Einrichten von Vereinbarungen zum automatischen Generieren von Arbeitsaufträgen

Kundenvereinbarungen enthalten vordefinierte Details zum Generieren von Arbeitsaufträgen. Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über Vereinbarungen. Wenn die Vereinbarungsarbeit zunimmt, überlegen Sie, ob Sie mehrere Vorfälle oder mehrere Wiederholungen hinzufügen möchten.

In der folgenden Tabelle ist der allgemeine Vereinbarungseinrichtungsablauf zum Generieren von Arbeitsaufträgen aufgeführt, bevor Sie mit den detaillierten Schritten beginnen.

In diesem Artikel wird ein Szenario behandelt, in dem gezeigt wird, wie Vereinbarungen Arbeitsaufträge generieren können.

Erforderliche Komponenten

Bevor Sie einen Kundenvertrag einrichten, vergewissern Sie sich, dass folgendes bereits vorhanden ist:

• Arbeitsauftragsbezogene Daten werden in Ihrem System konfiguriert, einschließlich Konten, Vorfalltypen, Produkte, Dienste und Dienstaufgaben.

• Die Vereinbarungseinstellungen sind konfiguriert. Erwägen Sie die Angabe eines Vereinbarungspräfixes und einer Startnummer.

• Benannte Besitzer von Vereinbarungen, Vereinbarungsbuchungseinrichtungen und Rechnungseinrichtungen für Vereinbarungen können Rechnungen, Rechnungsdetails, Arbeitsaufträge, Arbeitsauftragsvorfälle, Arbeitsauftragsprodukte, Arbeitsauftragsservices, Arbeitsaufgaben, Ressourcenanforderungen und Buchungen erstellen.

Automatisches Generieren von Arbeitsaufträgen für die Bestandswartung

Das Szenario: Eine Organisation muss für das nächste Jahr monatliche Wartungen an einem Gerät durchführen, das sie an einem Standort eines Kunden installiert haben. Sie möchten Dynamics 365 Field Service verwenden, um die Wartungsaufträge in der Mitte eines jeden Monats automatisch zu generieren, mit etwas Flexibilität. Sie möchten, dass Verteiler die monatlichen Wartungsaufträge für die besten und am besten geeigneten Feldtechniker planen und dem Kunden abgeschlossene Arbeiten zu einem vereinbarten Preis in Rechnung stellen.

Dieses Szenario ist unabhängig von der Einrichtung von Vereinbarungen zum automatischen Generieren von Rechnungen. Sie können Arbeitsaufträge generieren, ohne Rechnungen zu generieren.

Um dieses Szenario zu konfigurieren, verwenden Sie Vereinbarungen, Kundenressourcen, Vorfalltypen und Preislisten.

Schritt 1: Erstellen einer Vereinbarung

1. Wählen Sie im Bereich "Service" die Option "Verträge neu"> aus.

2. Tragen Sie Ihre Informationen ein. Verwenden Sie die Tooltips als Leitfaden.

   • Dienstkonto und Abrechnungskonto: Definiert, wo die Vertragsarbeitsaufträge stattfinden, während das Abrechnungskonto definiert, an wen die Rechnung gesendet werden soll. Weitere Informationen hierzu erfahren Sie unter " Erstellen und Verwalten von Konten".

   • Systemstatus: Definiert, ob die Vereinbarung derzeit ausgeführt wird. Legen Sie den Wert "Schätzen" fest, wenn Sie eine neue Vereinbarung erstellen und Details hinzufügen.

   • Preisliste: Gibt den Preis aller Produkte und Dienstleistungen im Zusammenhang mit einer Vereinbarung an und steuert die Preisliste, die auf Arbeitsaufträgen aufgefüllt wird, die aus diesem Vertrag generiert wurden. Fügen Sie alle Produkte und Dienste hinzu, die während der Vereinbarung zur Vertragspreisliste verwendet werden. Vereinbarungen enthalten in der Regel einen ausgehandelten Preis für Produkte und Services, der in einer völlig neuen Preisliste abgebildet wird. Die Preisliste für resultierende Arbeitsaufträge und Rechnungen kann bei Bedarf manuell aktualisiert werden.

   • Start- und Endtermine: Definiert die Dauer der Vereinbarung.

   

3. Geben Sie auf der Registerkarte "Sonstige " weitere Details wie das Dienstgebiet für die resultierenden Arbeitsaufträge und die Zeit der Datensatzgenerierung ein, die die Tageszeit bestimmt, zu der Arbeitsaufträge, Rechnungen und andere Datensätze im Zusammenhang mit dieser Vereinbarung generiert werden. Diese Definition ist wichtig, da einige Organisationen keine Vereinbarungen zum Erstellen von Arbeitsaufträgen in der Mitte des Arbeitstags wünschen. Wenn kein Wert festgelegt ist, wird standardmäßig der Wert in den Felddiensteinstellungen verwendet.

4. Wählen Sie Speichern aus.

Schritt 2: Einrichtung der wiederkehrenden Buchung

Geben Sie nach der Erstellung der Vereinbarung an, wie oft Arbeitsaufträge generiert werden sollen.

1. Wählen Sie auf der Registerkarte " Allgemein " im Abschnitt "Booking Setups " die Option "New Agreement Booking Setup" aus.

   Tipp

   Möglicherweise müssen Sie das vertikale Auslassungszeichen ( ⋮ ) auswählen, bevor Sie Neue Buchungsvereinbarung einrichten auswählen.

   

2. Geben Sie den Namen des Vereinbarungszeitplans ein. Beispielsweise könnte es sich um "Monatliche Wartung" handeln. Die Bezeichnung ist wichtig, da eine Vereinbarung mehrere Buchungswiederholungen haben kann. Beispielsweise kann die Dienstorganisation wöchentliche und monatliche Wartungen im Rahmen derselben Vereinbarung durchführen.

3. Füllen Sie die Arbeitsreihenfolgeeinstellungen aus.

   • Automatischer Arbeitsauftrag generieren: Wählen Sie "Ja " aus, um Arbeitsaufträge automatisch auf fortlaufender Basis zu generieren. Generierte Arbeitsaufträge werden in der aktiven Arbeitsauftragsansicht mit dem Status "Ungeplant öffnen" angezeigt. Wählen Sie "Nein" aus, um die Arbeitsreihenfolge für jeden geplanten Termin manuell zu generieren.

   • Arbeitsauftragstyp: Wählen Sie den Typ des Arbeitsauftrags aus, z. B. Diagnose und Reparatur oder Inspektion.

   • Arbeitsaufträge Tage im Voraus generieren: Bestimmt, wie viele Tage vor dem erwarteten Servicedatum der Arbeitsauftrag generiert wird. Wenn Sie mehrere Tage im Voraus auswählen, kann ihr Backlog von Arbeitsaufträgen größer als gewünscht werden. Wenn Sie jedoch zu wenige Tage im Voraus auswählen, haben Sie möglicherweise keine Zeit, sich vorzubereiten. Wenn auf der Vereinbarungsebene kein Wert eingegeben wird, gibt es eine umgebungsweite Einstellung auf der Registerkarte ">>" zum Generieren des Arbeitsauftrags X Tage im Voraus. Wenn dieses Feld auch keinen Wert hat, werden die Arbeitsaufträge sieben Tage vor dem Buchungsdatum zu dem in der Vereinbarung festgehaltenen Zeitpunkt generiert.

   • Der hier eingegebene Arbeitsauftragstyp, "Priorität", "Arbeitsauftragszusammenfassung" und "Ort" werden an resultierende Arbeitsaufträge übergeben.

4. Füllen Sie die Buchungseinstellungen aus.

   • Automatische Buchung generieren: Wählen Sie "Ja " aus, damit das Systembuch Arbeitsaufträge generiert hat (unabhängig von automatisch generierten oder manuell generierten). Geben Sie eine bevorzugte Ressource und bevorzugte Startzeit für die Buchung an. Wählen Sie "Nein " aus, damit die generierten Arbeitsaufträge über den normalen Planungsprozess geplant werden: manuell, mit dem Terminplan-Assistenten oder mit der Ressourcenplanungsoptimierung.

     Notiz

     Vereinbarungen erstellen Buchungen gemäß Wiederholung, ohne andere Faktoren zu berücksichtigen, einschließlich, ob die Ressource aktiv ist oder ihre Arbeitszeiten berücksichtigt werden.

   • Geschätzte Dauer: Wählen Sie die für diesen Arbeitsauftragstyp geschätzte Zeit aus.

   • Felder "Flexibilität vor Buchung" und "Flexibilität nach Buchung" geben an, wie viele Tage vor und nach dem geplanten Terminplan der Arbeitsauftrag geplant werden kann. Diese Felder füllen die Felder Datumsfenster Start und Datumsfenster Ende in den generierten Arbeitsaufträgen aus, um den Planungsassistenten zu unterstützen. Wenn Sie beispielsweise eine monatliche Wartung am achten jedes Monats planen und die Flexibilität nach der Buchung auf sieben Tage festlegen, können die Arbeitsaufträge zwischen dem ersten und dem 15. jedes Monats geplant werden.

   • Start des Zeitfensters und Ende des Zeitfensters können angegeben werden, um ein Zeitfenster für generierte Arbeitsaufträge zu erstellen, die der Planungsassistent einbezieht. (Beispiel: Der Arbeitsauftrag sollte zwischen 18:00 und 12:00 Uhr geplant werden).

   

5. Wählen Sie Buchungswiederholung in der Befehlsleiste oben aus. Wenn Sie sich zwischen mehreren Vorfällen und mehreren Wiederholungen entscheiden, erfahren Sie mehr in der Übersicht über Kundenvereinbarungen.

6. Geben Sie die folgenden Informationen an.

   • Serienmuster: Beispielsweise jede Woche, jeden ersten Montag des Monats oder jeden anderen Freitag.

   • Serienbereich: Definieren Sie das Startdatum, und wählen Sie das Enddatumsverhalten aus.

     • Kein Enddatum: Arbeitsaufträge werden am Enddatum der Vereinbarung generiert.
     • End by: Beenden Sie das Generieren von Arbeitsaufträgen nach dem Wiederholungsenddatum.
     • Ende nach # Wiederholungen: Arbeitsaufträge werden erstellt, nachdem die angegebene Anzahl von Wiederholungen erreicht ist.

   • Benutzerdefinierte Datumsangaben: Definieren Sie Datumsangaben, um Arbeitsaufträge zu generieren, die zusätzlich zu einer Serie ausgeführt werden sollen, wenn ein Muster nicht Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht. Zum Beispiel für die Durchführung von Diensten an verschiedenen Feiertagen im laufe des Jahres. Benutzerdefinierte Arbeitsaufträge werden nur generiert, wenn eine Wiederholung bereitgestellt wird.

7. Wählen Sie "OK" und dann " Speichern" aus.

Weitere Informationen finden Sie unter Buchungswiederholungen importieren.

Schritt 3: Hinzufügen von Vertragsarbeitsdetails

Definieren Sie nach der Einrichtung des Vertrags und der Vereinbarungsbuchungseinrichtung die Arbeit, die ausgeführt werden soll. Um die Arbeit zu definieren, fügen Sie dem Vertrag Vorfalltypen, Produkte, Dienste und Dienstaufgaben hinzu.

Wenn Sie Vereinbarungen für die Wartung von Kundenanlagen verwenden möchten, nutzen Sie Buchungsvorfälle für Vereinbarungen und geben Sie die Anlage an. Indem Sie eine Kundenressource für den Vorfall angeben, können Sie wiederkehrende Arbeiten definieren, die für bestimmte Geräte und den Builddienstverlauf ausgeführt werden sollen. Sie können auch mehrere Vorfalltypen zu einer Einrichtungsanpassung für Vereinbarungsbuchungen hinzufügen, wobei jeder mit einer Kundenressource verknüpft ist. In diesem Szenario wird ein Vertragsbuchungsvorfall verwendet.

Wenn Sie keine Vereinbarungsvorfälle verwenden möchten, können Sie Produkte, Dienstleistungen und Serviceaufgaben direkt zum Vertrag hinzufügen.

1. Wählen Sie auf der Registerkarte "Allgemein " im Abschnitt " Vorfälle " die Option "Neuer Vereinbarungsbuchungsvorfall" aus. Verwenden Sie die Tooltips als Orientierungshilfe, um die Vorfalldetails anzugeben.

   Tipp

   Möglicherweise müssen Sie das vertikale Auslassungszeichen ( ⋮ ) auswählen, bevor Sie Neue Buchungsvereinbarung einrichten auswählen.

   

2. Wählen Sie Speichern & Schließen aus.

Wenn Sie dem Vertrag Vorfälle hinzufügen, werden die zugehörigen Produkte, Dienste, Serviceaufgaben und Merkmale dem Vertrag hinzugefügt. Diese Elemente werden dann zu Arbeitsaufträgen hinzugefügt, während sie generiert werden. Berücksichtigen Sie beim Hinzufügen von Vorfalltypen die Einstellung "Vorfallelemente in Vereinbarung kopieren".

Schritt 4: Aktivieren der Vereinbarung und Anzeigen von Arbeitsaufträgen

Nach dem Prozess Ihrer Organisation zur Überprüfung des Vorgesetzten und der Kundenakzeptanz besteht der letzte Schritt darin, den Vertrag zu aktivieren . Nach der Aktivierung generiert das System verwandte Datensätze wie Wartungstermine und Arbeitsaufträge. Wenn Sie dem Vertragsstatus weitere Details hinzufügen möchten, sollten Sie die Werte des Vertragsunterstatus verwenden. Benutzerdefinierte Vertragsunterstatus können auch erstellt werden.

1. Legen Sie auf der Seite "Vereinbarung" den Systemstatus auf "Aktiv" fest.

2. Wählen Sie Speichern aus. Buchungsdaten, die darstellen, wann die Dienstleistung erfolgen soll, werden erstellt.

3. Um die Buchungsdaten anzuzeigen, öffnen Sie das Buchungssetup , und scrollen Sie zum Abschnitt "Buchungsdaten ".

   

Anfangs weist jedes generierte Buchungsdatum den Status "Aktiv" auf. Je näher die Buchungstermine rücken, werden Arbeitsaufträge basierend auf dem Feld "Arbeitsaufträge im Voraus generieren" generiert. Der Status des Buchungsdatums ändert sich in "Verarbeitet", und eine Verknüpfung zum erzeugten Arbeitsauftrag wird angezeigt.

Wenn Sie "Arbeitsaufträge automatisch generieren " auf "Nein" festlegen, können Sie Arbeitsaufträge für jedes Buchungsdatum manuell generieren. Für eindeutige Geschäftsfälle, in denen Sie einen früheren Arbeitsauftrag als definiert generieren müssen, können Sie einen manuell generieren. Öffnen Sie ein Buchungsdatum, und wählen Sie "Arbeitsauftrag generieren" aus.

Wenn Sie sich entscheiden, die Vereinbarung zur automatischen Erzeugung von Buchungen zu treffen, werden die Arbeitsaufträge für die bevorzugte Ressource geplant, wenn die Arbeitsaufträge erzeugt werden.

Schritt 5: Bearbeitung der Vereinbarungs-Arbeitsaufträge

Wenn Arbeitsaufträge generiert werden, werden sie in der Ansicht "Arbeitsaufträge" unter anderen Arbeitsaufträgen angezeigt.

Die generierten Arbeitsaufträge enthalten alle details, die in der Vereinbarung angegeben sind, z. B. Preisliste, Arbeitsauftragstyp, Vorfalltypen und Kundenressourcen. Die Details können weiterhin auf Arbeitsauftragsebene bearbeitet werden. Wenn z. B. ein Arbeitsauftrag aus einer Vereinbarung generiert werden kann, können dem Arbeitsauftrag nach Bedarf weitere Produkte und Dienstleistungen hinzugefügt werden. Weitere Details, z. B. Preisliste und Arbeitsauftragstyp, können geändert werden, wenn Sie über die richtigen Berechtigungen verfügen.

Der Arbeitsauftrag enthält einen Link zur Vereinbarung.

Falls noch nicht bereits geplant wurde, wählen Sie "Buchen" aus und aktivieren Sie den Terminplanungsassistenten.

Nachdem ein Außendiensttechniker einen Vertragsarbeitsauftrag ausführt und ein Vorgesetzter ihn schließt, wird eine Rechnung für abgeschlossene Arbeiten erstellt. Erfahren Sie mehr im Lebenszyklus und Status der Arbeitsaufträge.

Nächste Schritte

• Einrichten von Vereinbarungen zum automatischen Generieren von Rechnungen
• Verwalten von Kundenvereinbarungen
• Einrichten von Unterstatus von Vereinbarungen
• Erstellen von Arbeitsauftragsvorlagen mit Vorfalltypen
• Erstellen und Verwalten von Kundenkonten