmenachverfolgung.

• Virtuelle Microsoft Dataverse-Tabellen ermöglichen eine nahtlose Integration in Dynamics 365 Finance and Operations-Apps.

Benachrichtigung und Überwachung

• Microsoft Teams liefert Finanzmitarbeitern Echtzeitbenachrichtigungen über die Ergebnisse der Rechnungsverarbeitung.

• Outlook/Exchange Online löst die Workflow- und Fehlerbenachrichtigungen aus. Stellt auch E-Mail-Organisation über die Ordnerverwaltung bereit.

Considerations

Diese Überlegungen implementieren die Säulen von Power Platform Well-Architected, eine Reihe von Leitprinzipien, welche die Qualität einer Workload verbessern. Weitere Informationen finden Sie in Microsoft Power Platform Well-Architected.

Reliability

• Fehlerisolation: Verwenden Sie Try-Catch-Bereiche in Power Automate, um Analysefehler, Validierungsfehler und Dynamics 365-Integrationsprobleme separat zu behandeln. Dieser Ansatz verhindert, dass ein Fehler den gesamten Batch blockiert.

• Idempotent-Erkennung: Verwenden Sie die Kombination aus Rechnungsnummer und Lieferanten RFC, um doppelte Dynamics 365-Übermittlungen zu verhindern, wenn eine E-Mail erneut gesendet wird.

• Fallbackmechanismen: Verwenden Sie Sicherungs-E-Mail-Ordner und manuelle Warteschlangensysteme für Rechnungen, bei denen die automatisierte Verarbeitung fehlschlägt. Durch diesen Ansatz wird sichergestellt, dass keine Rechnungen verloren gehen.

• Protokollierung mit doppelter Ebene: Verwenden Sie primäre SharePoint- und sekundäre E-Mail-Benachrichtigungen, um die Sichtbarkeit der Ausnahme sicherzustellen, auch wenn die Protokollierung fehlschlägt.

• Wiederholungsrichtlinien: Verwenden Sie die standardmäßige Timeout-Verarbeitung (5-Minuten-Aktions-Timeout) mit Fangbereich-Routing für die Ausnahmebehandlung.

Sicherheit

• Zugriffssteuerung: Einschränken des E-Mail-Posteingangs, der SharePoint-Bibliothek und des Dynamics 365-Dienstkontos auf autorisierte Mitarbeiter.

• Datenschutz: Sicherstellen, dass XML-Anlagen, die vertrauliche Anbieterdaten enthalten, sicher verarbeitet werden. Implementieren Sie verschlüsselung für vertrauliche Felder wie Bankkontoinformationen, wenn sie in Rechnungen vorhanden sind.

• Compliance: Stellen Sie sicher, dass alle Rechnungsverarbeitungen finanzrechtlichen Vorschriften entsprechen, z. B. der Sarbanes-Oxley Act (SOX)-Compliance, der Waren- und Dienstleistungssteuer (GST)/Harmonisd Sales Tax (HST)-Anforderungen und anderer lokaler Steuervorschriften, indem Validierungsregeln implementiert werden, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

• Dienstkonto: Minimale Berechtigungen verwenden (READ on VendorsV2/UnitsOfMeasure; NUR FÜR Rechnungstabellen ERSTELLEN).

Betriebliche Effizienz

• Standardisierung: Alle Anbieter müssen konsistente XML-Schemaformate verwenden, um die Analyselogik zu vereinfachen. Stellen Sie Lieferanten XML-Vorlagen bereit, um die Kompatibilität sicherzustellen.

• Dokumentation: Erstellen von Runbooks für häufige Fehlerszenarien, Problembehandlung im XML-Format und Änderungen der Dynamics 365-Konfiguration. Dokumentieren Sie alle verwendeten Ausdrücke und Gültigkeitsprüfungsregeln.

• Supportprozess: Schulen Sie Finanz- und IT-Supportteams, wie Sie Ablauffehler mithilfe des Power Automate-Ausführungsverlaufs diagnostizieren, Fehler in Protokollen suchen und manuelle Wiederherstellungsprozeduren ausführen können.

• Änderungsverwaltung: Bewerten Sie alle Änderungen an der Parsing-Logik, den Validierungsregeln und den Dynamics 365-Zuordnungen in einer Entwicklungsumgebung, bevor sie in die Produktion geht. Verwenden Sie die Versionssteuerung für Power Automate-Flussexporte.

Leistungseffizienz

• Batchmodus: Wenn mehr als 200 Rechnungen pro Tag verarbeitet werden müssen, wechseln Sie zu einem geplanten Fluss, der alle 15 Minuten ausgeführt wird, anstatt einen Per-E-Mail-Trigger zu verwenden.

• Optimierung: Überwachen der Ablauflaufzeit und Analysezeit. Optimieren Sie Ausdrücke für komplexe XML-Strukturen, um den Verarbeitungsaufwand zu minimieren. Implementieren Sie die Zwischenspeicherung für Anbietersuchvorgänge, um redundante Dynamics 365-Abfragen zu vermeiden.

• Connector-Drosselung: Beachten Sie die Power Automate-Einschränkungen. Implementieren Sie für hohe Volumes Warteschlangenmechanismen mithilfe von Dataverse-Tabellen.

• Skalierbarkeit: Wenn das Rechnungsvolumen wächst, wechseln Sie von E-Mail-Triggern zu Batchverarbeitung. Verwenden Sie geplante Abläufe, die mehrere Rechnungen parallel verarbeiten, indem Sie eine Für jeden verwenden-Schleife mit Parallelitätseinstellungen nutzen.

Erlebnisoptimierung

• Self-Service: Finanzbenutzer können fehlgeschlagene Rechnungen mithilfe einer Power Apps-Schaltfläche (keine IT-Abhängigkeit) manuell wiederholen.

• Transparenz: Im SharePoint-Dashboard wird der Status der Verarbeitungswarteschlange angezeigt; Power BI bietet detaillierte Analysen.

• Benachrichtigungen löschen: Strukturiertes E-Mail-Format mit Abschnitten: Zusammenfassung, Anlagen, Fehlerdetails, Empfohlene Aktion.

• Ziel-SLA: 95 Prozent automatisierte Rechnungen, die innerhalb von zwei Stunden nach der E-Mail-Bestätigung verarbeitet wurden.

Verantwortungsvolle KI

• Fairness: Trainieren Sie individuell angepasste Prompt-Modelle mit unterschiedlichen Daten, um Verzerrungen zu minimieren.

• Zuverlässigkeit und Sicherheit: Überwachen Sie die KI-Ausgaben kontinuierlich, um sicherzustellen, dass sie präzise und umsetzbar sind. Ein Mensch in der Prozessschleife überwacht Anomalien und Ausnahmen.

• Datenschutz und Sicherheit: Stellen Sie sicher, dass KI-Aufforderungsprozesse den geltenden Datenschutzbestimmungen entsprechen.

• Inklusivität: Unterstützung der Verarbeitung von Dokumenten in mehreren Sprachen. Wenn AI Builder Probleme bei der Interpretation der Informationen hat, kann ein Mensch das Dokument überprüfen.

• Transparenz: Alle KI-Ergebnisse sind nachvollziehbar. Es stehen Protokolle zur Überprüfung zur Verfügung.

• Verantwortlichkeit: Verwenden Sie eine Mensch-integrierte Überprüfung, um die Verantwortlichkeit für kritische Entscheidungen sicherzustellen.

Nächste Schritte

• Überprüfen und passen Sie die Anforderungen des XML-Schemas mit der Anbieter-Community an.
• Planen Sie die Pilotimplementierung mit zwei bis drei Hauptanbietern.
• Konfigurieren Sie die Testumgebung für Benutzerakzeptanztests (User Acceptance Tests, UAT) und Validierung.
• Planen Sie Wissenstransfer-Sitzungen mit dem AP-Team.
• Richten Sie SLA-Ziele (Service Level Agreement) für die Rechnungsverarbeitung ein, z. B. die Automatisierung von 95 Prozent der Rechnungen innerhalb von zwei Stunden.
• Planen Sie Phase 2, um andere Dokumenttypen (POs, Belege, Gutschriften) einzuschließen.

Beitragende

Microsoft verwaltet diesen Artikel. Die folgenden Mitwirkenden haben diesen Artikel geschrieben.

Hauptautoren:

• Pratik Kasat, Technischer Architekt

Zugehörige Ressourcen

Power Platform:

• Power Automate-Cloudflüsse
• Erstellen einer benutzerdefinierten Eingabeaufforderung
• Verwenden Sie Ihre Eingabeaufforderung in Power Automate

Dynamics 365:

• Dynamics 365 Finance and Operations Application Documentation
• Übersicht über Datenentitäten
• Dynamics 365 Connector

Einhaltung:

• CFDI-Spezifikationen
• SUNAT Peru
• Power Platform gut konzipiert