Hochladen von Dateien in SharePoint mit Metadaten aus modellgesteuerten Apps

Diese Referenzarchitektur beschreibt, wie Eine benutzerdefinierte Seite in einer modellgesteuerten App zum Erfassen von Metadaten beim Hochladen von Dokumenten in SharePoint verwendet wird. Dieser Ansatz verbessert die Benutzererfahrung in modellgetriebenen Apps und unterstützt die Verwaltung und Auffindbarkeit von Dokumenten in SharePoint, indem beim Hochladen Metadaten erzwungen werden.

Architekturdiagramm

Arbeitsablauf

1. Ein Benutzer öffnet eine modellgesteuerte App und navigiert zu einem Datensatz, der das Hochladen von Dokumenten erfordert (z. B. "Fall", "Kontakt" oder "Konto").

2. Der Benutzer wählt eine Upload-Dokumentaktion (Befehlsleistenschaltfläche) aus, die eine benutzerdefinierte Seite als Dialogfeld in der modellgesteuerten App startet.

3. Die benutzerdefinierte Seite bietet Folgendes:

   1. Dateiauswahl (einzelne oder mehrere Dateien).
   2. Metadatenfelder, die an SharePoint Dokumentbibliotheksspalten ausgerichtet sind.
   3. Validierung und Anleitung basierend auf Geschäftsregeln.
   4. Kontext des ursprünglichen Datensatzes über die Datensatz-ID in der modellgesteuerten App-URL.

4. Wenn der Benutzer das Formular sendet, ruft die benutzerdefinierte Seite einen Power Automate Cloudfluss auf.

5. Power Automate:

   1. Lädt die Dateien in die Ziel-SharePoint-Dokumentbibliothek und/oder den Ordner basierend auf der gewünschten Ortungslogik innerhalb des Workflows hoch.

   2. Legt SharePoint Metadaten mithilfe von Werten fest, die auf der benutzerdefinierten Seite bereitgestellt werden.

   3. Erstellt oder aktualisiert den entsprechenden Dokumentspeicherortdatensatz in Dataverse, um die Abwärtskompatibilität mit der integrierten Dataverse- und SharePoint-Integration aufrechtzuerhalten.

6. Die hochgeladenen Dokumente sind:

   • Dem ursprünglichen Dataverse-Datensatz zugeordnet.
   • Durchsuchbar und filterbar in SharePoint mithilfe von Metadaten.

Details zum Szenario

Organisationen verwenden häufig SharePoint Dokumentverwaltung mit modellgesteuerten Apps, um Dokumente im Zusammenhang mit Geschäftsdatensätzen zu speichern. Die integrierte SharePoint-Integration ermöglicht benutzern jedoch nicht das Auffüllen der erforderlichen Metadaten während des Uploads, was zu folgendem führt:

• Unvollständige oder inkonsistente Metadaten
• Reduzierte Suchbarkeit und Einhaltung von Vorschriften
• Manuelle Überarbeitung zum Klassifizieren von Dokumenten nach dem Upload

Diese Architektur behebt diese Einschränkungen, indem eine benutzerdefinierte, seitenbasierte Uploadumgebung eingeführt wird, die Metadaten zum Zeitpunkt des Uploads erfasst. Dieser Ansatz verbessert die Datenqualität, die Benutzererfahrung und die Compliance, während sie vollständig in der Power Platform und Microsoft 365 Ökosystem verbleiben.

Der wichtigste Geschäftswert umfasst:

• Verbesserte Dokumentgovernance und Metadatenqualität
• Einheitliche Benutzeroberfläche, die in modellgesteuerte Apps eingebettet ist
• Reduzierter manueller Eingriff und Neuklassifizierung
• Erweiterbarkeit für komplexe Workflows ohne benutzerdefinierten Code

Komponenten

Power Apps (modellgesteuerte App): Hostet die zentrale Geschäftserfahrung und bietet den Kontext für den Dokumenten-Upload.

Power Apps benutzerdefinierte Seite: Stellt eine flexible Benutzeroberfläche mit geringem Code für den Dateiupload und die Metadatenerfassung bereit, die als modales Dialogfeld in der modellgesteuerten App angezeigt wird.

Power Automate: Koordiniert Dateiupload, Metadatenzuweisung und optionale nachgelagerte Prozesse mithilfe systemeigener SharePoint- und Dataverse-Connectors.

SharePoint: Fungiert als Dokument-Repository und stellt Dokumentverwaltung, Metadaten, Versionsverwaltung und Sicherheit bereit.

Microsoft Dataverse: Speichert Geschäftsdaten- und Dokumentspeicherortdatensätze, die SharePoint Dokumente mit modellgesteuerten App-Datensätzen verknüpfen.

Berücksichtigte Alternativen (höhere Entwicklungs- und Wartungsanstrengungen):

• Benutzerdefinierte Webressourcen
• Power Apps Component Framework (PCF) code-Komponenten

Considerations

Diese Überlegungen implementieren die Säulen von Power Platform Well-Architected, eine Reihe von Leitprinzipien, welche die Qualität einer Workload verbessern. Weitere Informationen finden Sie in Microsoft Power Platform Well-Architected.

Reliability

Diese Architektur gewährleistet eine zuverlässige Dokumentupload- und Metadatenpersistenz über Plattformkomponenten hinweg.

• Entkoppelte Benutzeroberfläche und Speicher: Die benutzerdefinierte Seite behandelt Interaktionen und Datenerfassung. SharePoint verwaltet dateispeicherung und Metadatenpersistenz sowie Dataverse-Verknüpfungen zwischen SharePoint und modellgesteuerten App-Datensätzen.

• Transaktionsdokumentverarbeitung: Dokumentupload und Metadatenzuweisung sind ein einzelner logischer Vorgang. Wenn die Metadatenanwendung fehlschlägt, wird der Upload erneut ausgeführt oder zurückgesetzt, sodass Sie keine verwaisten oder teilweise klassifizierten Dokumente erhalten.

• Platform-native Haltbarkeit: SharePoint bietet integrierte Haltbarkeit, Versionsverwaltung und Redundanz für die Dokumentspeicherung. Dataverse stellt eine zuverlässige Persistenz von Dokumentspeicherort- und Geschäftsdaten sicher.

• Wiederherstellen und Fehlerbehandlung: Power Automate verwendet systemeigene Wiederholungsrichtlinien und Fehlerbehandlung, um vorübergehende Fehler bei der Interaktion mit SharePoint oder Dataverse zu verwalten. Dieser Ansatz verbessert die Resilienz, ohne benutzerdefinierte Infrastruktur einzuführen.

Sicherheit

Sicherheit wird auf benutzer-, orchestrierungs- und Speicherebenen konsistent erzwungen.

• Identity-basierte Zugriffssteuerung: Benutzer authentifizieren sich über Microsoft Entra ID. Rollenbasierte Sicherheit und SharePoint Berechtigungen steuern den Zugriff auf die modellgesteuerte App, benutzerdefinierte Seite und SharePoint Dokumente.

• Design der geringsten Rechte: Benutzer können Dokumente nur für Datensätze hochladen und anzeigen, die für den Zugriff auf Dataverse autorisiert sind.

• Kein direkter SharePoint-Zugriff: Benutzer interagieren nie direkt mit SharePoint-Bibliotheken. Alle Uploads erfolgen über die benutzerdefinierte Seite innerhalb der modellgesteuerten App, wodurch das Risiko reduziert wird, Geschäftsregeln oder Metadatenanforderungen zu umgehen.

• Secure connector usage: Power Automate Verbindungen verwenden bei Bedarf verwaltete Identitäten oder Dienstprinzipale.

• Datenbegrenzungskonsistenz: Auf der benutzerdefinierten Seite erfasste Metadaten werden anhand von Dataverse- und SharePoint Schemas überprüft, wodurch nicht autorisierte oder falsch formatierte Werte verhindert werden.

Betriebliche Effizienz

Die Architektur betont Die Verwendbarkeit, Beobachtbarkeit und Leichtigkeit des Wandels.

• Low-Code-Erweiterbarkeit: Mithilfe von benutzerdefinierten Seiten und Power Automate können Sie Metadaten-Anforderungen, Validierungsregeln oder das Uploadverhalten ändern, ohne den benutzerdefinierten Code erneut bereitstellen zu müssen.

• Klare Trennung von Bedenken:

  • Modellgesteuerte App: Geschäftskontext und Navigation
  • Benutzerdefinierte Seite: Dokumentupload und Metadatenerfassung
  • Power Automate: Orchestrierung und Integration
  • SharePoint: Dokumentverwaltung und Compliance

• Monitoring und Diagnose: Power Automate Ausführungsverlauf und Dataverse-Überwachung bieten Einblicke in Uploadfehler, Metadatenprobleme und Benutzerverhalten. Sie können diese Überwachung bei Bedarf mit Azure-Anwendung Insights erweitern.

• Environment-Strategieausrichtung: Die Lösung unterstützt standardmäßige Power Platform-Umgebungsstrategien (Entwicklung, Test, Produktion) mithilfe von verwalteten Lösungen und Umgebungsvariablen für SharePoint Ziele.

• Change isolation: Metadatenschemaänderungen können auf der Benutzeroberfläche der benutzerdefinierten Seite in SharePoint abgebildet werden, ohne die zugrunde liegende modellgesteuerte App-Struktur zu beeinträchtigen.

Leistungseffizienz

Leistungsüberlegungen konzentrieren sich auf die Minimierung der Benutzerwartezeit und unnötige Verarbeitung.

• Einzelner Interaktionsupload: Der initiale Upload erfasst und wendet Metadaten an, sodass Sie sekundäre manuelle Aktualisierungen oder Hintergrundverarbeitung vermeiden können.

• Modale Benutzeroberfläche im Kontext: Die benutzerdefinierte Seite wird als modales Dialogfeld innerhalb der modellgesteuerten App ausgeführt. Dieser Ansatz reduziert die Seitennavigation und verbessert die wahrgenommene Reaktionsfähigkeit.

• Asynchrone Verarbeitung: Nicht kritische Aktionen nach dem Hochladen, z. B. Benachrichtigungen oder Klassifizierungen, werden asynchron behandelt, um sicherzustellen, dass der Benutzer nicht blockiert wird.

• Optimisierte Datenübertragung: Dateien werden direkt an SharePoint übertragen, indem systemeigene Connectors verwendet werden, anstatt sie vorübergehend in Dataverse zu speichern.

• Scalable Platform Services: SharePoint und Power Automate automatisch skalieren, um unterschiedliche Dokumentvolumes ohne manuelle Kapazitätsplanung zu unterstützen.

Erlebnisoptimierung

Diese Architektur bietet eine konsistente, intuitive Benutzererfahrung.

• Kontextbezogenes Dokumentupload: Benutzer laden Dokumente direkt aus dem relevanten Geschäftsdatensatz hoch, sodass das System das Dokument automatisch ordnungsgemäß ordnet.

• Geführte Metadatenerfassung: Die benutzerdefinierte Seite erzwingt erforderliche Metadaten, stellt Validierung bereit und kann Felder basierend auf Dem Dokumenttyp oder Datensatzkontext dynamisch anpassen.

• Reduzierte kognitive Belastung: Modale Interaktion hält Benutzer auf die Aufgabe fokussiert, ohne von der modellgesteuerten App zu navigieren.

• Consistency with Power Platform UX: Die Lösung verwendet systemeigene Power Apps Steuerelemente und Muster, um Barrierefreiheit, Reaktionsfähigkeit und Vertrautheit sicherzustellen.

• Sofortiges Feedback: Benutzer erhalten eine Bestätigung, dass Dokumente und Metadaten erfolgreich gespeichert werden, was das Vertrauen in das System erhöht.

Beitragende

Microsoft verwaltet diesen Artikel. Die folgenden Mitwirkenden haben diesen Artikel geschrieben.

Hauptautoren:

• Kevin McDonald, Enterprise Architect