Unterauftragsmanagement in Projektoperationen

Gilt für: Mit ERP integrierte Projektvorgänge, Project Operations Core

Dieser Artikel gibt einen Überblick über den End-to-End-Prozess der Verwaltung von Unteraufträgen in projektbasierten Organisationen. Der Unterauftragsauftrag für Dienste folgt in der Regel dem Geschäftsprozessfluss, den das folgende Diagramm zeigt.

Die folgende Liste bietet eine Schritt-für-Schritt-Beschreibung des Fremdarbeitsvergabeprozesses.

1. Der Projektmanager legt einen Fremdarbeitsvertrag mit einem Kreditor an. Standardmäßig werden die an den Kreditorendatensatz angehängten Preislisten für den Fremdarbeitsvertrag verwendet. Das Kreditorenkonten hat den Beziehungstyp Kreditor oder Lieferant.

2. Der Projektmanager kann alle Käufe als Positionen auf dem Fremdarbeitsvertrag auflisten. Unterauftragspositionen können Zeit, Ausgaben oder Produkte umfassen. Die Transaktionsklasse der Fremdarbeitsposition bestimmt, wofür die Position verwendet wird.

3. Der Account Manager für Lieferanten und der Projektmanager können den Unterauftrag überarbeiten. Die Preisgestaltung kann in den Einkaufspreislisten angepasst werden, die dem Lohnvertrag beigefügt sind.

4. An diesem Punkt oder später im Prozess ordnet der Konto-Manager des Zulieferers jeder Fremdarbeitsposition Lieferantenkontakte zu, wenn die Fremdarbeitsposition zeitlich begrenzt ist. Diese Vereinigung stellt dem Projektmanager, der an dem Unterauftrag arbeitet, Informationen zur Verfügung. Wenn ein Kreditorenkontakt mit einer Unterauftragsposition verknüpft ist, erstellt das System automatisch eine buchbare Ressource aus dem Kontakt, wenn noch keine buchbare Ressource vorhanden ist.

5. Die Fakturierungsmethode für jede Fremdarbeitsposition kann Festpreis oder Zeit und Material sein. Für Fremdbearbeitungspositionen zum Festpreis wird ein meilensteinbasierter Rechnungszeitplan eingerichtet.

6. Nachdem Sie den Subvertrag eingerichtet und die Verhandlung abgeschlossen haben, bestätigen Sie sie. Sie können bestätigte Subvertragsvorgänge nicht bearbeiten, aber wenn Änderungen vorgenommen werden, können Sie einen Subvertrag "für Bearbeitungen erneut öffnen". Mit dieser Aktion wird der Status von Bestätigt auf Entwurf festgelegt, und die Verhandlung kann erneut geöffnet werden.

7. Wenn Sie ein generisches Teammitglied für ein Projekt erstellen, können Sie das Teammitglied einer Subvertragslinie zuordnen. Diese Zuordnung gibt an, dass das generische Teammitglied mit der Kapazität von Subunternehmern besetzt werden muss.

8. Sie können benannte Teammitglieder direkt in einem Projekt erstellen oder erstellen, indem Sie sie über die Ressourcenplanungsfunktionen buchen. Wenn ein benanntes Projektteammitglied ein Vertragsmitarbeiter ist, können Sie dieses Teammitglied einer Subvertragslinie zuordnen. Diese Zuordnung reduziert die verfügbare Kapazität in einer Subvertragslinie.

9. Subunternehmer-Ressourcen können Zeit, Ausgaben und Materialverbrauch für Projekte und Projektaufgaben protokollieren und dann zur Genehmigung einreichen. Dieser Prozess ist für Mitarbeiter ähnlich. Bei der Zeiterfassung kann ein Vertragsarbeitender einer bestimmten Fremdarbeit und eine Fremdarbeitsposition auswählen.

10. Nach der Genehmigung erfasst die von Fremdarbeiten genehmigte Zeit die tatsächlichen Projektkosten basierend auf dem Kaufpreis des Vertragsarbeitenden oder der Rolle, die er im Projekt übernommen hat.

11. Sie können Lieferantenrechnungen und Rechnungspositionen von Lieferanten im System für die Arbeit aufzeichnen, die von Lieferantenressourcen oder Produkten ausgeführt wird, die vom Lieferanten geliefert werden. Kreditorenrechnungszeilen müssen projektspezifisch und für eine Transaktionsklasse von Zeit, Aufwand, Produkt/Material, Meilenstein oder Gebühr sein. Optional können Kreditorenrechnungspositionen auf eine Fremdarbeitsposition verweisen.

12. Das System ordnet der Kreditorenrechnung automatisch alle Ist-Kosten zu, die der Fremdauftragsposition und dem Projekt entsprechen. Diese Zuordnung erleichtert einen dreistufigen Abgleich und Überprüfungsprozess.

13. Der Projektmanager kann dann die automatisch abgeglichenen Projekt-Istwerte überprüfen, andere Projektkosten-Istwerte entfernen oder hinzufügen und den Verifizierungsprozess abschließen.

14. Wenn der Überprüfungsprozess in allen Zeilen abgeschlossen ist, wird die Kreditorenrechnung als Bereit zur Zahlung markiert. In dieser Phase können die Kreditorenrechnung und -zeilen an ein Buchhaltungs- oder Kreditorensystem übertragen werden, um die Zahlung an den Kreditor zu verarbeiten. Zuvor erfasste Projektkosten werden storniert und die tatsächlichen Kosten aus dem Kreditorenrechnungsposten werden im Projekt erfasst.

    Von Bedeutung

    Unteraufträge zum Festpreis werden derzeit für ressourcen-/nicht lagerbasierte Szenarien in Project Operations nicht unterstützt.

Mengenbasierte Fremdarbeitspositionen und arbeitsbasierte Lohnbearbeitungspositionen

Eine Fremdarbeitsposition kann mengen- oder arbeitsbasiert sein.

Wenn eine Teilvertragslinie mengenbasiert ist, können Sie die Menge, die Sie in der Subvertragslinie kaufen, für Zeit, Ausgaben oder Material für jedes Projekt verwenden.

Wenn eine Fremdarbeitsposition arbeitsbasiert ist, wird die Fremdarbeitsposition einem Arbeitskörper zugeordnet, der durch einen Knoten im Projektplan dargestellt wird. Der Wert der Fremdarbeitsposition ist die Summe aller Komponenten, die für die Erbringung dieser Arbeitsleistung erforderlich sind. Diese Komponenten werden als Subvertragsliniendetails modelliert und können eine Sammlung von Zeit, Spesen oder Materialien sein. Bei einer arbeitsbasierten Fremdarbeiterposition ist die Fremdarbeiterposition ebenfalls einem einzelnen Projekt zugeordnet. Project Operations unterstützt derzeit diese Arten von Subvertragen nicht.