Oversigt over Leverandørkommunikationsagent (prøveversion klar til produktion)

[Denne artikel er dokumentation til en foreløbig version og er med forbehold for ændringer.]

Indkøb af personale bruger en stor del af dagen på manuelle opgaver, der er relateret til kommunikation med leverandører, opfølgning med dem og vedligeholdelse af ændringer, der er relateret til indkøbsordrer. Disse opgaver har ofte lav kompleksitet, men de er manuelle og gentagne. Derfor er indkøbsafdelingen ivrige efter at automatisere dem. De kan derefter bruge den tid, de sparer på mere komplekse og meningsfulde opgaver. Automatisering af disse opgaver kan også hjælpe virksomheder med at spare på indkøbsomkostningerne.

Kommunikationen mellem indkøbsafdelinger og leverandører er ofte ustruktureret og udføres via mail, selv for virksomheder, der implementerer elektronisk dataudveksling (EDI) og virksomheder, der arbejder med tilbagevendende leverandører.

Leverandørkommunikationsagenten i Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management bruger AI til at automatisere mange kommunikationer med leverandører. Derfor kan købere fokusere på opgaver, der tilføjer mere værdi og kan være mere produktive.

Opfølgning på indkøbsordrer

Leverandørkommunikationsagenten kan automatisk generere mails, der minder leverandører om at bekræfte en indkøbsordre eller spørge, hvorfor en levering er forsinket. Derfor behøver køberne ikke at bruge tid på at finde de ordrer, der kræver opmærksomhed, og derefter skrive mails til dem. Agenten kan automatisk sende mails med det samme, eller den kan gemme dem som kladder, der kræver menneskelig gennemgang, før de kan sendes.

Få mere at vide i Opfølgning på indkøbsordrer ved hjælp af Leverandørkommunikationsagent.

Gør kommunikationen af indkøbsordre hurtigere

Leverandørkommunikationsagenten hjælper købere med at fremskynde kommunikationen med leverandører ved at gøre det muligt for Copilot at læse mails fra nogle eller alle leverandører.

Agenten kan bestemme, hvad hver mail handler om (f.eks. om det er en bekræftelse på en indkøbsordre eller en anmodning om ændring af indkøbsordre), og hvilke indkøbsordrenumre den gælder for. Agenten matcher derefter oplysninger, som den udtrækker fra mailen, til felter i systemet og angiver eventuelle ændringer. På denne måde kan købere gennemse netop disse oplysninger og opdatere felterne i systemet efter behov. De behøver ikke at åbne indkøbsordren manuelt og udføre alt arbejdet. De kan derefter bruge den tid, de sparer på andre opgaver, der tilføjer mere værdi.

Få mere at vide i Gennemse og anvend ændringer af indkøbsordrer, der er modtaget i leverandørmails.

Agenten hjælper specifikt med følgende scenarier:

• Forøg eller formindsk ordreantallet – Agenten registrerer en leverandørs anmodning om at øge eller reducere det bestilte antal ved at læse brødteksten i mailen og eventuelle vedhæftede filer (PDF). Den opsummerer den ønskede ændring, identificerer den påvirkede indkøbsordre og indkøbsordrelinje og markerer den til godkendelse, når det er nødvendigt.
• Annuller antal eller linje – agenten genkender, at leverandøren beder om at annullere (for én linje eller flere linjer) og matcher meddelelsen med den korrekte indkøbsordre og de korrekte linjer. Den indeholder en kort oversigt over, hvad der reduceres.
• Prisstigning eller -fald – Agenten registrerer en anmodet enhedsprisstigning eller -reduktion (herunder understøttende begrundelse, hvis det er angivet) ved at læse leverandørens e-mail og eventuel vedhæftet dokumentation. Den opsummerer den gamle i forhold til den nye pris (hvor den er tilgængelig) og markerer den som en kommerciel ændring, der kræver køberbeslutning eller godkendelse.
• Annuller saldo – når en leverandør angiver, at vedkommende ikke vil opfylde den resterende (åbne) saldo for en indkøbsordre, registrerer agenten denne hensigt og identificerer de berørte indkøbsordrer og linjer. Den opsummerer, hvilken del der annulleres (hvis angivet) og markerer den som en undtagelse, der typisk kræver køberindgreb (alternativ sourcing, genforhandling osv.).
• Opdatering af bekræftet leveringsdato – Hvis leverandøren bekræfter eller reviderer ordrebekræftelsesdatoen, udtrækker agenten datoændringen fra mailen eller den vedhæftede fil og linker den til den korrekte indkøbsordre. Den opsummerer, hvad der er ændret (tidligere i forhold til opdateret dato, hvis den findes) og viser det, så køberen hurtigt kan validere og acceptere.
• Opdatering af bekræftet afsendelsesdato (ETA baseret på ETD) – Når leverandøren kun angiver et anslået afgangstidspunkt (ETD) eller afsendelsesdato (ikke en ind i lagerdato ), registrerer agenten, hvilken dato der er angivet, og angiver det anslåede ankomsttidspunkt (ETA) dato. Agenten kan lære at udlede eller beregne den modtagende ETA ved hjælp af aftalte forudsætninger for transittid.
• Match måleenhed – Hvis leverandøren bruger en anden enhedsrepræsentation (f.eks. pakker i forhold til hver), identificerer agenten enhedsuoverensstemmelsen og udtrækker stadig hensigten med ændringen. Agenten kan lære eller standardisere enhedsmønstre over tid og præsentere en klar oversigt for køberen i stedet for at mislykke kampen.
• Opfølgning på ikke-bekræftet indkøbsordre – For indkøbsordrer, der ikke er bekræftet efter en defineret grænse (f.eks. syv dage), identificerer agenten forskellen og beder leverandøren om at følge op på det.
• Opfølgning på forsinket indkøbsordre – for indkøbsordrer, der er forsinket ud over en defineret tærskel, identificerer agenten forskellen og beder leverandøren om at følge op på det.

Agenten understøtter i øjeblikket ikke følgende scenarier:

• Opdeling af en linje i flere leveringer – Når en leverandør foreslår opdeling af levering (f.eks . send 30 nu, 70 senere), skal agenten udtrække den foreslåede leveringsopdeling fra mailen eller den vedhæftede fil og opsummere den. Det skal tydeligt fremhæve nye leveringsdatoer og -mængder, knytte dem til de korrekte indkøbsordrelinjer og opdele dem i flere leverancer. Dette scenarie understøttes ikke endnu.
• Ændring af lokation for leveringskvittering for en bestemt linje – Hvis leverandøren anmoder om afsendelse til et andet sted eller lager for en bestemt linje, skal agenten udtrække den nye leveringsplacering fra meddelelsen eller den vedhæftede fil og matche den med indkøbsordrelinjen. Den bør opsummere den ønskede ændring af webstedet og fremhæve den som en logistikpåvirkningsopdatering, der kræver gennemgang, før den accepteres. Dette scenarie understøttes ikke endnu.
• Ændring af leverandør for en bestemt linje – Når en leverandør anmoder om at sende fra en anden driftsenhed (samme leverandør, anden tilstand eller konto), skal agenten registrere, at anmodningen indebærer en ændring af leverandørkontoen til behandling. Den skal opsummere årsagen og det foreslåede leverandør-id (hvis det er angivet) og markere det som et undtagelsesscenarie for indkøb for at validere og godkende. Dette scenarie understøttes ikke endnu.
• Ændring af leverandør for indkøbsordren – Når en leverandør anmoder om at sende fra en anden driftsenhed (samme leverandør, anden stat eller konto) for hele indkøbsordren, skal agenten registrere, at anmodningen indebærer en ændring af leverandørkontoen til behandling. Den skal opsummere årsagen og det foreslåede leverandør-id (hvis det er angivet) og markere det som et undtagelsesscenarie for indkøb for at validere og godkende. Dette scenarie understøttes ikke endnu.

Kost

Leverandørkommunikationsagenten opkræver gebyrer baseret på antallet af Microsoft Copilot Studio-kreditter, du bruger, når du kører den. Agenten har en fast omkostning pr. kørsel og en variabel omkostning, der afhænger af de ressourcer, den forbruger.

• I forbindelse med funktionen til opfølgning på indkøbsordrer gælder de faste omkostninger, hver gang agenten kører. De variable omkostninger afhænger af antallet af mails, som agenten skriver.
• I forbindelse med funktionen gennemse og anvende ændringer af indkøbsordrer gælder de faste omkostninger, hver gang agenten kører. De variable omkostninger afhænger af antallet af mails, som agenten læser, og antallet af vedhæftede filer, som disse mails har.

Få mere at vide om faktureringsrater og administration for Copilot Studio i Faktureringsrater og administration.

Relaterede oplysninger

• Ofte stillede spørgsmål om ansvarlig kunstig intelligens for leverandørkommunikationsagenten