Spore og administrere aktiviteter

Aktiviteter i Dynamics 365 Sales hjælper dig med at opbygge stærkere kunderelationer ved at oprette en komplet post for hver interaktion. Når du logfører mails, telefonopkald, møder og opgaver, kan dit team se den fulde kontekst for dine kunderelationer, undgå duplikering og følge op mere effektivt.

Når du f.eks. registrerer et telefonopkald med et kundeemne om priser, knyttes disse oplysninger automatisk til deres post. Når en kollega åbner den samme kundeemnekonto senere, kan vedkommende se denne samtale og ikke spilde tid på at dække det samme område igen. Systemet tidsstemplerer automatisk hver aktivitet og viser, hvem der har oprettet den, så dit team altid kender den nyeste status.

Ved at spore alle dine kundeinteraktioner – hver mail, telefonopkald, opgave og aftale – opretter du en komplet historik, som hele dit team kan referere til. Dette skaber tillid hos kunderne og sikrer, at ingen muligheder falder igennem sprækkerne.

Find dine aktiviteter

Find dine aktiviteter under Mine arbejdsaktiviteter> på oversigten over webstedet.

Se aktiviteter i Kanban-visning, kalender, fokuseret eller skrivebeskyttet gittervisning

1. Vælg Aktiviteter i webstedsoversigten.

2. På kommandolinjen skal du vælge Vis som og derefter vælge den visningstype, du vil se: Fokuseret, Kalender, Kanban eller Skrivebeskyttet gitter.

   

Følgende visningstyper understøttes for gitteret Aktivitet:

• Skrivebeskyttet gitter. Viser en liste over alle aktiviteter.
• Kalender. Viser en kalender med en liste over dagens planlagte aktiviteter og de tilknyttede handler.
• Fokuseret. Viser en filtreret liste over aktiviteter, der er mest relevante for dig.
• Kanban. Giver en visuel repræsentation af salgsaktiviteterne i deres forskellige tilstande. I denne visning kan du se status for hver aktivitet i din pipeline og trække dem for at flytte fra én status til en anden (f.eks. Åbn, Fuldført, Annulleret, Planlagt). Flere oplysninger: Arbejde med aktiviteter i kanban-visningen

Ændre visning af dine aktiviteter

Skift mellem forskellige visninger for at fokusere på de aktiviteter, der betyder mest. Du kan få vist dine egne aktiviteter, dit teams aktiviteter eller filtrere efter andre kriterier.

1. Vælg Aktiviteter under Mit arbejde på oversigten over webstedet.

2. Vælg den visning, du vil skifte til, på rullelisten Visninger.

Filtrere listen over aktiviteter

Filtrer listen over aktiviteter for kun at se dem, du er interesseret i. Du kan f.eks. begrænse de aktiviteter, du kan se i en visning, ved hjælp af aktivitetstypefilteret. Aktivitetstypefilteret giver dig mulighed for at filtrere aktiviteter på baggrund af typen, f.eks. mail, opgave, telefonopkald osv.

Du kan også bruge filteret Forfalder til at se, hvilke aktiviteter der forfalder på et bestemt tidspunkt, f.eks. aktiviteter, der forfalder dags dato eller tidligere, eller aktiviteter, der forfalder i løbet af de næste syv dage eller tidligere.

Oprette eller redigere en ny aktivitet

Du kan oprette uafhængige aktiviteter, der ikke er knyttet til en kunde- eller salgspost. Det kan du gøre ved at vælge Aktiviteter i oversigten og derefter vælge E-mail, Telefonopkald eller Opgave, afhængigt af hvilken aktivitet du vil oprette.

Hvis du vil redigere en eksisterende aktivitetspost, skal du åbne aktiviteten ved at vælge dens titel.

Tilføj en ny aktivitet for en kunde

Du tilføjer oftest en aktivitet, der er knyttet til en kontakt, salgsmulighed, konto eller en anden type post, for at hjælpe dig med at holde styr på al den kommunikationshistorik, du har med en kunde. Du kan også tilføje en aktivitet for dig selv.

Efterhånden som organisationens relation med en kunde opbygges over tid, kan du og andre medlemmer i teamet gennemse aktivitetsopdateringen, når du arbejder med kunden, og få vist en oversigt over dine interaktioner. Du kan også inkludere aktiviteter i rapporter for at spore din igangværende status.

Sådan tilføjer du en aktivitet for en kunde:

1. Åbn kundens kontopost. Brug Hurtig søgning på navigationslinjen til hurtigt at finde en post.
2. Vælg Relateret>Aktiviteter.
3. På siden Aktiviteter skal du vælge Ny aktivitet>Aktivitetstype.
4. Angiv de fornødne oplysninger i ruden Hurtig oprettelse, og vælg derefter Gem og luk.

Tilføj en aktivitet for dig selv

Tilføj en opgave eller en note for dig selv, når du vil have en påmindelse om at gøre noget selv, f.eks. planlægge en aftale med en læge eller en sportsbegivenhed.

Ellers skal du tilføje nye aktiviteter, der er knyttet til en kundes post, for at bevare en historik over dine interaktioner med en kunde, så disse aktiviteter bliver en del af den historik, som andre personer i dit team kan få vist.

Sådan tilføjer du en aktivitet for dig selv:

1. Vælg Aktiviteter under Mit arbejde på oversigten over webstedet.
2. Vælg den type aktivitet, du vil tilføje, f.eks. Opgave eller Mail, på kommandolinjen.
3. Udfyld felterne, og vælg derefter Gem og luk.

Tilknyt et dokument

Du kan vedhæfte dokumenter, regneark, billeder og stort set alle typer filer til mails og noter.

Vedhæftning af dokument til en e-mail:

1. Åbn mailformularen.
2. Vælg Vedhæft fil på kommandolinjen.
3. Gennemse, og vælg den fil, du vil vedhæfte.
   Den markerede fil vises i ruden Vedhæftet fil.

Vedhæfte et dokument til en note:

1. I sektionen Tidslinje skal du vælge + og derefter vælge Bemærk.
2. Tilføj noten, og vælg ikonet for den vedhæftede fil før knappen Tilføj note.
3. Gennemse, og vælg den fil, du vil vedhæfte.
   Den markerede fil vises oven over knappen Tilføj note.

Markere en aktivitet som fuldført

Når du har ringet til en person, fuldført en opgave, sendt en mail eller gået til en aftale, skal du markere aktiviteten for den pågældende handling som fuldført.

1. Åbn aktiviteten.

2. Vælg Markér som fuldført på kommandolinjen.

   

Markér flere aktiviteter, der er fuldført på samme tid

1. Markér alle aktiviteter, som du vil markere som fuldført, på listen over aktiviteter.
2. Vælg Markér som fuldført på kommandolinjen.

Bedste fremgangsmåder for aktiviteter

Her er nogle forslag til, hvordan du kan bruge aktiviteter bedst til din organisations fordel:

• Tilføj en aktivitet for hver kundekontakt. Sørg for, at en kundes historik indeholder en registrering for hver kommunikation, du har med dem.

• Brug den rigtige aktivitetstype for handlingen. Det kan være fristet til at skrive en ny note med navnet "Sendt en mail for at bekræfte prissætningen" eller "Kontaktede kunden for at diskutere servicesagen". Du skal dog tilføje en mail eller Telefonopkald for at spore disse typer handlinger og bruge noter til mere generel tekst.

• Tilføj også aktiviteter for dig selv. Du kan holde styr på dine egne opgaver, begivenheder og noter uden at knytte disse aktiviteter til en kunde.

  Brug kommandoen Opret på navigationslinjen. Søg efter disse aktiviteter på listen ved at sortere på kolonnen Om, som er tom, så du ved, at aktiviteten ikke er knyttet til en kundepost.

• Husk på, at aktiviteter "opsummeres" under de tilknyttede poster. Lad os antage, at du vil minde dig selv om at følge op med Cecil Langer, en kontaktperson, der er tilknyttet kontoen Wingtip Toys. Du skal føje opgaveaktiviteten til kontaktposten for Cecil (ikke for kontoen Wingtip Toys).

  På den måde "rulles din opgave automatisk op" under kontoen, og du og andre personer i dit team kan se opgaven, når de kigger på kontakten, og når de kigger på kontoen til Wingtip Toys. (Og de ved, at du har håndteret det).

Kan du ikke finde funktionen i din app?

Der er et par muligheder:

• Du har ikke den nødvendige licens til at bruge denne funktion. I sammenligningstabellen og licensvejledningen kan du se, hvilke funktioner der er tilgængelige med din licens.
• Du har ikke den nødvendige sikkerhedsrolle til at bruge denne funktion.
  • Hvis du vil konfigurere eller indstille en funktion, skal du have administrations- og tilpasningsroller
  • Hvis du vil bruge salgsrelaterede funktioner, skal du have de primære salgsroller
  • Nogle opgaver kræver specifikke funktionelle roller.
• Din administrator har ikke slået funktionen til.
• Din organisation bruger en brugerdefineret app. Kontakt din administrator for at få de nøjagtige trin. De trin, der beskrives i denne artikel, er specifikke for den indbyggede Salgshub og Sales Professional-apps.

Relaterede oplysninger

Arbejde med aktiviteter i kanban-visningen