Upload filer til SharePoint med metadata fra modeldrevne apps

I denne referencearkitektur beskrives det, hvordan du bruger en brugerdefineret side i en modeldreven app til at hente metadata under upload af dokumenter til SharePoint. Denne fremgangsmåde forbedrer brugeroplevelsen i modeldrevne apps og understøtter dokumentstyring og søgevenlighed i SharePoint ved at gennemtvinge metadata på uploadtidspunktet.

Tip

Artiklen indeholder et eksempel på et scenarie og en visuel repræsentation, der illustrerer, hvordan brugerdefinerede sider kan bruges til metadataorienterede dokumentoverførsler fra modeldrevne apps til SharePoint. Denne løsning er et generelt eksempel på scenariearkitektur, som kan bruges til mange forskellige scenarier og brancher.

Arkitekturdiagram

Diagram over Power Apps modeldrevne app, der starter en brugerdefineret side, udløser et Power Automate cloudflow til upload af filer til SharePoint og opretter poster i Dataverse.

Workflow

  1. En bruger åbner en modeldrevet app og navigerer til en post, der kræver dokumentupload (f.eks. en sag, en kontakt eller en konto).

  2. Brugeren vælger handlingen Upload dokument (kommandolinjeknap), der starter en brugerdefineret side som en dialogboks i den modeldrevne app.

  3. Den brugerdefinerede side indeholder:

    1. Filvalg (enkelt- eller flervalgsfiler).
    2. Metadatafelter, der er justeret i forhold til SharePoint kolonner i dokumentbiblioteket.
    3. Validering og vejledning baseret på forretningsregler.
    4. Kontekst for den oprindelige post via post-id'en i URL'en til den modeldrevne applikation.

  4. Når brugeren sender formularen, aktiverer den brugerdefinerede side et Power Automate cloudflow.

  5. Power Automate:

    1. Overfører filerne til destinationen SharePoint dokumentbibliotek og/eller mappe baseret på den ønskede placeringslogik i flowet.

    2. Angiver SharePoint metadata ved hjælp af værdier, der er angivet på den brugerdefinerede side.

    3. Opretter eller opdaterer den tilsvarende dokumentplaceringspost i Dataverse for at bevare bagudkompatibilitet med den indbyggede dataverse og SharePoint integration.

  6. De overførte dokumenter er:

    • Knyttet til den oprindelige Dataverse-post.
    • Søgbar og kan filtreres i SharePoint ved hjælp af metadata.

Scenariedetaljer

Organisationer bruger ofte SharePoint dokumentstyring med modeldrevne apps til at gemme dokumenter, der er relateret til forretningsposter. Den indbyggede SharePoint integration tillader dog ikke, at brugerne udfylder de påkrævede metadata under upload, hvilket fører til:

  • Ufuldstændige eller inkonsekvente metadata
  • Reduceret søgevenlighed og overholdelse af angivne standarder
  • Manuelt omarbejde for at klassificere dokumenter efter upload

Denne arkitektur løser disse begrænsninger ved at introducere en brugerdefineret sidebaseret uploadoplevelse, der henter metadata på overførselstidspunktet. Denne fremgangsmåde forbedrer datakvaliteten, brugeroplevelsen og overholdelse af angivne standarder, samtidig med at den forbliver fuldt ud inden for Power Platform og Microsoft 365 økosystem.

Forretningsværdien omfatter:

  • Forbedret dokumentstyring og metadatakvalitet
  • Ensartet brugeroplevelse integreret i modeldrevne apps
  • Reduceret manuel indgriben og omklassificering
  • Udvidelse af komplekse arbejdsprocesser uden brugerdefineret kode

Komponenter

Power Apps (modeldrevet app): Hoster kerneforretningsoplevelsen og leverer konteksten for dokumentupload.

Power Apps brugerdefineret side: Giver en fleksibel brugergrænseflade med lav kode til filupload og metadatahentning, der vises som en modal dialogboks i den modeldrevne app.

Power Automate: Orkestrerer filupload, metadatatildeling og valgfri downstreamprocesser ved hjælp af oprindelige SharePoint- og Dataverse-connectors.

SharePoint: Fungerer som dokumentlager, der leverer dokumentstyring, metadata, versionering og sikkerhed.

Microsoft Dataverse: Gemmer forretningsdata og dokumentplaceringsposter, der sammenkæder SharePoint dokumenter med modeldrevne appposter.

Overvejede alternativer (højere udviklings- og vedligeholdelsesindsats):

Overvejelser

Disse overvejelser implementerer søjlerne i Power Platform Well-Architected, et sæt vejledende principper, der forbedrer kvaliteten af en arbejdsbyrde. Få mere at vide i Microsoft Power Platform Well-Architected.

Pålidelighed

Denne arkitektur sikrer pålidelig dokumentupload og metadataholdenhed på tværs af platformkomponenter.

  • Afkoblet brugergrænseflade og lager: Den brugerdefinerede side håndterer brugerinteraktion og datahentning. SharePoint administrerer fillagring og metadatas vedholdenhed, og Dataverse forbinder mellem SharePoint og modeldrevne app-poster.

  • Håndtering af transaktionsdokument: Tildeling af dokumentupload og metadata er en enkelt logisk handling. Hvis metadataprogrammet mislykkes, gentages eller annulleres overførslen, så du ikke får tabte eller delvist klassificerede dokumenter.

  • Platform-oprindelig holdbarhed: SharePoint leverer indbygget holdbarhed, versionering og redundans til dokumentlagring. Dataverse sikrer pålidelig fastholdelse af dokumentplacering og forretningsdata.

  • Retry- og fejlhåndtering: Power Automate bruger oprindelige forsøgspolitikker og fejlhåndtering til at administrere midlertidige fejl, når der interageres med SharePoint eller Dataverse. Denne fremgangsmåde forbedrer robustheden uden at introducere brugerdefineret infrastruktur.

Sikkerhed

Sikkerhed gennemtvinges konsekvent på tværs af brugeroplevelsen, orkestrering og lagerlag.

  • Identity-baseret adgangskontrol: Brugere godkender via Microsoft Entra ID. Rollebaseret sikkerhed og SharePoint tilladelser styrer adgangen til den modeldrevne app, den brugerdefinerede side og SharePoint dokumenter.

  • Design med færrest rettigheder: Brugerne kan kun uploade og få vist dokumenter for poster, de har tilladelse til at få adgang til i Dataverse.

  • No direct SharePoint exposure: Brugerne interagerer aldrig direkte med SharePoint biblioteker. Alle uploads sker via den brugerdefinerede side i den modeldrevne app, hvilket reducerer risikoen for at tilsidesætte forretningsregler eller metadatakrav.

  • Sikret brug af connectorer: Power Automate-forbindelser bruger administrerede identiteter eller tjenesteprincipaler, hvor det er nødvendigt.

  • Datagrænsekonsistens: Metadata, der registreres på den brugerdefinerede side, valideres i forhold til Dataverse- og SharePoint-skemaer, hvilket forhindrer indsprøjtning af uautoriserede eller forkert udformede værdier.

Driftsmæssig ekspertise

Arkitekturen lægger vægt på vedligeholdelse, observabilitet og lethed ved ændringer.

  • Mulig kodeudvidelse: Ved hjælp af brugerdefinerede sider og Power Automate kan du ændre metadatakrav, valideringsregler eller uploadfunktionsmåden uden at geninstallere brugerdefineret kode.

  • Klar adskillelse af bekymringer:

    • Modeldrevet app: Forretningskontekst og navigation
    • Brugerdefineret side: Overførsel af dokumenter og hentning af metadata
    • Power Automate: Orkestrering og integration
    • SharePoint: Dokumenthåndtering og overholdelse af angivne standarder

  • Overvågning og diagnosticering: Power Automate kørselshistorik og Dataverse-overvågning giver indblik i uploadfejl, metadataproblemer og brugeradfærd. Du kan udvide denne overvågning til brug sammen med Azure Application Insights, hvis det er nødvendigt.

  • Environment-strategijustering: Løsningen understøtter standardmiljøstrategier for Power Platform (udvikling, test og produktion) ved hjælp af administrerede løsninger og miljøvariabler til SharePoint mål.

  • Change isolation: Du kan afspejle ændringer af metadataskemaer i SharePoint i brugergrænsefladen for brugerdefinerede sider, uden at det påvirker den underliggende modeldrevne appstruktur.

Ydeevneeffektivitet

Overvejelser i forbindelse med ydeevnen fokuserer på at minimere brugerventetiden og unødvendig behandling.

  • Upload af enkelt interaktion: Den indledende upload henter og anvender metadata, så du undgår sekundære manuelle opdateringer eller oparbejdning i baggrunden.

  • Modal, inkontekst-brugergrænseflade: Den brugerdefinerede side kører som en modal dialogboks i den modeldrevne app. Denne fremgangsmåde reducerer sidenavigationen og forbedrer den opfattede responstiden.

  • Asynkron behandling: Ikke-kritiske handlinger efter upload, f.eks. meddelelser eller klassificering, håndteres asynkront, så brugeren ikke blokeres.

  • Optimized dataoverførsel: Filer overføres direkte til SharePoint ved hjælp af oprindelige connectors i stedet for midlertidigt at gemme dem i Dataverse.

  • Skalerbare platformtjenester: SharePoint og Power Automate skaleres automatisk for at understøtte forskellige dokumentmængder uden manuel kapacitetsplanlægning.

Optimering af oplevelse

Denne arkitektur giver en ensartet, intuitiv brugeroplevelse.

  • Kontekstafhængig dokumentupload: Brugere uploader dokumenter direkte fra den relevante forretningspost, så systemet automatisk tilknytter dokumentet korrekt.

  • Registrering af automatiserede metadata: Den brugerdefinerede side gennemtvinger påkrævede metadata, leverer validering og kan dynamisk justere felter baseret på dokumenttype eller postkontekst.

  • Reduceret kognitiv belastning: Modal interaktion holder brugerne fokuseret på opgaven uden at navigere væk fra den modeldrevne app.

  • Konsekvens med Power Platform UX: Løsningen bruger oprindelige Power Apps kontrolelementer og mønstre, der sikrer tilgængelighed, svartid og kendskab.

  • Øjeblikkelig feedback: Brugerne modtager en bekræftelse på, at dokumenter og metadata gemmes, hvilket øger tilliden til og tilliden til systemet.

Bidragydere

Microsoft vedligeholder denne artikel. Følgende bidragydere skrev denne artikel.

Hovedforfattere:

  • Last updated on