Administrer Project fakturaforslag

Gælder for: Projekthandlinger integreret med ERP

Din faktureringsafdeling kan behandle projektfakturaforslag, når følgende tre betingelser er opfyldt:

• Projektlederen bekræfter proformafakturaen i Microsoft Dataverse.
• Du bogfører alle ikke-fakturerede salgstransaktioner for tid og materiale, som proformafakturaen omfatter, ved hjælp af kladden Dynamics 365 Project Operations Integration.
• Den periodiske proces Import fra midlertidig tabel fuldføres for både ikke-fakturerede og fakturerede salgslinjer.

Brug følgende trin til at fuldføre et projektfakturaforslag i Dynamics 365 Finance.

1. Gennemse faktureringsoplysninger for tids- og materialetransaktioner, og bogfør journalen Project Operations Integration.
2. Gennemse faktureringsoplysninger milepæle med fast prisfakturering.
3. Gennemse og formatér et Project fakturaforslag.
4. Bogføre og printe projektfakturaer.

Administrer faktureringsoplysninger i Project Operations Integration-journalen

Projektbogholderen gennemgår og poster projektets faktiske oplysninger, der er oprettet i Dataverse i Finance. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan man arbejder med integrationsjournalen under Integration-tidsskriftet i Project Operations.

Føj faktiske omkostninger og ikke-fakturerede salgsoplysninger til integrationskladden som separate linjer:

• Projektets faktiske omkostningstransaktion i Dataverse angiver enhedskostprisen og omkostningsbeløbet i standarden for faktiske omkostninger.
• Den faktiske ikke-fakturerede salgstransaktion for projektet i Dataverse angiver enhedssalgsprisen og salgsbeløbet på standarderne for ikke-fakturerede salgstransaktioner.

Fakturering af moms

Systemet beregner momsen for fakturering ved at kombinere felterne Faktureringsmomsgruppe og Faktureringsvaremomsgruppe på en ikke-faktureret salgspost på kladdelinjen Project Operations Integration . Som standard angiver systemet disse feltværdier baseret på indstillingerne under fanen Økonomi på siden Projektstyring og regnskabsparametre .

• Metoden momsgruppe afgør standardlogikken for fakturering af momsgruppen:

  • Projekt: Indstiller altid automatisk faktureringsmomsgruppen fra projektet. Du kan gennemse eller ændre standardmomsgruppen for fakturering på en Project ved at vælge Vis standardregnskab på siden Alle projekter side.
  • Projektkontrakt: Faktureringsmomsgruppen vælges altid som standard fra projektkontrakten. Du kan gennemse eller ændre standardmomsgruppen for en Project kontrakt ved at vælge Vis standardregnskab på siden Project kontrakter.
  • Kunde: Angiver altid standardfaktureringsmomsgruppen fra kunden.
  • Søg: Søger på tværs af alle de foregående objekter og vælger den første tilgængelige værdi. Søgningen starter med objektet Project og derefter objektet Project contract og til sidst objektet Customer.

• Metoden varemomsgruppe afgør standardlogikken for fakturering af varemomsgruppen:

  • For tids-, udgifts- og gebyrtransaktionstyper kommer momsgruppen for faktureringselementet altid fra enheden Projektkategori.
  • For materialetransaktionstyper er faktureringsvaremomsgruppen som standard baseret på varemomgruppemetoden i projektstyrings- og regnskabsparametre. Varenummeret bruges som standard for varemomsgruppen og er baseret på objektet Frigivet produkt. Kategorien som standard bestemmer varemomsgruppen fra Project category-enheden.

Økonomiske dimensioner i integrationsjournalen

De økonomiske dimensioner for ikke-fakturerede salgsposter i Project Operations Integration kommer fra enheden Project. Du kan gennemse og justere økonomiske dimensioner ved at vælge Distribuer beløb. Hvis du har brug for at ændre de økonomiske dimensioner i den ikke-fakturerede salgspost, efter at integrationskladden er bogført, men før proformafakturaen bekræftes, skal du gå til Alle projekter>Administrer>Bogførte transaktioner, vælg transaktionen, og vælg derefter Behandl>Tilpas registrering.

Valutakurser

Dataverse bruger den ikke-fakturerede transaktionsvaluta som transaktionsvaluta i Finance. Finance konverterer denne valuta til virksomhedens regnskabsvaluta ved hjælp af de valutakurser, du definerer.

En Project kontrakt kan kræve, at du bruger en konstant (fast) Exchange sats for aftalens levetid. I nogle tilfælde skal du have en fast takstaftale for at opfylde kontraktmæssige eller lovmæssige krav. Du anvender den faste valutakurs, når du konverterer salgsbeløb i den konfigurerede valuta til omsætningsposterne for virksomhedens regnskabsvaluta.

Oversigt over funktionen faste valutakurser

Fra og med 10.0.41-versionen understøtter funktionen Aktivér brugen af Project-aftaler om faste valutakurser for Project Operations, der er integreret med ERP-udrulninger , dette krav. Når du har aktiveret denne funktion, indeholder handlingsruden på siden Projektkontrakter i økonomi- og driftsarkitekturen en knap, som du kan bruge til at konfigurere en fast renteaftale. Du kan angive en salgsvaluta, en valutakurs og et valgfrit referenceaftalenummer for at aktivere en fastkursaftale.

Hvis du ikke konfigurerer en fast kursaftale for en given projektkontrakt, bruger systemet som standard den valutakurs, der er konfigureret for den juridiske enhed.

Du kan bruge følgende dokumenter med fastforrentede aftaler:

• Journaler
• Tidsregistreringer
• Materialeforbrugslogge
• Milepæle og forskudshonorarer
• Udgifter
• Udgiftsrapporter
• Kreditorfakturaer
• Estimater som timer, tid og materialer

Eksempelscenario

Contoso er baseret i USA og bruger den amerikanske dollar (USD) som regnskabsvaluta. Den leverer en Project til Coho Winery, som er baseret i Storbritannien. Det britiske pund (GBP) bruges som kontraktsalgsvaluta. GBP-til-USD Exchange satser varierer regelmæssigt mellem 1,2 og 1,4. Derfor blev selskaberne enige om en fast sats på 1,25 for deres forretninger for kontraktens levetid og Project.

I Project Operations opretter du en projektkontrakt. I denne Project kontrakt skal du konfigurere en fast renteaftale, der bruger valutaen GBP og en Exchange kurs på 1,25. Contoso konfigurerer et tids- og materialeprojekt med tid og udgifter, der opkræver indtægt for at skabe finansielle poster i igangværende arbejde (WIP).

På Project skal du oprette opgaver, der skal planlægges for de forskellige Project faser. Julia Funderburk fuldfører den første opgave, indsamling af krav. Denne opgave har en anslået varighed på syv timer. Du kan åbne siden Alle projekter i infrastrukturen for finance og drift, vælge Project og derefter vælge Hour-prognoser på fanen Plan i handlingsruden. Siden viser posten til prognosen for syv timer. Vælg Eksempel på hovedbog. Fanen Overview viser de anslåede omkostninger og en linje på 2.187,50 GBP af indtægten for Project – faktureret omsætning bogføringstype. Vælg fanen Generelt for at få vist udspecificeringen af salg. Denne opdeling viser syv timers indsats og salgsprisen på 250. Det samlede salgsbeløb på 1.750 beregnes ved hjælp af en Exchange sats på 125.

Contosos omsætning i regnskabsvalutaen beregnes på følgende måde:

7 timer × 250 GBP pris × 1,25 vekslekurs = 2.187,50 USD

Når Project begynder at arbejde, logfører Julia sin tid for de første fire timers arbejde på den første Project faktura. Den 27. august opretter hun en tidsregistrering på fire timer i forhold til kravindsamlingsopgaven. Når denne post er godkendt, oprettes den som en integrationskladde under den næste behandling af import fra midlertidig tabel. Integrationskladden viser to linjer: én for omkostninger og én for salg. Følgende tabel viser, hvordan disse linjer ser ud.

For omkostningslinjen forbliver omkostningerne i firmaets valuta (USD). Derfor anvendes der ingen Exchange sats. For salgslinjen afspejler prisen Exchange den faste Exchange sats.

Bogføring af integrationskladden resulterer i følgende elementer:

• Bogføring af projektomkostning
• Indtastning til Project – WIP – salgsværdi
• Post til Project periodiseret omsætning for WIP ved hjælp af den faste vekselkurs

Når du genererer fakturaforslaget, indeholder det en enkelt linje for de fire timer til en salgspris på 250 for et samlet salgsbeløb på 1.000 GBP. Debitorfakturaen er i GBP.

Når du bogfører fakturaforslaget, oprettes der en debitorfaktura med følgende varer:

• Tilbageførsel til projekt – WIP – salgsværdi
• Tilbageførsel af periodiseret omsætning til projektet for WIP ved hjælp af den faste vekselkurs
• Postering for faktureret omsætning ved hjælp af den faste valutakurs
• Postering for debitorsaldo ved hjælp af den faste valutakurs

4 timer × 250 GBP × 1,25 kurs = 1.250 GBP

Administrer de økonomiske attributter for faktureringsmilepæle

Du fakturerer projektkontraktlinjer, der bruger faktureringsmetoden fast pris via milepæle for fast pris. Projektrevisanten kan gennemse faktureringsmilepæle i Finance ved at gå til Projektstyring og regnskab>Alle projekter>Administrer>A-konto-transaktioner.

Momsfakturering af faktureringsmilepæle

Værdierne for sales tax-gruppen og varemomsgruppen er som standard angivet i indstillingerne, når du opretter en ny faktureringsmilepæl i Dataverse. Værdierne i disse felter angives som standard på baggrund af indstillingerne på fanen Finansiel på siden Project management and accounting parameters.

• Metoden momsgruppe afgør standardlogikken for Fakturering af momsgruppen:

  • Project vælger altid som standard faktureringsmomsgruppen fra projektet. Du kan gennemse eller ændre standardmomsgruppen for en Project ved at vælge Vis standardregnskab på siden Alle projekter.
  • Projektkontrakten fastsætter altid automatisk salgsafgiftsgruppen for fakturering fra projektkontrakten. Du kan gennemse eller ændre standardmomsgruppen for en Project kontrakt ved at vælge Vis standardregnskab på siden Project kontrakter.
  • Kunden vælger altid som standard faktureringsmomsgruppen fra kunden.
  • Søg på tværs af alle objekterne på denne liste og vælger den første tilgængelige værdi. Søgningen starter med objektet Project og derefter objektet Project contract og derefter enheden Customer.

• Momsgruppe for fastprismilepæle bruges som standardværdien i feltet Varemomsgruppe for faktureringsmilepælen. Revisoren kan gennemse og ændre denne værdi på siden Acontotransaktioner. Systemet bruger værdien fra aconto-transaktionen, når der oprettes en projektfakturaforslagslinje.

Økonomiske dimensioner af milepæle

Angiv økonomiske standarddimensioner for faktureringsmilepælen for faste priser på projektkontraktlinjer. Gå til Projektkontrakter>Vis standardregnskab. Under fanen Kontraktlinjer skal du vælge priskontraktlinje og derefter angive de økonomiske dimensionsværdier, du vil bruge som standard.

Projektkontoholderen kan redigere oplysninger om moms og økonomiske dimensioner for fakturamilepæle, indtil projektfakturaforslaget er oprettet.

Importér fra midlertidig lagring

Hvis du vil importere de fakturerede salgslinjer til projektfakturaforslaget, skal du køre den periodiske proces Importér fra midlertidig tabel . Hvis du ikke tidligere har bogført nogen ikke-fakturerede salgslinjer, udfyldes fakturalinjerne ikke i fakturaforslaget.

Selektiv import fra midlertidig lagring

Fra og med version 10.0.47 indeholder arbejdsområdet Funktioner en ny prøveversionsfunktion med navnet Project Operations selektiv import fra midlertidig. Når du bruger denne funktion, kan projektrevisorer fuldføre importen fra staging-processen fra konteksten for et valgt fakturaudkast. Denne funktionalitet strømliner muligheden for straks at oprette fakturaforslaget i situationer, hvor du vil fuldføre fakturaen med det samme i stedet for at vente på den planlagte periodiske proces eller behandle ikke-relaterede transaktioner.

Opret Project fakturaforslag

Du kan gennemse projektfakturaforslag i modulet Projektstyring og regnskab ved at gå til Projektfakturaer>Projektfakturaforslag.

Når du bekræfter Proforma-fakturaen i Dataverse, oprettes projektfakturaforslagshovedet i Finance. For at lette afstemning angiver systemet Project fakturaforslagsnummer i Finance til det samme nummer som Proforma-faktura-id'et i Dataverse. Da brugerne ikke nødvendigvis bekræfter Proforma-fakturaer i den samme rækkefølge, som de opretter dem, skal nummerserien for projektfakturaforslaget i Finance tillade ændringer til lavere og højere tal. Konfigurer nummerserier ved hjælp af følgende trin:

1. I Finance skal du gå til Organization Administration>Number-sekvenser>Nummereringssekvenser.

2. I filteret Område skal du vælge Projekter.

3. I filteret Reference skal du vælge Fakturaforslag.

4. Brug feltet Firma til at filtrere hver juridisk enhed med Project Operations Dataverse-integration aktiveret.

5. Åbn Nummerseriedetaljer. På fanen Generelt kan du angive følgende værdier:

   • Tillad brugerændringer: Til et lavere tal = Ja
   • Tillad brugerændringer: Til et højere tal = Ja

Systemet tilføjer projektfakturaforslagslinjer ved hjælp af den periodiske proces Importér fra midlertidig tabel (Project management and accounting>Periodic>Project Operations integration>Importér fra midlertidig tabel). Du kan køre denne proces manuelt eller ved hjælp af en periodisk tidsplan. Systemet føjer ikke linjer til fakturaforslagsdokumentet, før alle linjerne er klar til at blive faktureret. Tids- og materialetransaktioner er klar til fakturering, kun når du bogfører dem ved hjælp af Project Operations Integration-kladden.

Formater og udskriv fakturaforslag

Projektbogholderen kan tilpasse udskriften af en projektfaktura ved hjælp af siden Formatér fakturaforslag og funktionerne til udskriftsstyring.

Formater fakturaforslag

Brug siden Formatér fakturaforslag til at gruppere transaktioner, der skal vises i kundens Project faktura.

1. På siden Project fakturaforslag skal du vælge Udskriv>Formatér fakturaforslag.

2. Vælg Ny for at oprette en ny gruppering for udskriften af projektfakturaen.

3. I feltet Detaljer/oversigt skal du vælge indstillinger for denne gruppering:

   • Vælg Detalje for at udskrive transaktionsoplysningerne for kundefakturaen.
   • Vælg Oversigt for at udskrive transaktionsoversigten for kundefakturaen.

• Vælg de transaktionslinjer, der skal inkluderes i dette afsnit, under fanen Tilgængelige transaktioner, og vælg Medtag transaktioner for at flytte dem til fanen Valgte transaktioner.
• Vælg Flyt op og Flyt ned for at ændre sektionernes rækkefølge.
• Vælg Vis udskrift for at få vist en forhåndsversion af den formaterede faktura.

Udskriftsstyring

I udskriftsstyring bruges forskellige rapportfiler til at udskrive, angive destinationer og tilpasse teksten i fakturaens sidefod. Konfigurer udskriftsstyring på modulniveau, men du kan tilsidesætte disse indstillinger for en bestemt kunde, kontrakt eller fakturaforslag. Hvis du vil access denne funktion på siden Project fakturaforslag skal du vælge Print>Udskrivningsstyring.

Konfiguration af udskrivningsstyring vises som en trævisning, hvor de tilgængelige dokumenter, der skal justeres, vises på de enkelte nodeniveauer. Du kan tildele brugerdefinerede udskrifter på dokumentniveauet for modulet, kunden, kontrakten eller fakturaforslaget. Hvis du vil ændre udskriften af det oprindelige dokument, skal du udvide den ønskede node og vælge Oprindeligt element. I feltet Rapportformat skal du vælge det rapportformat, der skal bruges til udskrivning. Du kan bruge brugerdefinerede rapportformater ved hjælp af forretningsdokumentstyringsstrukturen.

Definition af kundens forfaldsdato

Betalingsbetingelserne bestemmer forfaldsdatoen for, hvornår kunden skal betale fakturaen.

Fra og med udgivelsen af 10.0.47 kan du manuelt vælge en forfaldsdato, der tilsidesætter betalingsbetingelserne. Denne indstilling er især nyttig, når begreberne ændres i forskellige faser af Project.

Hvis du vil bruge denne funktion, skal du tilpasse Project fakturaforslagshoved, så det omfatter feltet Due-dato og eventuelt feltet Betalingsvilkår fra Fakturaforslag tabel og gemme visningen.

• Hvis du ikke konfigurerer betalingsbetingelser for finansieringskilden, når du åbner faktureringsforslaget, er forfaldsdatoen som standard i dag.
• Hvis betalingsbetingelserne er tilgængelige, viser forfaldsdatoen den beregnede dato.
• I begge indstillinger kan du manuelt angive forfaldsdatoen for at tilsidesætte standarddatoen eller den beregnede dato.

Når du har valgt at bogføre fakturaforslaget, åbnes dialogboksen Bogfør fakturaforslag , hvor du har en sidste chance for at ændre fakturadatoen. Her kan du konfigurere en gemt visning, der viser en skrivebeskyttet visning af forfaldsdatoen. Hvis du ændrer fakturadataene i dette vindue, genberegnes forfaldsdatoen på fakturadatoen, og eventuelle ændringer af forfaldsdatoen fjernes.

Hvis du bruger due-datoen ændres udskriften af SSRS-fakturaen ikke for Project fakturaer. Hvis du inkluderer feltet Betalingsbetingelser på din faktura, kan du overveje at ændre dit rapportdesign eller oprette en mærkat for "Ad hoc" eller "Brugerdefineret" vilkår, der skal udskrives på din faktura, for at undgå at have uoverensstemmelser om terminologi som "Net 15" med en forfaldsdato, der ikke afspejler disse vilkår.

Bogfør fakturaforslag

Når du har gennemset og redigeret fakturaen, og du er tilfreds med fakturaforslagslinjerne, skal du kontrollere fakturatotalerne og momsen. I gruppen Detaljer skal du vælge Totaler og derefter vælge Bogfør for at bogføre fakturaen.

Hvis du vil have vist fakturaen, før du bogfører den, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Bogfør. På fakturaen vises Pro-forma for at angive, at det er en eksempelfaktura. Hvis du vil udskrive fakturaen, skal du markere afkrydsningsfeltet Udskriv fakturaen.

Ud over siden Fakturaforslag kan du også bogføre fakturaforslag ved at køre det periodiske job , Bogfør fakturaforslag. For at finde dette job skal du gå til Projektstyring og regnskab>Periodisk>Projektfakturaer>Bogfør fakturaforslag.

På denne side vises alle de fakturaforslag, der er klar til at blive bogført. Du kan planlægge at bogføre fakturaforslag ved at vælge Batch. Angiv Batchbehandlingsparameteren til Ja, og angiv gentagelsen af batchbehandling ved at vælge Gentagelse.

Forbedret proformafakturaoversigt for integrerede udrulninger

I Dynamics 365 Project Operations integrerede udrulninger viser proformafakturaoversigten i Dataverse de fakturafelter, der kræves af kunden, fra Dynamics 365 Finance. Denne funktion forbedrer synligheden på tværs af team og gør det muligt for projektledere at håndtere kundeforespørgsler uden at være afhængig af regnskabsteams.

Nyligt understøttede fakturaoplysninger

Når du bogfører en faktura i Finance, synkroniseres og vises følgende felter i Dataverse:

• Kundefakturanummer
• Debitorfakturadato
• Project fakturastatus (ny status: Sendt)
• Momsbeløb på fakturaniveau

Disse forbedringer giver mulighed for at spore fakturaer fra ende til anden fra oprettelse af proforma til bogføring til betaling.

Aktivér denne funktion

Følg disse trin for at aktivere denne funktion:

1. I Finance skal du aktivere dobbelt skrivekort for projektoperationers integrationsfakturaforslagsenhed til eksport (msdyn_customerinvoices) version 1.0.0.0.
2. I Project Operations skal du aktivere funktionsflaget Udvidet proformafaktura.