Buchhaltung für fakturierbare Projekte konfigurieren

Gilt für: Mit ERP integrierte Projektvorgänge, Project Operations Core

Dynamics 365 Project Operations unterstützt verschiedene Buchhaltungsoptionen für rechnungsbare Projekte, die Zeit- und Material- und Festpreistransaktionen umfassen.

• Zeit- und Materialtransaktionen: Stellen Sie diese Transaktionen während des Fortschreitens der Arbeit in Rechnung. Erstellen Sie die Rechnung basierend auf dem Verbrauch von Stunden, Ausgaben, Artikeln oder Gebühren im Projekt. Sie können diese Transaktionskosten mit dem Umsatz für jede Transaktion abgleichen. Rechnen Sie das Projekt entsprechend dem Arbeitsfortschritt ab. Sie können Umsätze des Projekts auch zum Zeitpunkt der Transaktion verbuchen. Während der Rechnungsstellung werden Umsatzerlöse erfasst und gegebenenfalls antizipierte Umsatzerlöse aufgelöst.
• Festpreistransaktionen: Rechnung dieser Transaktionen gemäß einem Abrechnungszeitplan, der auf dem Projektvertrag basiert. Sie können den Umsatz für Festpreistransaktionen bei der Rechnungsstellung erkennen oder sie in regelmäßigen Abständen gemäß den Methoden "Abgeschlossener Vertrag " oder " Abgeschlossener Prozentsatz " berechnen und posten.

Ein Projekt kann abgerechnet werden, wenn es einer oder mehreren Vertragspositionen zugeordnet ist. Eine Projektvertragszeile definiert für sich, welche Abrechnungsmethode und Arten des Geschäfts zulässig sind.

Fabrikam Robotics gewinnt z. B. einen Projektvertrag mit der Adatum Corporation für die Geräteoptimierung. Adatum zahlt einen festen Betrag von 10.000 USD, um die entstandenen Projektkosten zu decken. Dieser Betrag verwendet eine Abrechnungsmethode für feste Preise. Projektzeit und Gebühren werden pro Einsatz in Rechnung gestellt. Diese Methode verwendet eine Zeit- und Materialabrechnungsmethode. Alle Arbeiten werden unter einem einzigen Projekt namens Adatum Geräteoptimierung nachverfolgt.

Ein Mitglied des Projektteams legt acht Stunden Arbeit für das Adatum-Projekt zur Geräteoptimierung vor. Wenn der Projektmanager diese Zeit genehmigt, verwendet das System die Zeit‑ und Materialabrechnungsmethode, um tatsächliche Transaktionen, eine Rechnung und ein Konto zu erstellen. Diese Transaktion wird nicht in die Berechnung der Festpreisumsatzvorkalkulation einbezogen.

Ein weiteres Projektteammitglied reicht eine Reisekostenabrechnung über 2.000 USD im Rahmen des Adatum-Geräteoptimierungsprojekts ein. Wenn der Projektmanager diese Übermittlung genehmigt, verwendet das System die Festpreisabrechnungsmethode, um tatsächliche Transaktionen und ein Konto für diese Projektspesen zu erstellen. Dem Kunden wird aufgrund dieser Transaktion keine Rechnung gestellt. Stattdessen werden ihnen mithilfe separat konfigurierter Abrechnungsmeilensteine Rechnungen gestellt. Diese Ausgabentransaktion und die Ausgabenvorkalkulationen werden nicht in die Berechnung der Festpreis-Umsatzschätzung einbezogen.

Sie definieren Buchhaltungsprinzipien für Projekttransaktionen in Projektkosten- und Umsatzprofilen. Für jede Projekttransaktion bestimmt das System das entsprechende Projektkosten- und Umsatzprofil mithilfe der von Ihnen konfigurierten Projektkosten- und Umsatzprofilregeln.

Projektkosten‑ und Umsatzprofile definieren

Projektkosten‑ und Umsatzprofile bestimmen die Buchhaltungsvorschriften für Projekttransaktionen. Diese Profile sind im Projektmanagement und in der Buchhaltung konfiguriert.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein neues Projektkosten‑ und Ertragsprofil zu erstellen.

1. Wechseln Sie zu Project Management und Buchhaltung>Setup>Posting>Project Kosten- und Umsatzprofile.

2. Wählen Sie Neu aus, um ein neues Projektkosten‑ und Umsatzprofil zu erstellen.

3. Geben Sie im Feld Name den Namen und eine kurze Beschreibung des Profils ein.

4. Wählen Sie im Feld Abrechnungsmethode die Optionen Aufwand oder Festpreis ein.

5. Erweitern Sie das Inforegister Sachkonto. Die Felder auf dieser Registerkarte definieren die Rechnungslegungsgrundsätze, die verwendet werden, wenn Projekttransaktionen mithilfe der Project Operations-Integrationserfassung protokolliert und dann über den Projektrechnungsvorschlag in Rechnung gestellt werden.

6. Wählen Sie die entsprechenden Informationen in den folgenden Feldern im Inforegister Sachkonto aus:

   • Kosten buchen – Stunde:

     • No Ledger: Die Kosten für Zeittransaktionen werden nicht in das Ledger gebucht, wenn das Project Operations Integrationsjournal gebucht wird. Der Buchhalter kann jedoch zu einem späteren Zeitpunkt Kosten über die Funktion „Kosten buchen“ buchen.
     • Saldo: Die Kosten für Zeittransaktionen werden dem Sachkontotyp WIP – Kostenwert belastet und dem Lohnzuweisungskonto in der Sachkonto-Buchungseinrichtung gutgeschrieben. Der Buchhalter verwendet die Funktion „Kosten buchen“, um diese Kosten regelmäßig von einem Saldokonto auf ein Gewinn- und Verlustkonto zu verschieben.
     • de-DE: Gewinn und Verlust: Beim Buchen des Project Operations Integrationsjournals werden die Zeittransaktionskosten dem Ledger-Kontotyp Kosten belastet und dem Payroll Zuordnungskonto gutgeschrieben, das auf der Registerkarte Kosten im Ledger-Buchungseinrichtung (Projektverwaltung und Buchhaltung>Setup>Posting>Ledger posting setup) definiert ist. Dies ist die häufigste Einrichtung für Zeit- und Materialtransaktionen.
     • Nie Sachkonto: Die Kosten für Zeittransaktionen werden niemals in das Sachkonto gebucht.

   • Kosten buchen – Ausgaben:

     • Balance: Beim Veröffentlichen des Project Operations Integrationsjournals die Spesentransaktionskosten werden dem Kontotyp "Ledger" WIP - Kostenwert gemäß der Definition auf der Seite Cost auf der Registerkarte Ledger posting setup belastet und dem Offsetkonto in der Journalposition gutgeschrieben. Standardoffsetkonten für Spesen werden in Project Management und Accounting definiert>Setup>Posting>Default offset account for expenses. Der Buchhalter verwendet die Funktion Kosten buchen, um diese Kosten regelmäßig von dem Gegenkonto auf die Gewinn‑ und Verlustkonten zu verschieben.
     • Profit and loss: Bei der Buchung des Project Operations-Integrationsjournals werden die Kosten der Spesentransaktion dem Hauptbuchkontotyp Kosten, wie auf der Registerkarte Kosten auf der Seite Hauptbuch-Buchungseinrichtung definiert, belastet und dem Ausgleichskonto in der Journalzeile gutgeschrieben. Standardoffsetkonten für Spesen werden in Project Management und Accounting definiert>Setup>Posting>Default offset account for expenses.

   • Kosten buchen – Artikel:

     • Balance: Wenn Sie das Project Operations Integrationsjournal buchen, werden die Transaktionskosten für den Artikel dem Hauptbuchkontotyp WIP - Kostenwert - Artikel gemäß der Definition auf der Registerkarte Kosten auf der Seite Einrichtung der Hauptbuchbuchung belastet und dem Folgenden gutgeschrieben:

       • Für die Verwendung von Dokumenttypen: Kosten – Artikel-Konto unter Sachkontobuchungseinstellungen.
       • Für den Dokumenttyp Kauf: Beschaffungsintegrationskonto auf den Projektmanagement- und Buchhaltungsparametern. Der Buchhalter verwendet die Funktion Kosten buchen, um diese Kosten regelmäßig von dem Gegenkonto auf die Gewinn‑ und Verlustkonten zu verschieben.

     • Profit und Loss: Wenn Sie das Project Operations Integrationsjournal veröffentlichen, die Transaktionskosten des Artikels werden dem Kontotyp "Ledger" Cost gemäß der Definition auf der Seite Cost auf der Registerkarte Ledger-Buchungseinrichtung belastet und den folgenden Gutschriften gutgeschrieben:

       • Für die Verwendung von Dokumenttypen: Kosten – Artikel-Konto unter Sachkontobuchungseinstellungen.
       • Für den Dokumenttyp Kauf: Beschaffungsintegrationskonto auf den Projektmanagement- und Buchhaltungsparametern.

   • Konto-Rechnungsstellung:

     • Balance: Beim Buchen des Projektrechnungsvorschlags wird eine On-Account-Transaktion (Abrechnungsmeilenstein) dem Kontotyp WIP Invoiced - on account gutgeschrieben, wie auf der Registerkarte Revenue auf der Seite Ledger-Buchungseinrichtung definiert, und dem Konto des Kundenguthabens belastet.
     • Gewinn und Verlust: Beim Buchen des Projekt-Rechnungsvorschlags wird eine auf-Rechnung-Buchung (Abrechnungsmeilenstein) dem Hauptbuchkontotyp Invoiced revenue- on account gemäß der Definition auf der Registerkarte Revenue auf der Seite Ledger posting setup gutgeschrieben und dem Konto des Kundenguthabens belastet. Debitorenausgleichskonten werden in Debitorenkonten>Einrichtung>Debitorenbuchungsprofile definiert.

   Wenn Sie die Buchungsprofile für Zeit- und Materialabrechnungsmethoden definieren, haben Sie die Möglichkeit, Einnahmen pro Transaktionstyp (Stunde, Aufwand, Position und Gebühr) zu erzielen. Wenn die Option Umsatzerlös antizipieren auf Ja gesetzt ist, werden nicht abgerechnete Verkaufstransaktionen in der Project Operations-Integrationserfassung in der Finanzbuchhaltung erfasst. Das WIP – Verkaufswertkonto wird mit dem Verkaufswert belastet und die Gutschrift erfolgt auf das Konto Antizipierter Umsatzerlös – Verkaufswert, das auf der Seite Sachkontobuchungseinstellungen auf der Registerkarte Umsatz eingerichtet wurde.

1. Erweitern Sie das Inforegister Schätzen. Die Felder auf dieser Registerkarte definieren die Berechnungseinstellungen für Schätzungen der Festpreiseinnahmen. Die Felder auf dieser Registerkarte gelten nur für Projektkosten- und Umsatzprofile mit einer Abrechnungsmethode von Festpreis.

2. Wählen Sie die entsprechenden Informationen in den folgenden Feldern im Inforegister Schätzen aus:

   • Prinzip für Projektabschlussberechnungen:

     • Abgeschlossener Vertrag: Die Kostenabgleichs- und Umsatzanerkennung erfolgt erst am Ende des Projekts. Die Kosten werden bis zum Abschluss des Projekts als WIP in der Bilanz ausgewiesen.
     • Fertigstellungsgrad: Abgegrenzter Umsatz wird jeden Zeitraum basierend auf dem Fertigstellungsgrad des Projekts berechnet und im Ledger erfasst. Es stehen mehrere Methoden zur Berechnung des Prozentsatzes der Fertigung zur Verfügung. Diese Methoden können je nach Konfiguration automatisch oder manuell erfolgen.
     • Kein WIP : Dieses Einrichtung wird für Festpreisprojekte mit kurzer Zeitspanne verwendet, bei denen die Rechnung und die Kosten im selben Zeitraum anfallen. In diesem Fall wird der Feldwert Rechnungsstellung auf Konto auf dem Inforegister Sachkonto automatisch auf Gewinn und Verlust eingestellt, um sicherzustellen, dass Umsatzerlöse bei der Rechnungsstellung erfasst werden. Der Prozess zur Umsatzschätzung wird für dieses Kosten- und Umsatzprofil des Projekts nicht verwendet.

   • Passendes Prinzip: In diesem Feld wird festgelegt, wie der berechnete Verkaufswert (antizipierter Umsatzerlös) in die Finanzbuchhaltung gebucht wird.

     • Unter Verwendung des Prinzips Verkaufswert berechnet das System den Verkaufswert, indem Kosten und Umsatz abgeglichen und dann als Einzelbetrag gebucht werden.
     • Mit dem Prinzip Produktion und Gewinn teilt das System den Verkaufswert in realisierte Kosten und berechneten Gewinn auf. Diese werden separat gebucht.

   • Kostenvorlagen: Erlauben es, Projekttransaktionen basierend auf Transaktionstyp und Projektkategorie zu gruppieren und Berechnungsregeln für den Fertigstellungsgrad dieser Gruppen festzulegen.

   • Periodcodes: Definieren Sie die Häufigkeit, mit der die Umsatzschätzungen für ein bestimmtes Project Kosten- und Umsatzprofil berechnet werden.

   • Kategorien für die Schätzung: Wird für die Buchung des Verkaufswerts (aufgelaufener Umsatz) in Projekttransaktionen verwendet. Konfigurieren Sie zunächst die dedizierte Projektkategorie für einen Transaktionstyp Gebühr, und setzen Sie dann die Flag Schätzen für diese Projektkategorie. Wählen Sie je nach ausgewähltem Abgleichsprinzip diese Projektkategorie im Feld Verkauf oder den Wert Profit im Projektkosten- und Umsatzprofil aus.

Beispielkonfigurationen für Projekt-Umsatz- und Kostenprofile

Zeit und Materialien - kein WIP

Zeit und Material – WIP (Umsatz)

Festpreis – Kein WIP

Festpreis – abgeschlossener Vertrag

Festpreis – prozentuale Fertigstellung

Beispiele für Buchhaltungsereignisse für Beispielprojekt Umsatz- und Kostenprofile.

Konfigurieren Sie die Projektkosten- und Umsatzprofilregeln

Projektkosten- und Umsatzprofilregeln bestimmen die Projektkosten- und Umsatzprofile, die bei der Verarbeitung von abrechnungsfähigen Projekttransaktionen verwendet werden müssen. Definieren Sie die Regeln, indem Sie zu Project Verwaltung und Buchhaltung wechseln>Setup>Posting>Project Kosten- und Umsatzprofilregeln.

Regeln können nach Projektvertrag, Projektgruppe oder nach einem bestimmten Projekt definiert werden. Das System wählt immer zuerst die Regel mit der höchsten Granularität aus.