Salgsreturneringer

Denne artikel indeholder oplysninger om processen for returordrer. Det indeholder oplysninger om returneringer fra kunder og deres virkning på efterkalkulation og disponible lagerantal.

Kunder kan returnere varer af forskellige årsager. En vare kan f.eks. være defekt, eller den opfylder ikke kundens forventninger. Returvareprocessen starter, når en kunde afgiver en anmodning om at returnere en vare. Når kundens anmodning er modtaget, oprettes en returordre.

Returordreproces

I følgende illustration vises en oversigt over returvareprocessen.

Der er to typer returordreprocesser: fysisk returnering og kun kreditering.

• Fysisk returnering – Returordren godkender den fysisk returnering af produkter.
• Kun kreditering – Returordren godkender en kundekreditering, men kræver ikke, at kunden fysisk returnerer varerne.

Fysisk returordreproces

1. Opret en returordre. Dokumenterer formelt godkendelsen til kunden til at returnere alle defekte eller uønskede produkter. Returordren kræver ikke, at virksomheden accepterer de returnerede produkter eller giver kunden en kredit. Hvis returnering accepteres, kan du godkende, at der sendes en erstatningsvare, før den defekte vare returneres.
2. Ankommer til lageret til inspektion. Fuldfør en indledende kontrol, og valider i forhold til returordredokumentet. Returordren understøtter også karantæne af de returnerede varer for yderligere inspektion og kvalitetskontrol.
3. Bestem disposition. Afslut inspektionsprocessen, og beslut, hvad der skal ske med de returnerede produkter. Som en del af dette trin skal du beslutte, om du kreditér kunden, afviser produktangivelsen eller accepterer produktangivelsen, kasserer produktet og derefter sender et erstatningsprodukt til kunden.
4. Generér en følgeseddel. Generér en følgeseddel, og udfør den dispositionsbeslutning, du foretog i trin 3. Færdiggør logistikprocesserne.
5. Generere en faktura. Luk returordren.

Proces for kun kreditering

1. Opret en returordre. Dokumenterer formelt godkendelsen til kunden til at modtage en kreditnota uden at returnere de defekte eller uønskede produkter. Dispositionskoden Kun kreditering godkender beslutningen om, at kreditere kunden uden fysisk returnering.
2. Generere en faktura. Generér en kreditnota, og luk derefter returordren.

RMA (Return Materials Authorization)

RMA-behandling (Return Material Authorization) bygger på salgsordrefunktionalitet. En RMA er registreret som en returordre, der er oprettet som en salgsordre, og kan have en anden salgsordre, der er knyttet til den, kaldes en erstatningsordre. Begge salgsordrer sammenkædes med det oprindelige RMA-nummer.

• Returordre – Hvis du vil registrere en RMA, skal du oprette en returordre, som er en salgsordre af typen Returordre. Eventuelle ændringer, du foretager af RMA-oplysningerne, opdateres automatisk i salgsordren. Indtil returordren har statussen Åben, vises den ikke på listen over salgsordrer. Du kan bruge RMA til at håndtere ankomsten og modtagelsen af de returnerede varer samt til at godkende dispositionshandlingen kun kreditering (se afsnittet Dispositionskoder og dispositionshandlinger). Alle andre opfølgende processer skal håndteres i salgsordren.
• Erstatningsordre – Når en erstatningsordre skal leveres til kunden, kan RMA'en kan omfatte en anden tilknyttede salgsordre. Du kan manuelt oprette en erstatningsordre for RMA'en til at understøtte for øjeblikkelig levering. Alternativt kan erstatningsordren oprettes automatisk efter modtagelse, inspektion og kvittering er fuldført for det RMA-linjeelement, der har en dispositionskode, der angiver erstatning. Erstatningsordren har de samme funktioner, der er knyttet til en salgsordre. Du kan f.eks. bruge den til at konfigurere et brugerdefineret produkt som erstatningsvare, oprette en produktionsordre for at reparere en returneret vare, oprette en indkøbsordre til direkte levering for at sende erstatningen fra en leverandør eller understøtte andre formål.

Oprette en returordre

Returordreprocessen starter, når en kunde kontakter organisationen for at returnere et defekt eller uønsket produkt og/eller for at få en kreditnota. Når din virksomhed accepterer returnering, dokumenteres returneringen ved en returordre. Denne returordre bliver kontaktpunktet i den interne behandling af det returnerede produkt. Følgende illustration viser fremgangsmåden for oprettelse af en returordre.

Opret et returordrehoved.

Når du opretter en returordre, skal du medtage oplysningerne i følgende tabel.

Opret returordrelinjer

Når du har fuldført returhovedet, skal du oprette returlinjer ved hjælp af en af følgende metoder:

• Du kan angive oplysninger om varen, antal og andre oplysninger for hver returvarelinje manuelt.
• Opret en returlinje ved hjælp af funktionen Find salgsordre. Brug denne funktion, når du opretter en returordre. Funktionen Find salgsordre opretter en reference fra returlinjen til den fakturerede salgsordrelinje og henter linjeoplysninger som varenummer, antal, pris, rabat og omkostningsværdier fra salgslinjen. Referencen er med til at sikre, at når produktet returneres til virksomheden, er det værdisat til samme kostpris, som det blev solgt til. Referencen validerer også, at der ikke oprettes returordrer for en mængde, der overstiger det antal, der blev solgt på fakturaen.

Gebyrer

Gebyrer og afgifter kan føjes til returordren gennem en eller flere af følgende metoder:

• Føj gebyrer manuelt til returordrehovedet, returordrelinjen eller begge dele.
• Gebyrer kan føjes automatisk til returordrehovedet som funktion af returårsagskoden.
• Gebyrer kan føjes automatisk til returordrelinjen baseret på linjens dispositionskode.

Gebyrer tilføjes automatisk efter en returårsagskode eller dispositionskode, der er knyttet til linjen. Hvis årsagskoden ændres senere, fjernes den eksisterende gebyrpost ikke, men en ny gebyrpost kan tilføjes på basis af den nye årsagskode. Når du føjer gebyrer til returordrelinjer, bliver gebyrer, der beregnes som en procentdel af linje- eller ordreværdien, negative, når linjen eller linjeordren er negativ, medmindre procentdelen også er et negativt tal. Et gebyr, der har en negativ værdi, repræsenterer en kreditering til kunden.

Årsagskoder for returneringer

Ved at anvende årsagskoder til returneringer, kan du hjælpe med til at gøre det nemmere at analysere returmønstre. Årsagskoder indeholder oplysninger om, hvorfor en kunde ønsker at returnere varer. Nogle organisationer har mange årsagskoder. Disse organisationer kan gruppere årsagskoderne i årsagskodegrupper for at få et bedre overblik og for akkumuleret rapportering.

Dispositionskoder og dispositionshandlingerne

Et vigtigt trin i returordreprocessen er at tildele en dispositionskode til returordrelinjen som en del af modtagelsesregistreringen. Dispositionskoden bestemmer følgende oplysninger:

• De finansielle følger – Skal kunden krediteres for de returnerede varer, og skal eventuelle gebyrer føjes til returordrelinjen?
• Dispositionen af den returnerede vare – skal varen føjes tilbage til lageret, kasseres eller returneres til kunden?
• Logistik for den returnerede vare – Skal der udstedes en erstatningsvare til kunden?

Ud over at bestemme, hvordan returvarerne skal afhændes, kan dispositionskoder medføre, at der opkræves gebyrer på returlinjen. De kan også bruges til at gruppere returneringer til statistiske analyser. Dispositionskoder er defineret som en del af opsætningen af returordrer. Men hver dispositionskode skal referere til en af de indbyggede dispositionshandlinger. Følgende tabel indeholder de indbyggede dispositionskoder og deres handlinger. Vigtigt: Hvis et element ikke skal returneres, men kunden stadig skal krediteres, skal du tildele dispositionskoden Kredit kun til returlinjen.

Ankommer til lageret til inspektion

Før du kan modtage returnerede varer på lageret fysisk ved at bogføre en følgeseddel, skal varerne gennemgå ankomstregistrering og valgfri inspektion. I følgende illustration vises en oversigt over ankomstprocessen. I følgende afsnit beskrives de enkelte trin, som vises i illustrationen.

Processen har flere andre variationer, som ikke er beskrevet i denne artikel. Her er nogle af disse variationer.

• Brug ikke listen Modtagelsesoversigt til at oprette en modtagelseskladde. Opret i stedet modtagelseskladden manuelt. Returordrer har Salgsordre som reference.
• Hvis du bruger lokationsstyring, kan du generere palletransporter. Returlinjen har statussen Ankom under palletransport.
• Registrer modtagelsen af den returnerede vare direkte fra returordrelinjen ved hjælp af funktionen Registrering.

Under ankomstprocessen integreres returneringer med den generelle proces til modtagelse af lager. Modtagelsesprocessen understøtter også oprettelse af karantæneordrer for returnerede varer, der skal underkastes en særskilt undersøgelse.

Identificer produkter på listen Modtagelsesoversigt

Siden Modtagelsesoversigt viser en liste over alle planlagte indgående modtagelser.

Rediger modtagelseskladden

Når du angiver indstillingen Karantænestyring til Ja, kan du oprette en karantæneordre for returlinjen. Hvis en linje sendes i karantæne til inspektion, kan du ikke angive en dispositionskode.

Hvis du angiver indstillingen Karantænestyring til Ja i varens lagermodelgruppe, er indstillingen Karantænestyring på siden Kladdelinjer markeret for kladdelinjen Ankomst og kan ikke ændres. Hvis linjen sendes i karantæne, skal du angive det relevante karantænelagersted.

Hvis modtagelseslinjen ikke sendes til inspektion, skal lagerstedets modtagelsesassistent angive dispositionskoden direkte på modtagelseskladdelinjen og derefter bogføre modtagelseskladden. Hvis den samme dispositionskode ikke skal tildeles til hele antallet af returlinjen, eller hvis det fulde antal på linjen ikke modtages, skal du opdele linjen. Når du opdeler en modtagelseskladdelinje, opdeler du også returlinjen (SalesLine) og opretter et nyt parti-ID. Du kan opdele linjen ved at reducere antallet på modtagelseskladdelinjen. Når kladden bogføres, oprettes en ny returlinje, der har status som Forventet for den resterende mængde. Du kan også opdele linjen ved at klikke på Funktioner>Opdel.

Behandl karantæneordren

Hvis de returnerede produkter sendes til inspektion på karantænelagerstedet, foretages der yderligere behandling i en karantæneordre. Der oprettes én karantæneordre for hver modtagelseslinje, der sendes i karantæne. Dispositionskoden angiver resultatet af inspektionsprocessen.

Du kan opdele en karantæneordre, ligesom du kan opdele modtagelseskladden. Hvis du opdele karantæneordren, kan du få en tilsvarende opdeling af returlinjen. Når du har angivet dispositionskoden, skal du fuldføre karantæneordren ved hjælp af funktionen End eller funktionen Report as finished . Hvis du vælger Færdigmeld, oprettes der en ny modtagelse i det angivne lagersted. Du kan derefter behandle denne ankomst ved hjælp af siden Modtagelsesoversigt.

Hvis ankomsten stammer fra en karantæneordre, kan du ikke ændre den dispositionskode, der er tildelt under inspektionen. Hvis du fuldfører karantæneordren ved hjælp af funktionen Afslut, registreres partiet automatisk. Nogle gange sendes en vare måske tilbage fra karantæne til forsendelses- og modtagelsesafdelingen. Hvis karantæneinspektøren f.eks. ikke ved, hvor varen skal opbevares på lageret. I dette tilfælde skal du opdatere den tilsvarende følgeseddel for at registrere den korrekt og reagere på den dispositionskode, der er angivet på grund af karantænen.

Bekræftelse af modtagelsen kan sendes til kunden, når returlinjen registreres. Rapporten Bekræftelse af returnering ligner returordredokumentet. Rapporten Bekræftelse af returnering journaliseres ikke eller registreres på anden måde i systemet, og det er ikke et nødvendigt trin i returordreprocessen.

Erstat et produkt

Der er to metoder til håndtering af produkterstatning:

• Forudgående erstatning – Erstat et produkt, før det returnerede produkt modtages fra kunden.
• Udskiftning af dispositionskode – Opret automatisk en ny erstatningsordrelinje.

Forudgående erstatning

I forudgående erstatning kan erstatningsvaren leveres til kunden, inden varen er returneret. Denne metode er nyttig, hvis varen f-eks. er en del af en maskine, som ikke kan fjernes, medmindre der er en reservedel tilgængelig til at overtage pladsen, eller hvis du bare ønsker, at kunden skal have erstatningsproduktet så hurtigst muligt. Forudgående erstatning-ordren er en uafhængig salgsordre. Oplysningerne i hovedet er initialiseret fra kunden, og linjeoplysningerne initialiseres fra returordren. Du kan redigere, behandle og slette erstatningsordre uafhængigt af returordren. Når du sletter en erstatningsordre, modtager du en meddelelse om, at ordren er oprettet som en erstatningsordre. I følgende illustration vises processen for forudgående erstatning.

Returordren indeholder en reference til erstatningsordren. Hvis du opretter en forhåndserstatningsordre for en returordre, før den defekte vare returneres, kan du ikke vælge dispositionskoder til erstatning, når den defekte vare er returneret.

Udskiftning af dispositionskode

Hvis du sender en erstatningsvare til kunden og bruger handlingen Erstat og kasseret eller Erstat og kreditdisposition på returordren, skal du bruge den proces, der vises i følgende illustration.

Erstatningsvaren leveres ved hjælp af en uafhængig salgsordre, erstatningssalgsordren. Denne salgsordre oprettes, når følgesedlen for returordren genereres. Ordrehovedet bruger oplysninger fra kunden, som returordrehovedet refererer til. Linjeoplysningerne indsamles fra de data, der er angivet på siden Erstatningselement . Siden Erstatningsvare side skal være udfyldt for linjer, der har dispositionshandlinger, der starter med ordet "Erstat". Dog er hverken antallet eller identiteten af erstatningsvaren godkendt eller begrænset. På denne måde er der mulighed for tilfælde, hvor kunden ønsker den samme vare, men i en anden konfiguration eller størrelse, og også for tilfælde hvor kunderne ønsker en helt anden vare. Du angiver som standard et identisk element på siden Erstatningselement . Du kan dog vælge et andet element, forudsat at funktionen er konfigureret.

Generér en følgeseddel

Før du kan modtage returnerede varer på lager, skal du opdatere følgesedlen for den ordre, som varerne tilhører. Ligesom fakturaopdateringsprocessen er opdateringen af den økonomiske transaktion, er følgeseddelopdateringsprocessen den fysiske opdatering af lagerposten. Denne proces indfører med andre ord ændringerne på lageret. I tilfælde af returnering implementeres de trin, der er tildelt dispositionshandlingen, under opdateringen af følgesedlen. Når du genererer følgesedlen, indtræffer følgende hændelser:

• I lageret udfører standardprocessen en fysisk modtagelse. Finansposteringer oprettes, hvis lagermodelgruppen (Bogfør fysisk varelager) og debitorparametrene (Bogfør følgeseddel i Finans) er indstillet korrekt.
• Varer, der er markeret med en dispositionshandling, der indeholder ordet "spild", kasseres, og lagertabet bogføres i Finans.
• Varer, der er markeret med handlingen Returner til kundedisposition , modtages og leveres til kunden. Disse varer har ingen indflydelse på lageret.
• Der oprettes en erstatningssalgsordre. Denne salgsordre er baseret på oplysninger på siden Erstatningsvare.

Du kan generere følgesedlen kun for linjer, der har returneringsstatussen Registreret, og kun for det fulde antal på returlinjen. Hvis flere linjer i returordren har statussen Registreret, kan du generere følgesedlen for en delmængde af linjerne ved at slette linjerne fra siden Bogfør følgeseddel.

Delleverancer defineres ved hjælp af returordrelinjer, ikke ved hjælp af returordreforsendelser. Hvis du derfor modtager hele det antal, der er angivet på én returordrelinje, men intet fra de andre linjer i returordren, er leverancen ikke en delleverance. Hvis en returordrelinje derimod angiver, at ti enheder af en vare skal returneres, men du kun modtager fire, er det en delleverance. Hvis ikke alle de forventede returvarer ankommer, kan du sætte forsendelsen til side og vente på, at resten af det returnerede antal ankommer. Alternativt kan du registrere og bogføre delmængden. Som en del af posteringsprocessen for følgesedler, kan du knytte følgesedlens referencenummer fra kundens forsendelsesdokumenter til ordrelinjerne. Denne tilknytning er valgfri og er kun til orientering. Den opretter ikke nogen transaktionsopdateringer.

Generelt kan du springe over følgeseddelprocessen og gå direkte til fakturering. I dette tilfælde færdiggøres de trin, du vil have udført under genereringen af følgesedlen, under fakturering.

Generér en faktura

Selvom siden Returordre indeholder de oplysninger og handlinger, der kræves for at håndtere de særlige logistiske aspekter af returordren, skal du bruge siden Salgsordre til at fuldføre faktureringsprocessen. Din organisation kan derefter fakturere returordrer og salgsordrer samtidig, og den samme person kan fuldføre faktureringsprocessen efter behov. Hvis du vil have vist returordren fra siden Salgsordre, skal du klikke på linket til salgsordrenummeret for at åbne den tilknyttede salgsordre. Du kan også finde returordren på siden Alle salgsordrer. Returordrer er salgsordrer, der har ordretypen Returneret ordre.

Kreditrettelse

Kontroller, at forskellige gebyrer er korrekte, som en del af faktureringsprocessen. Hvis du vil foretage finansbogføringskorrektioner (Storno), skal du overveje at bruge indstillingen Kreditkorrektion under fanen Andet på siden Bogføring af faktura , når du bogfører fakturaen/kreditnotaen.

Opret interne ordrer

Du kan fuldføre returordrer mellem to firmaer i organisationen. Følgende scenarier understøttes:

• Enkle interne returneringer mellem to virksomheder, der deltager i en intern relation
• En intern kæde, der er etableret, når der oprettes en returordre for kunden i den sælgende virksomhed
• En intern kæde, der er etableret, når der oprettes en returordre til leverandøren i den købende virksomhed
• Forsendelsesreturneringen med direkte levering mellem en ekstern kunde og to selskaber, der deltager i en intern relation

Konfiguration

Følgende illustration viser den mindste konfiguration, der kræves, for at to firmaer kan deltage i en intern relation og drage fordel af intern handel.

I følgende scenarie er CompBuy den købende virksomhed, og CompSell er den sælgende virksomhed. Normalt leverer den sælgende virksomhed varer til enten den købende virksomhed eller i scenarier med direkte levering direkte til slutkunden. I CompBuy er kreditoren IC_CompSell defineret som et internt slutpunkt, der er tilknyttet firmaet CompSell. I CompSell er kunden IC_CompBuy samtidig defineret som et internt slutpunkt, der er tilknyttet firmaet CompBuy. De relevante oplysninger om handlingspolitik og værditilknytninger skal være defineret i begge firmaer. I et scenarie med direkte levering oprettes en intern returordre, der også er en intern salgsordre, i den sælgende virksomhed. RMA-nummeret for den interne returordre kan hentes fra RMA-nummerserien i CompSell, eller den kan kopieres fra RMA-nummeret, der er tilknyttet den oprindelige returordre i CompBuy. Indstillingerne for RMA-nummer på handlingspolitikken PurchaseRequisition i CompBuy bestemmer disse handlinger. Hvis RMA-nummeret synkroniseres, skal du planlægge at minimere risikoen for sammenfald af numre, hvis de to virksomheder bruger samme nummerserie.

Enkle interne returneringer

Dette scenario omfatter to firmaer i samme organisation, som vist i følgende illustration.

Ordrekæden kan etableres, når der oprettes en returordre til leverandøren i den købende virksomhed, eller der oprettes en kundereturordre i den sælgende virksomhed. Den tilsvarende ordre oprettes i et andet firma og sørger for, at hoved- og linjeoplysningerne på returordren til leverandøren afspejler indstillingerne for kundereturordren. Den returordre, der er oprettet, kan enten inkludere eller udelade referencen (Find salgsordre) til en eksisterende debitorfaktura. Følgesedler og fakturaer i de to ordrer kan behandles individuelt. Du behøver f.eks. ikke at oprette en følgeseddel for returordren til leverandøren, før du genererer følgesedlen til kundereturordren.

Returneringer af direkte leveringer mellem tre parter

Dette scenarie kan etableres, hvis et tidligere salg af typen Direkte levering er fuldført, og hvis der findes en faktura mod kunden i det firma, der interagerer med kunden. I følgende illustration har virksomheden CompBuy tidligere solgt og faktureret produkter til kunden Extern. Produkterne blev leveret direkte fra firmaet CompSell til kunden via en intern ordrekæde.

Hvis kunden Extern ønsker at returnere produkterne, oprettes der en returordre (RMA02) for kunden i firmaet CompBuy. Hvis du vil oprette den interne kæde skal returvareordren mærkes til direkte levering. Når du bruger funktionen Find salgsordre til at finde debitorfakturaen, der skal returneres, etableres en intern ordrekæde, der består af følgende dokumenter:

• Oprindelig returordre: RMA02 (firma CompBuy)
• Indkøbsordre: PO02 (firma CompBuy)
• Intern returordre: RMA_00032 (firmaet CompSell)

Når du har oprettet den interne kæde med direkte levering, skal al fysisk håndtering og behandling af returnering ske i forbindelse med den interne returordre, RMA_00032 i virksomheden CompSell. Du kan ikke modtage produkterne i virksomheden CompBuy. Når du tildeler en dispositionskode til den interne returordre, synkroniseres den med den oprindelige returordre for at muliggøre korrekt fakturering af den oprindelige ordre.

Bogfør i finans

Nogle få vigtige indstillinger og parametre påvirker de finansposter, der genereres, når returordren faktureres:

• Returkostpris – for andre lagermodeller end Standardomkostning bestemmer parameteren Returkostpris varens omkostning, når den accepteres på lageret igen eller kasseres. Hvis du vil beregne en korrekt værdiansættelse af lageret, skal du angive parameteren Returomkostningspris korrekt. Hvis du bruger funktionen Find salgsordre til at oprette en returordrelinje, der har en reference til en kundefaktura, svarer returkostprisværdien til kostprisen for den vare, der sælges. Ellers kommer kostprisværdien fra vareopsætningen, eller du kan angive den manuelt.
• Kreditkorrektion/Storno – Parameteren Kreditkorrektion på siden Bogføringsfaktura bestemmer, om posteringer registreres som positive poster (DR/CR) eller som korrigerende negative poster.

I følgende eksempler repræsenteres returomkostningen som Inv. Kostpris.

Eksempel 1: Returvareordren henviser ikke til en debitorfaktura

Returvareordren henviser ikke til en debitorfaktura. Den returnerede vare krediteres. Parameteren Kreditrettelse er ikke markeret, når returordrefakturaen eller -kreditnotaen oprettes.

Eksempel 2: Kreditrettelse er valgt for returordren

Eksempel 2 er det samme som eksempel 1, men parameteren Kreditrettelse er markeret, når returordrefakturaen oprettes.

Eksempel 3: Returordrelinjen er oprettet ved hjælp af funktionen Find salgsordre

I dette eksempel oprettes returordrelinjen ved hjælp af funktionen Find salgsordre. Parameteren Kreditrettelse er ikke markeret, når fakturaen oprettes.