Erfassung und Anpassung des Lagerbestands mithilfe von Dokumenten

Sie können eine physische Inventur Ihrer Artikel durchführen, indem Sie Inventuraufträge und Inventurerfassungsdokumente verwenden. Die Seite Physischer Inventurauftrag wird dazu verwendet, das vollständige Inventurerfassungsprojekt zu organisieren, beispielsweise eines pro Standort. Verwenden Sie die Seite Physische Inventurerfassung, um die tatsächliche Zählung von Artikeln zu erfassen und zu kommunizieren. Sie können mehrere Aufzeichnungen für einen Auftrag erstellen, z. B. das Verteilen von Artikelgruppen an verschiedene Mitarbeitende.

Sie können den Bericht Physische Inventurerfassung aus jeder Erfassung drucken. Dabei enthält er leere Mengenfelder zur Eingabe des gezählten Lagerbestands. Wenn Sie mit dem Zählen fertig sind und die Mengen auf der Seite Inventurerfassung eingegeben haben, wählen Sie die Schaltfläche Fertigstellen aus. Durch diese Aktion werden die Mengen an die entsprechenden Zeilen der Seite Inventurauftrag übertragen. Business Central stellt sicher, dass Sie eine Artikelanzahl nicht doppelt erfassen können.

Das Erfassen des Lagerbestands mithilfe von Belegen besteht aus den folgenden Gesamtschritten:

1. Erstellen Sie einen Inventurauftrag mit den erwarteten Artikelmengen, die vorab ausgefüllt sind.
2. Generieren Sie eine oder mehrere physische Inventurerfassungen aus dem Auftrag.
3. Geben Sie die gezählten Artikelmengen in die Aufzeichnungen ein, wie sie zum Beispiel auf den Ausdrucken erfasst wurden, und legen Sie den Status auf Beendet fest.
4. Schließen Sie den physischen Inventurauftrag ab und buchen Sie ihn.

So erstellen Sie einen physischen Inventurauftrag

Ein Inventurauftrag ist ein vollständiger Beleg, der aus einem Inventurauftragskopf und Auftragspositionen besteht. In den Informationen in der Kopfzeile für einen physischen Bestand wird beschrieben, wie die physische Inventur durchgeführt wird. Die Auftragspositionen enthalten Informationen über die Artikel und deren Lagerorte.

Um die Inventurauftragszeilen zu erstellen, verwenden Sie üblicherweise die Aktion Zeilen berechnen, um den aktuellen Lagerbestand als Zeilen im Auftrag hinzuzufügen. Sie können auch die Aktion Aus Dokument kopieren verwenden, um die Positionen mit dem Inhalt aus einem anderen offenen oder gebuchten Inventurauftrag ausfüllen zu lassen. Nachfolgend wird nur beschrieben, wie Sie die Aktion Zeilen berechnen verwenden.

1. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke die Option "Suchen (Alt+Q)" aus, geben Sie "Physische Lagerbestellungen" ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

2. Wählen Sie die Aktion Neu aus.

3. Füllen Sie die erforderlichen Felder auf dem FastTab Allgemein aus. Eine kurze Beschreibung eines Feldes erhalten Sie, wenn Sie mit der Maus darüber fahren.

4. Wählen Sie auf der Registerkarte Aktionen in der Gruppe Funktionen die Option Sonstiges und anschließend Zeilen berechnen aus.

5. Wählen Sie die Optionen nach Bedarf aus.

6. Richten Sie die Filter beispielsweise so ein, dass nur eine Teilmenge der Artikel bei der ersten Erfassung gezählt wird.

   Tip

   Wenn Sie planen möchten, dass mehrere Mitarbeiter den Bestand zählen, legen Sie jedes Mal unterschiedliche Filter fest, wenn Sie die Aktion "Zeilen berechnen " verwenden, um die Reihenfolge mit der Teilmenge der von Ihnen erfassten Bestandselemente auszufüllen. Wenn Sie mehrere Inventurerfassungen für mehrere Mitarbeitende generieren, minimieren Sie das Risiko, dass Artikel zweimal gezählt werden. Weitere Informationen finden Sie unter So erstellen Sie eine physische Inventurerfassung.

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

Eine Zeile für jeden Artikel, der am ausgewählten Lagerort und gemäß den festgelegten Filtern und Optionen vorhanden ist, wird der Bestellung hinzugefügt. Für Artikel, die zur Artikelverfolgung eingerichtet sind, wird das Kontrollkästchen Verwendung der Artikelverfolgung ausgewählt. Informationen über die erwartete Menge von Serien- und Chargennummern sind verfügbar, indem Sie Zeilen und dann Artikelverfolgungszeilen auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Verarbeitung der Artikelverfolgung beim Erfassen des Lagerbestands.

Sie können jetzt eine oder mehrere Aufzeichnungen erstellen, welche Anweisungen an die Mitarbeitenden enthalten, die die Zählung durchführen.

So erstellen Sie eine physische Inventurerfassung

Für jeden Inventurauftrag können Sie eine oder mehrere Inventurerfassungsbelege erstellen, auf denen die Mitarbeitenden die gezählten Mengen erfassen können. Mitarbeitende können Mengen entweder manuell oder mit einem Scanner eingeben.

Eine Aufzeichnung wird standardmäßig für alle Positionen des zugehörigen physischen Lagerauftrags erstellt. Um zu vermeiden, dass zwei Mitarbeitende dieselben Artikel zählen, wenn Sie die Zählung verteilen, füllen Sie den Inventurauftrag nach und nach aus, indem Sie Filter für den Batchauftrag Zeilen berechnen festlegen. Erstellen Sie dann die Inventurerfassung mit aktiviertem Kontrollkästchen Nur nicht erfasste Zeilen. Diese Einstellung stellt sicher, dass jede neue Aufzeichnung unterschiedliche Elemente enthält als die Elemente in anderen Aufzeichnungen.

Im Falle der manuellen Zählung können Sie den Bericht Physische Erfassung ausdrucken, der eine leere Spalte enthält, in der Lagermitarbeitende die gezählten Mengen aufschreiben können. Wenn die Zählung abgeschlossen ist, geben Sie die erfassten Mengen in die entsprechenden Zeilen auf der Seite Inventurerfassung ein. Zuletzt übertragen Sie die erfassten Mengen in den zugehörigen Inventurauftrag, indem Sie den Status auf Beendet setzen.

1. Auf der Seite Inventurauftrag, die Zeilen für die zu zählenden Artikel in einer Erfassung enthält, müssen Sie die Aktion Neue Erfassung erstellen auswählen.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte Aktionen in der Gruppe Funktionen die Option Sonstiges und anschließend Neue Erfassung erstellen aus.
3. Wählen Sie die Optionen und Filter nach Bedarf aus.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
5. Jede Gruppe von Artikeln, die gezählt wird, laden Sie in den zugehörigen Inventurauftrag. Dann wiederholen Sie die Schritte 1 bis 3 bei aktiviertem Kontrollkästchen Nur nicht erfasste Zeilen.
6. Wählen Sie auf der Registerkarte Zugehörig die Option Bestellung aus, und wählen Sie dann die Aktion Aufzeichnungen aus, um die Seite Physikalische Inventurerfassungsliste zu öffnen.
7. Öffnen Sie die entsprechende Erfassung.
8. Füllen Sie im Inforegister Allgemein die notwendigen Felder aus.
9. Erstellen Sie für Elemente, die die Elementverfolgung verwenden, eine weitere Zeile für jede Losnummer oder jeden Seriennummerncode, indem Sie die Aktion "Funktionen" und dann die Aktion " Zeile kopieren " auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Verarbeitung der Artikelverfolgung beim Erfassen des Lagerbestands.
10. Wählen Sie die Aktion Drucken aus, um den Beleg vorzubereiten, den Mitarbeitende verwenden, um die von ihnen gezählten Mengen aufzuschreiben.

So schließen Sie eine physische Inventurerfassung ab

Nachdem die Mitarbeiter die Mengen gezählt haben, erfassen Sie die Mengen in Business Central.

1. Wählen Sie auf der Seite Physische Inventurerfassungsliste die Inventurerfassung aus, die Sie abschließen möchten, und wählen Sie dann die Aktion Bearbeiten aus.

2. Füllen Sie dann im Inforegister Zeilen die tatsächlich gezählte Menge im Feld Menge für jede Zeile aus.

3. Für Artikel mit Serien- oder Chargennummern (bei ausgewähltem Kontrollkästchen Artikelverfolgung verwenden) geben Sie die gezählten Mengen in den Zeilen für die betreffenden Serien- und Chargennummern der Artikel ein. Weitere Informationen finden Sie unter Verarbeitung der Artikelverfolgung beim Erfassen des Lagerbestands.

4. Aktivieren Sie in jeder Zeile das Kontrollkästchen Erfasst.

5. Nachdem Sie alle Daten für eine Aufzeichnung des physischen Inventars eingegeben haben, wählen Sie die Aktion "Fertig stellen " aus. Für alle Zeilen muss das Kontrollkästchen "Aufgezeichnet" aktiviert sein.

   Note

   Bei Abschluss einer Aufzeichnung der physischen Bestandserfassung wird jede Position auf die genau übereinstimmende Position im zugehörigen physischen Lagerauftrag übertragen. Damit sie übereinstimmen, müssen die Werte in den Feldern Artikelnr., Variantencode, Lagerortcode und Lagerplatzcode mit der Erfassung und den Auftragszeilen übereinstimmen.>

   Wenn keine übereinstimmende Inventurauftragszeile vorhanden ist und das Kontrollkästchen Erfassung ohne Auftrag erlauben aktiviert ist, wird eine neue Zeile eingefügt und das Kontrollkästchen Ohne Auftrag erfasst in der entsprechenden Inventurauftragszeile aktiviert. Andernfalls wird eine Fehlermeldung angezeigt und der Vorgang wird abgebrochen.> Wenn mehr als eine Zeile einer Inventurerfassung mit einer Zeile eines Inventurauftrags übereinstimmt, wird eine Meldung angezeigt und der Vorgang abgebrochen. Sollten aus irgendeinem Grund zwei identische physische Inventurpositionen im physischen Inventurauftrag erscheinen, können Sie eine Aktion verwenden, um das Problem aufzulösen. Weitere Informationen finden Sie unter So finden Sie doppelte Inventurauftragszeilen.

So schließen Sie einen physischen Inventurauftrag ab

Nachdem Sie eine Inventurerfassung abgeschlossen haben, wird das Feld Erfasste Menge (Basis) im zugehörigen Inventurauftrag mit den gezählten (erfassten) Werten aktualisiert, und das Kontrollkästchen In Erfassungszeilen wird ausgewählt. Wenn eine gezählte Menge sich von der erwarteten Menge unterscheidet, dann wird die Differenz in den Feldern Positive Menge (Basis) oder Negative Menge (Basis) angezeigt.

Um auf die erwarteten Mengen und alle erfassten Differenzen für Artikel mit Artikelverfolgung zuzugreifen, wählen Sie die Aktion Zeilen und dann Artikelverfolgungszeilen aus, um verschiedene Ansichten für Serien- und Chargennummern in der Inventarerfassung auszuwählen.

Sie können auch die Aktion Phys. Inventurauftragsdifferenz auswählen, um alle Unterschiede zwischen der erwarteten Menge und der gezählten Menge anzusehen.

So identifizieren Sie duplizierte Inventurauftragszeilen

1. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke die Option "Suchen (Alt+Q)" aus, geben Sie "Physische Lagerbestellungen" ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
2. Öffnen Sie den Inventurauftrag, für den Sie doppelte Zeilen anzeigen möchten.
3. Wählen Sie auf der Registerkarte Verknüpft die Option Sonstige und dann Doppelte Zeilen anzeigen aus.

Doppelte physische Lagerauftragszeilen anzeigen, sodass Sie sie löschen und nur eine Zeile mit eindeutigem Satz von Werten in den Feldern Artikelnr., Variantencode, Lagerortcode und Lagerplatzcode behalten können.

So buchen Sie einen Inventurauftrag

Nach dem Fertigstellen eines Inventurauftrags und Ändern des Status in Beendet können Sie ihn buchen. Der Status eines Inventurauftrags kann unter folgenden Bedingungen nur auf Beendet festgelegt werden:

• Alle zugehörigen Inventurerfassungen weisen den Status Beendet auf.
• Jede Inventurauftragszeile wird durch mindestens eine Inventurerfassungszeile gezählt.
• Die Kontrollkästchen In Erfassungszeilen und Berechnete erwartete Menge sind für alle Inventurauftragszeilen ausgewählt.

1. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke die Option "Suchen (Alt+Q)" aus, geben Sie "Physische Lagerbestellungen" ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

2. Wählen Sie den Inventurauftrag aus, den Sie fertig stellen möchten, klicken Sie auf Bearbeiten.

   Auf der Seite Inventurauftrag kann die Menge angezeigt werden, die im Feld Erfasste Menge (Basis) angezeigt wird.

3. Wählen Sie die Schaltfläche Fertigstellung aus.

   Der Wert im Feld Status ist Beendet. Jetzt können Sie die Reihenfolge nur noch ändern, indem Sie die Aktion Erneut öffnen auswählen.

4. Um den Auftrag zu buchen, wählen Sie dann die Aktion Buchen und dann die Schaltfläche OK aus.

   Die betreffenden Artikelposten werden zusammen mit allen verknüpften Artikelverfolgungsposten aktualisiert.

   Tip

   Um Fehler zu vermeiden, verwenden Sie die Aktion Buchungsvorschau anzeigen, um die Einträge zu überprüfen, die durch die Buchung erstellt werden.

So zeigen Sie gebuchte physische Inventuraufträge an

Nach der Buchung wird der physische Bestandsauftrag entfernt, und Sie können das Dokument als gebuchten physischen Bestandsauftrag anzeigen und auswerten. Der gebuchte Auftrag umfasst die darin enthaltenen Inventurerfassungen sowie ggf. Bemerkungen.

1. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke "Suchen" (Alt+Q) aus, geben Sie "Gepostete Physische Inventaraufträge" ein und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
2. Wählen Sie auf der Seite Gebuchte Phys. Inventuraufträge den gebuchten Inventurauftrag aus, den Sie anzeigen möchten, und wählen Sie dann die Aktion Anzeigen aus.
3. Wählen Sie auf der Registerkarte Verknüpft die Option Auftrag und dann die Aktion Erfassungen aus, um sich eine Liste zugehöriger Inventurerfassungen anzeigen zu lassen.

Umgang mit der Artikelverfolgung beim Erfassen des Lagerbestands

Die Artikelverfolgung bezieht sich auf die Serien- oder Chargennummern, die Artikeln zugeordnet sind. Wenn Sie ein Element zählen, das Sie mit unterschiedlichen Losnummern speichern, müssen Sie in der Lage sein, zu erfassen, welche Und wie viele Einheiten jeder Losnummer im Bestand enthalten sind. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit Serien- und Chargennummern.

Das Kontrollkästchen Artikelverfolgung verwenden für Inventurauftragszeilen wird automatisch aktiviert, wenn für den Artikel ein Artikelverfolgungscode eingerichtet ist. Sie können das Kontrollkästchen manuell aktivieren oder deaktivieren.

Beispiel – Vorbereiten einer Inventurerfassung für einen Artikel mit Artikelverfolgung

Berücksichtigen Sie eine Inventur für Artikel A, der im Lagerbestand unter zehn verschiedene Seriennummern gespeichert wird.

1. Wählen Sie in der Erfassungszeile für den Artikel das Kontrollkästchen Artikelverfolgung verwenden aus.

2. Wählen Sie das Feld Seriennr. aus, die erste Seriennummer, die im Lagerbestand für den Artikel existiert, und wählen Sie dann die Schaltfläche OK aus.

   Kopieren Sie die Zeile für das erste Element, das nachverfolgt wurde, um Zeilen hinzuzufügen, die der Anzahl der Seriennummern entsprechen, die im Bestand gespeichert sind.

3. Wählen Sie die Aktion Funktionen und dann Zeile kopieren aus.

4. Geben Sie auf der Seite Inventurerfassungszeile kopieren9 in das Feld Anzahl Kopien ein und wählen Sie dann die Schaltfläche OK aus.

5. Wählen Sie in der ersten Zeile im Feld Seriennr. die nächste Seriennummer für den Artikel aus.

6. Wiederholen Sie Schritt 5 für die verbleibenden acht Seriennummern. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht zweimal dieselbe Nummer auswählen.

7. Wählen Sie die Aktion Drucken aus, um den Beleg vorzubereiten, den Mitarbeitende verwenden, um die gezählten Artikel und Serien-/Chargennummern aufzuschreiben.

Beachten Sie, dass der Bericht Physische Inventurerfassung zehn Zeilen für Artikel A enthält, wobei jede Zeile einer Seriennummer entspricht.

Beispiel – Erfassen und Buchen von erfassten Chargennummer-Differenzen

Ein chargenverfolgter Artikel wird im Bestand mit der CHARGEN-Nummernserie gespeichert.

Voraussichtlich verfügbar:

Erfasste Mengen:

Zu buchende Mengen:

Auf der Seite Inventurauftrag enthält das Feld Negativer Bestand (Basis) die Zahl 8. Für die Auftragszeile zeigt die Seite Inventurverfolgungsübersicht die positiven oder negativen Mengen für die einzelnen Chargennummern an.

Inventurbelege

Die folgenden Arten von Dokumenten sind nützlich für die Verwaltung Ihres Lagers:

• Benutzen Sie Inventarbelege, um positive Anpassungen von Artikeln basierend auf Qualität, Quantität und Kosten zu registrieren.
• Benutzen Sie Inventursendungen, um fehlende oder beschädigte Waren abzuschreiben.

Sie können diese Belege jederzeit drucken, freigeben und erneut öffnen sowie in der Kopfzeile allgemeine Werte, einschließlich Dimensionen, zuweisen. Wenn Sie die Dokumente nach dem Posten erneut drucken möchten, verwenden Sie die Seiten Gebuchte Lagerzugänge und Gebuchte Lagerabgänge.

Nummerierungssystem für Inventurbelege einrichten

Der folgende Ablauf zeigt, wie die Nummerierung von Inventurbelegen eingerichtet wird.

1. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke "Suchen (Alt+Q) " aus, geben Sie " Inventareinrichtung" ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

2. Geben Sie im Inforegister Nummerierung in den folgenden Feldern die Nummernserie für Dokumente an:

   • Inventureingangsnr.
   • Gebuchte Lagerzugangsnummern
   • Inventarversandnummern
   • Gebuchte Inventurversandnummern

Erstellen und Veröffentlichen eines Inventurbelegs

Das folgende Verfahren zeigt, wie Sie einen Inventarbeleg erstellen, drucken und verbuchen. Die Schritte sind ähnlich wie für Bestandstransporte.

1. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke die Option "Suchen (Alt+Q)" aus, geben Sie "Bestandsbestätigungen" ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
2. In der Kopfzeile der Seite Lagereingang wählen Sie den Ort im Feld Lagerortcode aus, und füllen Sie dann die verbleibenden Felder nach Bedarf aus.
3. Wählen Sie im Inforegister Zeilen im Feld Artikel den Lagerartikel aus. Geben Sie in dem Feld Menge die Anzahl des Artikels an, der hinzugefügt werden soll.
4. Um einen Bericht Lagereingang von der Seite Lagereingang zu drucken, wählen Sie die Aktion Drucken aus.

Die folgenden Funktionen stehen auf der Seite Lagereingang zur Verfügung:

• Wählen Sie die Aktionen Veröffentlichen oder Wieder öffnen zum Festlegen des Status für die nächste Verarbeitungsstufe aus.

• Wählen Sie die Aktion Buchen aus, um den Lagereingang zu buchen, oder wählen Sie Buchen und drucken aus, um den Beleg zu buchen und den Testbericht auszudrucken.

  Tip

  Um Fehler zu vermeiden, verwenden Sie die Aktion Buchungsvorschau anzeigen, um die Einträge zu überprüfen, die durch die Buchung erstellt werden.

Drucken von Inventurbelegen

Sie können die Berichte angeben, die in verschiedenen Phasen gedruckt werden müssen, indem Sie eine der folgenden Optionen im Feld Benutzung für die Seite Berichtsauswahl – Lagerbestand auswählen:

• Lagereingang
• Warenausgang
• Gebuchter Lagerzugang
• Geb. Warenausgang

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