Endbenutzererfahrung in Microsoft 365 Archiv

Endbenutzer können nicht direkt auf archivierte Inhalte zugreifen. Wenn ein Benutzer versucht, auf archivierte Inhalte zuzugreifen, wird eine Meldung angezeigt, die angibt, dass entweder die Website oder die Datei archiviert wurde. Wenn eine Datei archiviert wird, kann jeder Benutzer mit Lesezugriff die Datei reaktivieren, um wieder Vollzugriff zu erhalten. Die Reaktivierung kann bis zu 24 Stunden dauern.

Dateiarchivierung – Reaktivierung

Endbenutzer, die auf archivierte Dateien stoßen, können die Datei reaktivieren, indem sie auf der SharePoint-Website oder dem OneDrive-Konto, in dem die Datei gehostet wird, zu ihr navigieren. Wenn der Benutzer über Leseberechtigungen verfügt, kann er die Datei erneut aktivieren, indem er sie auswählt und die Aktion "Reaktivieren" aufruft. Die Reaktivierung kann bis zu 24 Stunden dauern. Der Benutzer, der die Reaktivierung initiiert hat, erhält eine E-Mail, wenn der Vorgang abgeschlossen ist.

Animiertes GIF, das zeigt, dass ein Endbenutzer eine archivierte Datei auswählt und reaktivieren in SharePoint auswählt.

Hinweis

Für einige Microsoft 365-Anwendungen gibt es keinen eindeutigen Hinweis darauf, dass eine Datei archiviert wird. Das Navigieren zur zugrunde liegenden SharePoint-Website oder zum OneDrive-Konto ist die zuverlässigste Möglichkeit, das Archiv einer Datei status zu bestätigen und bei Bedarf erneut zu aktivieren.

Dateiarchivierung – Archivierung

Benutzer mit Bearbeitungsberechtigungen können Dateien auf SharePoint-Websites, die für die Dateiarchivierung aktiviert sind, problemlos archivieren. Um eine Datei zu archivieren, wählen Benutzer mindestens eine Datei aus und rufen die Aktion "Archiv" auf.

Animiertes GIF, das zeigt, dass ein Endbenutzer eine Datei auswählt und Archiv in SharePoint auswählt.

Aktionen auf Ordnerebene

Mithilfe von Aktionen auf Ordnerebene können Benutzer alle Dateien in einem Ordner archivieren oder reaktivieren, einschließlich Dateien in allen Unterordnern, in einem einzigen Vorgang. Diese Aktionen werden rekursiv auf alle Dateien im ausgewählten Ordner angewendet. Ordner selbst haben keinen archivierten oder aktiven Zustand. Benutzer müssen über die entsprechenden Berechtigungen für die Dateien verfügen, um diese Aktionen ausführen zu können.

Benutzer mit Bearbeitungsberechtigungen können alle Dateien in einem Ordner mithilfe der Aktion "Archiv alle Dateien" archivieren. Ebenso können Benutzer mit Leseberechtigungen alle archivierten Dateien in einem Ordner mithilfe der Aktion "Alle Dateien reaktivieren" reaktivieren.

Um alle Dateien in einem Ordner zu archivieren oder zu reaktivieren, können Benutzer den gewünschten Ordner auswählen und die Aktion "Archiv alle Dateien" oder "Alle Dateien reaktivieren" aufrufen.

Der Benutzer erhält eine E-Mail, wenn die Aktion abgeschlossen ist.

Screenshot: Archiv alle Dateien.

Grenzwerte und Überlegungen

Die folgenden Grenzwerte gelten für Archiv- und Reaktivierungsaktionen auf Ordnerebene:

  • Grenzwert auf Websiteebene: Maximal 500.000 Archiv- oder Reaktivierungsaktionen pro Website und Tag.

  • Ordnerarchivgrenzwert: Ein Ordner kann maximal 20.000 Elemente enthalten, wenn Archiv alle Dateien verwendet werden.

  • Grenzwert für die Ordnerreaktivierung: Ein Ordner kann maximal 20.000 Elemente enthalten, wenn Alle Dateien reaktivieren verwendet wird.

  • Reaktivierungszeit. Das Planen einer rekursiven Reaktivierung dauert in der Regel etwa 10 Minuten, kann aber bei großen Ordnern bis zu 24 Stunden dauern. Nach der Planung kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis Dateien reaktiviert sind. Bei großen Ordnern kann der vollständige Prozess bis zu 48 Stunden dauern.

Websitearchiv-Erfahrung

Screenshot der archivierten Nachricht website ist, die Endbenutzer erhalten, wenn sie versuchen, auf archivierte Inhalte zuzugreifen.

In Microsoft 365 Archiv für Websites haben Administratoren die Möglichkeit, eine benutzerdefinierte URL festzulegen, an die der Benutzer reaktiviert werden kann. Dadurch können Benutzer zu einer beliebigen URL gelangen, z. B. einem Formular, einem Ticketsystem oder einem anderen Ort, auf den über eine URL zugegriffen werden kann. Nach der Konfiguration wird benutzern die Schaltfläche Reaktivierung anfordern angezeigt, wenn sie auf archivierte Inhalte stoßen.

Diese benutzerdefinierte URL kann über ein Flag (-ArchiveRedirectUrl) im Set-SPOTenant PowerShell-Cmdlet ab Version 16.0.23408.12000 festgelegt werden.

Set-SPOTenant -ArchiveRedirectUrl <url>

Beispiel: Set-SPOTenant -ArchiveRedirectUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/ReactivateSite

So entfernen Sie die benutzerdefinierte URL und die Schaltfläche Reaktivierung anfordern :

Set-SPOTenant -ArchiveRedirectUrl ""

Hinweis

Für einen Multi-Geo-Mandanten muss die URL für jeden geografischen Standort festgelegt werden.

Die Schaltfläche Reaktivierung anfordern ist nicht sichtbar, wenn keine Umleitungs-URL festgelegt ist.

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