Automatiser behandling af kreditorfakturaer med Power Automate og AI Builder

Power Automate og AI Builder kan bruges til at automatisere end-to-end-leverandørfakturabehandling fra XML-baserede e-faktureringsformater (Extensible Markup Language). Denne fremgangsmåde gør det muligt for organisationer at validere og integrere fakturadata i Dynamics 365 Finance- eller andre ERP-systemer (Enterprise Resource Planning) med minimal manuel indgriben.

Arkitekturdiagram

Workflow

Denne arkitektur automatiserer arbejdsprocessen for behandling af fakturaer fra ende til anden:

1. Mailudløser: Der modtages en ny mail i den angivne delte indbakke med en vedhæftet XML-fil, der indeholder fakturaoplysninger (leverandør-id, fakturanummer, dato, beløb, linjeelementer).

2. Udtræk af XML-data: Power Automate udtrækker den vedhæftede XML-fil og fortolker den ved hjælp af XML-udtryk til at hente fakturafelter.

3. Datavalidering: Arbejdsprocessen validerer de udtrukne data i forhold til flere kriterier:

   • Bekræftelse af leverandør eksistens i Dynamics 365
   • Validering af fakturanummerformat
   • Registrering af dokumenttype
   • Bekræft beregning af beløb
   • Validering af måleenhed (baseret på land/område)
   • Validering af datoformat

4. Datatransformation: Arbejdsprocessen knytter udtrukne XML-felter til Dynamics 365-enhedsskemaet, konverterer datoer til ISO 8601-format (International Organization for Standardization), konverterer beløb til decimaler og forbereder linjeelementer som matrixer.

5. Dynamics 365-integration: Arbejdsprocessen opretter de validerede fakturadata som en ventende kreditorfakturapost i Dynamics 365 Finance and Operations-apps ved hjælp af enten Dataverse-connectoren eller Dynamics 365-connectoren.

6. Fejlhåndtering: Hvis et trin mislykkes, logfører flowet fejlen, sender en meddelelse til økonomiteamet, flytter mailen til en mislykket mappe og forhindrer ufuldstændige fakturaer i at angive Dynamics 365.

Meddelelse om fuldførelse: Når arbejdsprocessen er oprettet, sender den Teams-meddelelser til økonomikanalen, opdaterer sporingslisten og flytter den behandlede mail til en arkivmappe med referencenummeret for Dynamics 365-fakturaen.

Scenariedetaljer

Denne use case er baseret på en virksomheds tilgang til at etablere en robust, sikker og vedligeholdbar proces til integration af leverandørfakturaer i et ERP-system, samtidig med at den manuelle indsats minimeres.

Virksomhedsudfordring

Et multinationalt selskab modtager store mængder leverandørfakturaer i XML-format fra Peru (SUNAT CPE/UBL-Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria Comprobante de Pago Electrónico/Universal Business Language), Chile (SII DTE-Servicio de Impuestos Internos Documento Tributario Electrónico) og Mexico (SAT CFDI-Servicio de Administración Tributaria Comprobante Fiscal Digital por Internet).

Manuelt download, fortolkning og tastning af disse XML-filer i Dynamics 365 (eller et hvilket som helst ERP-system) er langsom, fejlbehæftet og gennemtvinger ikke konsekvent lokale regler for e-fakturering. Teams skal også afstemme XML-data med PDF-filer og validere leverandørreferencedata og TIN (Tax Identification Number).

Løsning

Implementer et Power Automate-baseret XML-fakturaindtagelsesmønster, der:

• Overvåger ap-postkasser (shared accounts payable) pr. land/område, udtrækker xml- og PDF-vedhæftede filer og distribuerer dem til en automatisering.

• Opdeler xml-koden for hvert land/område i et normaliseret internt skema, herunder header, linjer, skatter, parter, nøgler, f.eks. universelt entydigt id (UUID) eller folio.

• Anvender lande-/områdeorienteret validering, f.eks. skatte-id-formater, dokumenttype, totaler, skatter og obligatoriske koder, før du opretter afventende kreditorfakturaer i Dynamics 365.

• Opretter en samlet overvågningslog i SharePoint eller Dataverse og vedhæfter original XML og PDF til ERP-dokumentet med henblik på langtidsopbevaring.

Komponenter

Disse tjenester og teknologier automatiserer leverandørfakturaindtagelse, behandling, validering og integration i Dynamics 365-apps til økonomi og drift.

Mail- og arbejdsprocestjenester

Power Automate-cloudflows organiserer hele pipelinen til fakturabehandling. Cloudflows kan køre efter behov – f.eks. når der modtages mails med vedhæftede fakturaer – hvilket gør dem til en ideel udløsermekanisme til automatiseret fakturaindtagelse.

Udtrækning og behandling af data

En AI-prompt udtrækker reference til indkøbsordrer og UUID fra PDF-fakturaer, når de ikke findes i XML. Den klassificerer også fakturatypen i nogle scenarier. Du kan også bruge en AI Builder-dokumentbehandlingsmodel, afhængigt af dine krav.

ERP-integration

Ventende kreditorfakturaer oprettes i Dynamics 365-apps til økonomi og drift. Arkitekturen bruger den oprindelige Dynamics 365-connector til at interagere med Dynamics 365-økonomi- og driftsdataenheder, f.eks. kreditorfakturarelaterede enheder.

Dataintegration og -validering

• SharePoint-lister fungerer som et grundlæggende datalag til sporing af fakturalogføring og undtagelse.

• Virtuelle Microsoft Dataverse-tabeller muliggør problemfri integration med Dynamics 365 Finance and Operations-apps.

Meddelelse og overvågning

• Microsoft Teams leverer meddelelser i realtid til økonomiafdelingen ved resultater af fakturabehandling.

• Outlook/Exchange Online udløser arbejdsprocessen og meddelelser om fejl. Giver også mailorganisation via mappeadministration.

Overvejelser

Disse overvejelser implementerer søjlerne i Power Platform Well-Architected, et sæt vejledende principper, der forbedrer kvaliteten af en arbejdsbyrde. Få mere at vide i Microsoft Power Platform Well-Architected.

Pålidelighed

• Fejlisolation: Brug forsøgshente områder i Power Automate til at håndtere fortolkningsfejl, valideringsfejl og problemer med Dynamics 365-integration separat. Denne fremgangsmåde forhindrer én fejl i at blokere hele batchen.

• Identifikation af idempotens: Brug kombinationen af fakturanummer og leverandørens RFC til at forhindre duplikerede indsendelser i Dynamics 365, hvis en e-mail gendeliveres.

• Fallback-mekanismer: Brug sikkerhedskopiering af mailmapper og manuelle køsystemer til fakturaer, der ikke kan behandles automatisk. Denne fremgangsmåde sikrer, at ingen fakturaer går tabt.

• Dobbeltlagslogføring: Brug primær SharePoint og sekundær mailmeddelelse for at sikre synlighed af undtagelser, også selvom logføring mislykkes.

• Gentagelsespolitikker: Brug standardtimeouthåndtering (5-minutters aktionstimeout) med fangstområde-routing til håndtering af undtagelser.

Sikkerhed

• Adgangskontrol: Begræns indbakke, SharePoint-bibliotek og Dynamics 365-tjenestekonto til autoriseret personale.

• Databeskyttelse: Sørg for, at xml-vedhæftede filer, der indeholder følsomme leverandørdata, behandles sikkert. Implementer kryptering for følsomme felter, f.eks. bankkontooplysninger, hvis de findes i fakturaer.

• Overholdelse: Sørg for, at al fakturabehandling overholder finansforordningerne, f.eks. Sarbanes-Oxley Act (SOX), GST-krav (Goods and Services Tax)/HST (Harmonized Sales Tax) og andre lokale skatteregler, ved at implementere valideringsregler, der er i overensstemmelse med lovmæssige krav.

• Servicekonto: Brug minimale tilladelser (LÆS på VendorsV2/UnitsOfMeasure; OPRET kun på fakturatabeller).

Driftsmæssig ekspertise

• Standardisering: Kræv, at alle leverandører bruger ensartede XML-skemaformater til at forenkle fortolkningslogik. Giv leverandører XML-skabeloner for at sikre kompatibilitet.

• Dokumentation: Opret runbooks til almindelige fejlscenarier, fejlfinding af XML-format og konfigurationsændringer i Dynamics 365. Dokumentér alle anvendte udtryk og valideringsregler.

• Supportproces: Oplær økonomi- og it-supportteams i, hvordan du diagnosticerer flowfejl ved hjælp af Kørselshistorik i Power Automate, finder fejl i logge og udfører manuelle genoprettelsesprocedurer.

• Ændringsstyring: Evaluer alle ændringer af fortolkningslogik, valideringsregler og Dynamics 365-tilknytninger i et udviklingsmiljø før udrulningen af produktionen. Brug versionsstyring til Eksport af Power Automate-flow.

Ydeevneeffektivitet

• Batchtilstand: Når mere end 200 fakturaer skal behandles pr. dag, skal du skifte til et planlagt flow, der kører hvert 15. minut i stedet for at bruge en udløser pr. mail.

• Optimering: Overvåg kørselsvarigheden og fortolkningstiden for flowet. I forbindelse med komplekse XML-strukturer skal du optimere udtryk for at minimere behandlingsspild. Implementer cachelagring for leverandøropslag for at undgå redundante Dynamics 365-forespørgsler.

• Connectorbegrænsninger: Vær opmærksom på Power Automate-grænser. I forbindelse med store mængder skal du implementere kømekanismer ved hjælp af Dataverse-tabeller.

• Skalerbarhed: I takt med at fakturamængden vokser, overgår fra udløsere pr. mail til batchbehandling. Brug planlagte flow, der behandler flere fakturaer parallelt ved hjælp af en Anvend på hver løkke med samtidighedsindstillinger.

Optimering af oplevelse

• Selvbetjening: Økonomibrugere kan manuelt prøve mislykkede fakturaer ved hjælp af en Power Apps-knap (ingen it-afhængighed).

• Gennemsigtighed: SharePoint-dashboard viser status for behandlingskø; Power BI indeholder detaljerede analyser.

• Ryd meddelelser: Struktureret mailformat med sektioner: Oversigt, Vedhæftede filer, Fejloplysninger, Anbefalet handling.

• Mål-SLA: 95 % automatiserede fakturaer behandlet inden for to timer fra mailkvittering.

Ansvarlig kunstig intelligens

• Retfærdighed: Oplær brugerdefinerede promptmodeller med forskellige data for at minimere bias.

• Pålidelighed og sikkerhed: Overvåg løbende AI-output for at sikre, at de er nøjagtige og handlingsvenlige. Et menneske med overvågningsansvar gennemgår uregelmæssigheder og undtagelser.

• Beskyttelse af personlige oplysninger og sikkerhed: Sørg for, at ai-promptprocesser overholder gældende bestemmelser om beskyttelse af personlige oplysninger.

• Inclusiveness: Understøtter behandling af dokumenter på flere sprog. Et menneske kan gennemse dokumentet, hvis AI Builder har problemer med at fortolke oplysningerne.

• Gennemsigtighed: Alle AI-output kan spores, og logfiler er tilgængelige for revision.

• Ansvarlighed: Brug menneskelig inddragelse for at sikre ansvarlighed i forbindelse med vigtige beslutninger.

Næste trin

• Gennemse og tilpas KRAVENE til XML-skemaet i leverandør community'et.
• Planlæg pilotudrulning med to til tre store leverandører.
• Konfigurer testmiljøet for brugeraccepttest (UAT) og validering.
• Planlæg videnoverførselssessioner med AP-teamet.
• Opret serviceniveauaftalemål for fakturabehandling, f.eks. automatisering af 95 procent af fakturaer inden for to timer.
• Planlæg fase 2 for at inkludere andre dokumenttyper (pullanmodninger, kvitteringer, kreditnotaer).

Bidragydere

Microsoft vedligeholder denne artikel. Følgende bidragydere skrev denne artikel.

Hovedforfattere:

• Pratik Kasat, teknisk arkitekt

Tilknyttede ressourcer

Power Platform:

• Power Automate-cloudflow
• Opret en brugerdefineret prompt
• Brug din prompt i Power Automate

Dynamics 365:

• Dokumentation til Dynamics 365 Finance and Operations-program
• Oversigt over dataenheder
• Dynamics 365-connector

Overholdelse:

• CFDI-specifikationer
• SUNAT Peru
• Godt Arkitekteret Power Platform