Erweiterte Formatierungsoptionen in der Finanzberichterstellung

Wenn Sie einen Bericht in der Finanzberichterstattung erstellen, können Sie zusätzliche Formatierungsfunktionen verwenden. Zu diesen Funktionen gehören Filter für Dimensionen, Einschränkungen für Spalten und Berichtseinheiten, nicht druckbare Zeilen und WENN/THEN/ELSE-Anweisungen in Berechnungen.

In der folgenden Tabelle werden die erweiterten Formatierungsfunktionen erläutert, die Sie beim Entwerfen von Berichten verwenden können.

Erweiterte Zellenplatzierung

Die erweiterte Zellenplatzierung oder Erzwingung umfasst das Platzieren bestimmter Werte in bestimmte Zellen. Verwenden Sie z. B. die Erzwingung, um den richtigen Saldo in einer Cashflowrechnung zu verschieben. Verwenden Sie die Erzwingung für die folgenden Zwecke:

• Verschieben Sie Werte aus Microsoft Excel in bestimmte Zellen.
• Definieren Sie bestimmte Werte in einem Bericht vor.
• Ändern Sie Vorzeichen, indem Sie einen Wert von einer vorherigen Zelle kopieren und diesen Wert mit -1 multiplizieren.

Gestalten des Berichts

Wenn Sie einen Bericht entwerfen, erstellen Sie zuerst alle Detailzeilen, um sicherzustellen, dass Werte wie erwartet abgerufen werden. Fügen Sie dann NP (kein Druck) Format überschreibt hinzu, um das Detail zu unterdrücken, das die endgültigen Werte umfasst.

Zum Erzwingen verwenden Formeln das folgende Format: <Zielspalte>=<Ursprungsspalte>.<Zeilencode> Trennt alle anderen Platzierungen für eine Zeile durch ein Komma und ein Leerzeichen. Hier ist ein Beispiel: D=C.190,E=C.100

Beispiele von erweiterten Formatierungsoptionen

Das folgenden Beispiel zeigt, wie die Zeilendefinition und die Spaltendefinition formatiert wird, um einen grundlegenden Cashflowbericht (Beispiel 1) und einen statistischen Bericht (Beispiel 2) zu erzwingen.

Beispiel 1: Grundlegendes Erzwingen

Die folgende Tabelle enthält ein Beispiel einer Zeilendefinition, die das grundlegende Erzwingen verwendet.

Die folgende Tabelle enthält ein Beispiel einer Spaltendefinition, die das grundlegende Erzwingen in einer Zeile verwendet.

Beispiel 2: Statistische Berichte

Die folgende Tabelle enthält ein Beispiel einer Zeilendefinition, die das grundlegende Erzwingen für einen statistischen Bericht verwendet.

Die folgende Tabelle enthält ein Beispiel einer Spaltendefinition, die das grundlegende Erzwingen für einen statistischen Bericht verwendet.

Beschränken einer Zeile auf eine bestimmte Berichtseinheit

Wenn Sie eine Berichtszeile auf eine bestimmte Berichtseinheit beschränken, werden in dieser Zeile nur die verknüpften Daten für die benannte Berichtseinheit angezeigt und die Daten für andere Berichtseinheiten in der Berichtsstruktur ignoriert. So können Sie eine Zeile erstellen, die Details für die gesamten Betriebskosten für eine bestimmte Abteilung bereitstellt. Ihr Bericht enthält möglicherweise doppelte Daten, wenn der Bericht sowohl die Berichtsbaumstruktur und eine Zeilendefinition enthält, die mehr als das natürliche Konto besitzt. Sie haben beispielsweise eine Berichtsbaumstruktur, die die sechs Abteilungen in der Organisation aufführt, und Sie haben auch eine Zeilendefinition, die eine bestimmte Kombination aus einem Konto und einer Abteilung in der Zeile aufführt. Wenn Sie den Bericht generieren, wird die bestimmte Kombination aus Konto und Abteilung für jede Ebene der Berichtsbaumstruktur gedruckt, auch wenn diese Abteilung möglicherweise nicht mit dem, was in der Struktur ist, übereinstimmt. Dieses Verhalten tritt auf, da die Zeile überschreibt, was die Berichtsdefinition normalerweise herausfiltert. Eine Möglichkeit, die Duplizierung von Daten zu vermeiden, besteht darin, eine Zeile auf eine bestimmte Berichtseinheit zu beschränken.

Beschränken einer Zeile auf eine bestimmte Berichtseinheit

1. Wählen Sie im Berichts-Designer Zeilendefinitionen aus, und wählen Sie dann eine Zeilendefinition aus, die geändert werden soll.
2. Doppelklicken Sie auf die entsprechende Zelle Verwandte Formeln/Zeilen/Einheiten.
3. Wählen Sie im Dialogfeld "Auswahl der Berichtseinheit " im Feld " Berichtsstruktur " die Struktur aus, die Sie in der Berichtsdefinition zugewiesen haben.
4. Wählen Sie eine Berichtseinheit und dann "OK" aus. Die Einschränkung wird in der Zelle der Zeilendefinition angezeigt.
5. Doppelklicken Sie auf die Zelle in der Spalte "Verknüpfung mit Finanzdimensionen " der eingeschränkten Zeile, und geben Sie dann einen Link zum Finanzdatensystem ein.

Auswählen einer Drucksteuerelements einer Zeilendefinition

Sie können Drucksteuerungcodes für jede Spalte angeben, indem Sie die Zelle Drucksteuerelement verwenden.

So fügen Sie Drucksteuerungscodes einer Berichtszeile hinzu

1. Öffnen Sie im Berichts-Designer die zu bearbeitende Zeilendefinition.
2. Doppelklicken Sie auf die Zelle Drucksteuerung.
3. Wählen Sie im Dialogfeld Drucksteuerung einen Drucksteuerungscode aus, oder drücken Sie und halten Sie die STRG-Taste, um mehrere Codes auszuwählen. Sie können Drucksteuerungscodes auch direkt in die Zelle Drucksteuerung eingeben. Verwenden Sie Kommas, um mehrere Drucksteuerungscodes voneinander zu trennen.
4. Wählen Sie alle bedingten Druckoptionen aus.
5. Wählen Sie OK.

Reguläre Drucksteuerungscodes

In der folgenden Tabelle werden die regulären Drucksteuerungscodes für eine Zeilendefinition beschrieben.

Bedingte Drucksteuerungscodes

In der folgenden Tabelle werden die bedingten Drucksteuerungscodes für eine Zeilendefinition beschrieben.

Spalteneinschränkungszelle in einer Zeilendefinition

Die Zelle "Spalteneinschränkung " in einer Zeilendefinition dient mehreren Zwecken. Je nach Art der Zeile können Sie die Zelle Spalteneinschränkung verwenden, um eine der folgenden Funktionen anzugeben:

• Beschränken Sie das Drucken von Zeilenbeträgen auf eine bestimmte Spalte. Diese Funktion ist hilfreich, wenn Sie eine tabellarische Bilanz erstellen.
• Geben Sie die Spalte der zu sortierenden Beträge an.

Verwenden einer Berechnungsformel in einer Zeilendefinition

Eine Berechnungsformel in einer Zeilendefinition kann die Operatoren +, -, * und / sowie die Anweisungen IF/THEN/ELSE enthalten. Darüber hinaus kann eine Berechnung einzelne Zellen und absolute Beträge (Istzahlen, die in der Formel enthalten sind) beinhalten. Die Formel kann bis zu 1.024 Zeichen lang sein. Sie können keine Berechnungen auf Zeilen anwenden, die Zellen des Typs "Link to Financial Dimensions (FD)" enthalten. Allerdings können Sie Berechnungen für fortlaufenden Zeilen einbeziehen, das Drucken dieser Zeilen unterdrücken und dann die Berechnungszeilen summieren.

Operatoren in einer Berechnungsformel

Eine Berechnungsformel verwendet komplexere Operatoren als eine Zeilengesamtformel. Sie können die * und / Operatoren zusammen mit den anderen Operatoren verwenden, um Beträge zu multiplizieren (*) und zu dividieren (/). Um einen Bereich oder eine Summe in einer Berechnungsformel zu verwenden, müssen Sie das At-Zeichen (@) vor dem Zeilencode verwenden, es sei denn, Sie nutzen eine Spalte in der Zeilendefinition. Um beispielsweise den Betrag in Zeile 100 dem Betrag in Zeile 330 hinzuzufügen, können Sie die Zeilengesamtformel 100+330 oder die Berechnungsformel @100+@330 verwenden.

Erstellen einer Berechnungsformel

1. Wählen Sie im Berichts-Designer Zeilendefinitionen aus, und öffnen Sie dann die Zeilendefinition, um sie zu ändern.
2. Doppelklicken Sie auf die Zelle "Code formatieren ", und wählen Sie dann CAL aus.
3. Geben Sie in die Zelle Verwandte Formeln/Zeilen/Einheiten die Berechnungsformel ein.

Beispiel für eine Berechnungsformel für bestimmte Zeilen

In diesem Beispiel addiert die Berechnungsformel @100+@330 den Betrag in Zeile 100 zu dem Betrag in Zeile 330. Zeilengesamtergebnis-Formel 340+370 fügt den Betrag in Zeile 340 zum Betrag in Zeile 370. (Der Betrag in Zeile 370 stammt aus der Berechnungsformel.)

Wenn Sie einer Zeile in einer Zeilendefinition den Formatcode CAL zuweisen und eine mathematische Berechnung in die Zelle "Verwandte Formeln/Zeilen/Einheiten " eingeben, müssen Sie auch den Buchstaben der zugeordneten Spalte und Zeile im Bericht eingeben. Geben Sie A.120 ein, um Spalte "A", Zeile 120 anzugeben. Sie können auch ein @-Zeichen verwenden, um alle Spalten anzugeben. Geben Sie z. B. @120 ein, um alle Spalten in Zeile 120 anzugeben. Jede mathematische Berechnung, die keinen Spaltenbuchstaben oder ein At-Zeichen (@) enthält, wird als reelle Zahl angenommen.

Beispiel für eine Berechnungsformel für eine bestimmte Spalte

In diesem Beispiel bedeutet die Berechnungsformel E=C.340, dass die Berechnung in der Zelle in Spalte C, Zeile 340, ausschließlich auf Spalte E ausgeführt wird.

Ändern einer Zahl in ausgewählten Spalten

Wenn Sie eine Zahl oder Berechnung in einer Spalte einer bestimmten Zeile ändern, aber keine Auswirkungen auf andere Spalten im Bericht haben möchten, geben Sie CAL (Berechnung) in der Spalte "Formatcode " der Zeilendefinition an.

• Um eine Berechnung für alle (FD)-Spalten des Berichts vorzunehmen, geben Sie keine Spaltenzuweisung ein.
• Um eine Formel auf bestimmte Spalten einzuschränken, geben Sie den Spaltenbuchstaben, ein Gleichheitszeichen (=) und dann die Formel ein.
• Sie können mehrere Spalten angeben. Wenn Sie ein At-Zeichen (@) mit bestimmter Spaltenplatzierung verwenden, wird das At-Zeichen (@) der Zeile zugeordnet.
• Sie können mehrere Spaltenformeln in einer Zeile eingeben. Trennen Sie die Formeln durch Kommas.

Berechnungsbeispiele

IF/THEN/ELSE-Anweisungen in einer Zeilendefinition

Sie können IF/THEN/ELSE-Anweisungen zu einer beliebigen gültigen Berechnung hinzufügen und mit dem CAL-Format verwenden. Geben Sie FORMELN für WENN/THEN/ELSE-Berechnungen in die Zelle in der Spalte "Verwandte Formeln/Zeilen/Einheiten " ein. IF/THEN/ELSE Berechnungsformeln nutzen das folgende Format: IF <true/false statement> THEN <formula> ELSE <formula> Der ELSE <Formel> tiel des Berichts ist optional.

IF-Anweisungen

Die Anweisung, die der IF-Anweisung folgt, kann jede Anweisung sein, die als „true“ oder „false“ ausgewertet werden kann. Die Anweisung, die auf die IF-Anweisung folgt, kann eine einfache Auswertung umfassen, oder es kann sich um eine komplexe Anweisung handeln, die mehrere Ausdrücke enthält. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele hierfür:

• IF A.200>0 (Einfache Auswertung)
• IF A.200>0 AND A.200<10,000 (Komplexe Anweisung)
• IF A.200>10000 OR ((A.340/B.1200)*2 <1200) (Komplexe Anweisung mit mehreren Ausdrücken)

Der Begriff Perioden in einer IF-Anweisung gibt die Anzahl der Perioden für den Bericht an. Verwenden Sie diesen Ausdruck, um einen Jahres-zu-Datum-Mittelwert zu berechnen. Wenn Sie beispielsweise einen Bericht für den Zeitraum 7 Jahr bis dato ausführen, bedeutet B.150/Zeiträume, dass der Wert in Zeile 150 der Spalte B durch 7 geteilt wird.

THEN- und ELSE-Formeln

TheN- und ELSE-Formeln können eine beliebige gültige Berechnung sein, von einfachen Wertzuweisungen bis hin zu komplexen Formeln. Beispielsweise bedeutet die Anweisung IF A.200>0 THEN A=B.200 „wenn der Wert in der Zelle in Spalte A der Zeile 200 größer ist als 0 (Null), übertrage den Wert der Zelle in Spalte B der Zeile 200 in die Zelle in Spalte A der aktuellen Zeile“. Die vorangehende IF/THEN-Anweisung trägt einen Wert in eine Spalte der aktuellen Zeile ein. Sie können jedoch ein At-Zeichen (@) entweder in true/false-Anweisungen oder die Formel eingeben, um alle Spalten darzustellen. Nachfolgend einige andere Beispiele, die in den folgenden Abschnitten beschrieben werden:

• IF A.200 >0 THEN B.200: Wenn der Wert in der Zelle A.200 positiv ist, wird der Wert aus der Zelle B.200 in jede Spalte der aktuellen Zeile platziert.
• IF A.200 >0 THEN @200: Wenn der Wert in der Zelle A.200 positiv ist, wird der Wert aus jeder Spalte in Zeile 200 in die entsprechende Spalte in der aktuellen Zeile platziert.
• IF @200 >0 THEN @200: Wenn der Wert in Zeile 200 der aktuellen Spalte positiv ist, wird der Wert von Zeile 200 in die gleiche Spalte in der aktuellen Zeile platziert.

Beschränken einer Berechnung auf eine Berichtseinheit in einer Zeilendefinition

Wenn Sie eine Berechnung auf eine einzelne Berichtseinheit in einer Berichtsstruktur beschränken möchten, damit der resultierende Betrag nicht auf eine Einheit auf höherer Ebene eingerollt wird, verwenden Sie den @Unit Code in der Zelle "Verwandte Formeln/Zeilen/Einheiten " in der Zeilendefinition. Der @Unit-Code wird in der Spalte B der Berichtsbaumstruktur Einheitenname aufgeführt. Wenn Sie den Code @Unit verwenden, wird für die Werte kein Rollup durchgeführt, aber die Berechnung wird auf allen Ebenen aus der Berichtsbaumstruktur ausgewertet.

Die Berechnungszeile kann auf eine Berechnungszeile oder Finanzdatenzeile verweisen. Sie zeichnen die Berechnung in der Zelle "Verwandte Formeln/Zeilen/Einheiten " der Zeilendefinition und der Einschränkung des Finanzdatentyps auf. Die Berechnung muss eine bedingte Berechnung verwenden, die mit einer IF @Unit-Konstruktion beginnt. Hier ist ein Beispiel: WENN @Unit(SALES) THEN @100 ELSE 0 Diese Berechnung enthält den Betrag aus Zeile 100 in jeder Spalte des Berichts, aber nur für die SALES-Einheit. Wenn mehrere Einheiten SALES benannt sind, wird der Betrag in jeder dieser Einheiten angezeigt. Darüber hinaus kann Zeile 100 eine Finanzdatenzeile sein und als nicht druckbar definiert werden. In diesem Fall wird das Anzeigen des Betrags in allen Einheiten der Struktur verhindert. Sie können den Betrag auf eine einzelne Spalte des Berichts beschränken, beispielsweise Spalte H, indem Sie eine Spalteneinschränkung nutzen, um den Wert nur in dieser Spalte des Berichts zu drucken. Sie können auch OR-Kombinationen in eine IF-Anweisung einschließen. Hier ist ein Beispiel: WENN @Unit(SALES) ODER @Unit(SALESWEST) DANN 5 ELSE @100. Sie können eine Einheit in einer Berechnungstyp-Einschränkung auf eine der folgenden Arten angeben:

• Geben Sie einen Einheitsnamen ein, um Einheiten mit einzubeziehen, die übereinstimmen. Beispiel: IF @UNIT(SALES) ermöglicht die Berechnung für jede Einheit namens SALES, auch wenn es mehrere SALES-Einheiten (Verkaufseinheiten) in der Berichtsbaumstruktur gibt.
• Geben Sie den Unternehmens- und Einheitsnamen ein, um die Berechnung auf bestimmte Einheiten in einem bestimmten Unternehmen zu beschränken. Beispiel: Geben Sie IF @Unit (ACME:SALES) ein, um die Berechnung auf Verkaufseinheiten im Unternehmen ACME zu beschränken.
• Geben Sie den vollständigen Hierarchiecode aus der Berichtsbaumstruktur ein, um die Berechnung auf eine bestimmte Einheit zu beschränken. Geben Sie beispielsweise IF @Unit(SUMMARY^ACME^WEST COAST^SALES) ein.

Einschränken einer Berechnung auf eine Berichtseinheit

1. Wählen Sie im Berichts-Designer Zeilendefinitionen aus, und öffnen Sie dann die Zeilendefinition, um sie zu ändern.
2. Doppelklicken Sie auf die Zelle "Code formatieren ", und wählen Sie dann CAL aus.
3. Wählen Sie die Zelle "Verwandte Formeln/Zeilen/Einheiten" aus , und geben Sie dann eine bedingte Berechnung ein, die mit einer IF-@Unit Konstruktion beginnt.

IF/THEN/ELSE-Anweisungen in einer Spaltendefinition

Eine IF/THEN/ELSE-Anweisung ermöglicht, dass eine Berechnung von den Ergebnissen aus einer anderen Spalte abhängt. Sie können auf andere Spalten verweisen; ein Verweis auf eine Berichtszelle in der IF-Anweisung ist jedoch nicht möglich. Sie müssen jede Berechnung auf die gesamte Spalte anwenden. Die Anweisung IF B>100 THEN B ELSE C*1,25 bedeutet beispielsweise „Wenn der Betrag in Spalte B größer ist als 100, platziere den Wert aus der Spalte B in die Spalte CALC. Wenn der Betrag in Spalte B nicht mehr als 100 beträgt, multipliziere den Wert in Spalte C mit 1,25 und füge das Ergebnis in die Spalte CALC ein.“ Folgen Sie immer der IF-Anweisung mit einer logischen Anweisung, die als wahr oder falsch ausgewertet werden kann. Die Formeln, die Sie für die Anweisungen THEN und ELSE verwenden, können Referenzen auf eine beliebige Zahl an Spalten enthalten. Die Formeln können so komplex sein, wie Sie es möchten.

Verwenden Sie einfache Anführungszeichen und ein Und-Zeichen in einer Zeile, Spalte oder Struktur

Sie können Berichte mithilfe von Dimensionswerten entwerfen, die ein kaufmännisches Und-Zeichen (&) enthalten.

Innerhalb eines beliebigen Feld Link zur Finanzdimension können Sie einen Wert wie beispielsweise GuV eingeben. Wenn Sie einzelne Anführungszeichen (' ') auf beiden Seiten des Dimensionswerts einschließen, gibt dies an, dass Sie den wörtlichen Wert verwenden, wie etwa das (&) Und-Zeichen.