Bemærk
Adgang til denne side kræver godkendelse. Du kan prøve at logge på eller ændre mapper.
Adgang til denne side kræver godkendelse. Du kan prøve at ændre mapper.
Du kan administrere og styre dine projekter ved hjælp af to metoder: project prognoser og project budgetter.
Brug project prognoser, hvis din organisation har et driftsmæssigt perspektiv, og hvis den fokuserer på indtægter og omkostninger, der kommer fra bestemte transaktioner. Brug project budgettering, hvis din organisation fokuserer mere på de økonomiske beløb.
Både projektprognoser og projektbudgetter bruger prognosemodeller til at holde de forventede posteringsbeløb.
Hver metode har sine fordele. Overvej følgende punkter, før du vælger en metode til din organisation.
| Allokeringsmetode | Projektprognose | Projektbudgettering |
|---|---|---|
| Tildeling af periode | Du kan ikke eksplicit fordele posteringer over en regnskabsperiode. I stedet er prognosen og styringen af prognosen baseret på levetiden for project. Da prognoser er baseret på en bestemt dato, skal du udlede perioden fra datoen. | Du kan allokere transaktioner over hele projektet eller en regnskabsperiode. Hvis du fordeler over en periode, kan du overføre ubrugte beløb til næste regnskabsperiode. |
| Visning af transaktioner | Du kan få vist posteringer i prognoseformularerne, hvor du kan se prognoserne for hele virksomheden og for alle projekter, uanset hierarkiet. Hvis du vil fokusere på en bestemt project, skal du filtrere dataene. | Du kan få vist budgetterede posteringer for et enkelt projekthierarki. Du kan derfor få vist transaktionsoplysninger for en overordnet project eller dens underprojekter. |
| Transaktionsvariabler | Når du angiver prognoseposteringer, kan du bruge alle de attributter, der findes for en faktisk postering. Denne attribut giver mulighed for flere detaljer i prognosen. Du kan f.eks. angive detaljer om antal, arbejdere, varer eller linjeegenskaber. | Når du angiver budgetoplysninger, kan du kun bruge beløb, kategorier og aktiviteter. |
| Sikkerhed | Prognoser er baseret på posteringer, som du angiver i prognoseformularerne, og omfatter ingen processtyringsmekanisme. Alle arbejdere, der har tilladelser til en prognoseformular, kan revidere oplysninger uden godkendelse. | Budgettering bruger arbejdsgangssystemet, som muliggør ændringsstyring og giver dig mulighed for at føre en historik over revisionerne. |
| Typer af indgange | Forventede transaktionsoptegnelser er baseret på antallet af enheder samt kost- og salgsenhedspriser. | Budgetoplysninger er baseret på beløb, som er opdelt mellem omkostninger og indtægter. |
| Budgetmodeller | Da hver prognose skal knyttes til en model, kan du oprette flere prognosemodeller og også oprette undermodeller. | Project budgettering begrænser de prognosemodeller, der bruges til budgettering. Færre prognosemodeller kan hjælpe med at øge konsistensen i fremskrivningerne. |
| Overskridelser af omkostninger | Du kan kun tillade eller forbyde indtastning af transaktioner, der medfører overskridelse af omkostningerne. | Project budgetlægning giver brugerne yderligere kontrolmuligheder. Du kan tillade advarsler og overskridelser. |
| Kontrolelement | Prognosestyring udføres ved hjælp af prognosereduktion. Faktiske beløb trækkes fra budgetterede transaktionssaldi uden revisionsspor. Dette manglende revisionsspor kan gøre det vanskeligere at spore, hvor de faktiske transaktioner fandt sted. | I project budgetstyring trækkes de faktiske beløb fra beløbene i det resterende budget. Denne subtraktion giver mulighed for et tydeligere revisionsspor. |
Project prognoser
Når du bruger projektfremskrivning, skal du angive fremskrivningstransaktioner i fremskrivningsskemaer for hver posteringstype. Alle de attribut, der er tilgængelige for en faktisk transaktion, er også tilgængelige for en prognosetransaktion. Du kan f.eks. bruge linje profitabilitet, linjeattributter, arbejdere eller beskrivelser. Du kan også forudse, hvor lang tid efter du har pådraget dig en omkostning, du vil fakturere en kunde.
Prognoseposteringer i projekter er baseret på enheder og beløb.
Du skal knytte hver project prognose til en prognosemodel. Når du angiver en prognosetransaktion, foreslår systemet automatisk en prognosemodel. Prognosemodellen fungerer som en container for prognoseposteringerne.
Du kan angive prognosemodeller som undermodeller for en model. Med dette design kan du forudsige efter område, tidsperiode eller afdeling. Du kan kopiere budgetposteringerne i en model for at oprette en ny model. Du kan også overføre posteringerne til finansmodulet. Da der er en en til en-relation mellem en prognose og en model, udgør hver prognosemodel et separat budget for en project.
Prognosemodeller kan bruge prognosereduktion som kontrolmekanisme for projekter. Ved prognosereduktion reducerer faktiske transaktioner de budgetterede transaktionssaldi. Men da prognosereduktion anvendes på det højeste project i hierarkiet, giver det en begrænset visning af ændringer i prognosen. Hvis en arbejder f.eks. er knyttet til et underprojekt, bogføres de faktiske posteringer for arbejderen til den overordnede project. Denne begrænsning kan gøre det svært at spore ændringer, fordi du ikke nemt kan bestemme, hvilken transaktion i hvilket underprojekt der medførte en reduktion af det budgetterede beløb. Derfor er det en god ide at oprette en kopi af en prognosemodel, som prognosereduktion kan bruge. Du kan derefter bruge rapporter til at se, hvad der oprindeligt blev forudsagt.
Du kan revidere, kopiere, slette eller overføre project prognoser til et finansbudget. Der er dog ingen proceskontrol. Alle arbejdere, der har tilladelse til en prognoseformular, kan foretage ændringer uden gennemsyn.
- Revider – Du kan revidere en prognosepostering i de samme formularer, hvor de oprindelige poster blev foretaget.
- Kopiér eller slet – Når du kopierer prognoseposteringer, kopierer du posteringslinjerne i én prognosemodel til en anden prognosemodel. Når du sletter en prognose, sletter du prognoseposteringerne fra en prognosemodel. Hvis du vil begrænse de prognoseposteringer, der kopieres eller slettes, skal du vælge bestemte posteringstyper og datoer. Dette giver dig mulighed for kun at kopiere eller slette bestemte dele af en prognose.
- Transfer – Når du overfører en projektprognose til et finansbudget, overfører du posteringerne for en prognosemodel til et finansbudget. Du kan overskrive tidligere overførte posteringer i hovedbogsbudgettet, som du overfører din projektprognose til.
Project budgetter
Project budgettering er en enklere metode end prognoser, selvom den integreres med prognosemodeller. Den bruger en enkelt indtastningsformular til oprindelige budgetdetaljer og revisioner og giver mulighed for fremskrivninger, der kun er baseret på beløb, kategori eller aktivitet.
I project budgettering skal du sende alle oprindelige budgetter og ændringer til en project arbejdsproces til godkendelse. Arbejdsgange giver dig øget kontrol over processen og opretter en ændringshistorikpost.
Project budgettering ligner finansbudgettering, men er hurtigere og nemmere at konfigurere. Mange af indstillingerne i finansbudgettering, f.eks. nummerserier eller valuta, kræver ikke separat opsætning af projekter.
Project budgetter knyttes automatisk til to prognosemodeller, én for det oprindelige budget og én for det resterende budget. Rapporter, der er baseret på prognosemodeller, kan derfor bruge budgetdata. Når du bekræfter et project budget, opretter systemet prognosetransaktioner baseret på de tilknyttede modeller, som bruges til rapporterings- og kontrolformål.
Budgetmodeller
Prognosemodeller har et hierarki med et enkelt lag. Denne struktur betyder, at én project prognose skal oprette forbindelse til én prognosemodel.
Når du bruger project prognoser, kan du identificere modeller som undermodeller. Du kan derefter oprette prognoser efter afdeling, tidsperiode eller område. Du kan f.eks. oprette en prognosemodel for et år og derefter oprette undermodeller for de regionale prognoser Nordøst, Sydøst, Nordvest og Sydvest, som regionale chefer indsender. Ved at vælge forskellige indstillinger i de tilgængelige rapporter kan du få vist oplysninger efter samlet prognose eller efter undermodel.