Finanskoder

Når du har bogført transaktioner, har organisationer ofte brug for synlighed i reskontrodata, for at de kan analysere de regnskabsposter, der kommer fra disse transaktioner. I dag bruger organisationer felter som f.eks. dokumentnummer, beskrivelse eller økonomiske dimensioner til at spore reskontrodata i finansbogholderiet, fordi det er svært at navigere i datamodellen for reskontrodataene. De typer af reskontrodata, som organisationer ofte sporer, omfatter salgsordre- eller indkøbsordrenumre, leverandør- eller kundenavne, betalingsreferencer, fakturanumre eller referencenumre fra eksterne transaktioner, der importeres til Microsoft Dynamics 365 Finance. Ud over at blive brugt til analyse, bruges reskontrodataene til processer som finansudligning.

Funktionen Finanskoder (koder) eliminerer behovet for at bruge dokumentnumre, beskrivelser eller økonomiske dimensioner ved at lade en organisation oprette og indtaste op til 20 brugerdefinerede felter på transaktioner. Systemet gemmer disse felter i de regnskabsposter, der oprettes for transaktionerne. Kodeværdierne gemmes dog ikke i reskontrotabeller som f.eks. debitortransaktionerne eller kreditortransaktionstabellen.

I hver ny version bliver koder implementeret i yderligere kladder, dokumenter og processer. Følgende journaler og transaktioner understøtter tags:

• Finanskladde

• Global finanskladde

• Fordelingskladde

• Anlægsaktivkladde

• Alle kladder for aktivleasing

• Periodisk kladde

• Reguleringskladde for rapporteringsvaluta

• Debitorbetalingskladde

• Kreditorbetalingskladde

• Fakturakladde (kreditor)

• Global fakturakladde (kreditor)

• Indgangsbog

• Salgsordredokumenter (salgsordre, følgeseddel og debitorfaktura)

  Note

  For at gøre understøttelse af koder tilgængelig for salgsordredokumenter skal du aktivere funktionen Aktivér finanskoder for salgsordrefakturering i Funktionsstyring.

• Indkøbsordredokumenter (indkøbsordre, produktkvittering og kreditorfaktura)

  Note

  Fra og med Dynamics 365 Finance version 10.0.41 er koder tilgængelige på indkøbsordredokumenter. Funktionen Aktivér finanskoder for fakturering af indkøbsordrer er tilgængelig i Administration af funktioner. Funktionen er i privat forhåndsversion kontrolleret af PurchaseOrderFinTagFeature-flight. Hvis du vil begynde at bruge finanskoder på indkøbsordredokumenter, skal du oprette en IcM-billet for at aktivere flight først.

Konfiguration

Hvis du vil bruge denne funktionalitet, skal du aktivere funktionen Finansielle mærker i arbejdsområdet Funktionsstyring . Du kan når som helst deaktivere funktionen. Hvis du aktiverer funktionen, men senere deaktiverer den, bevarer databasen de værdier, du har angivet for finansielle mærker i transaktioner. Du kan dog ikke se disse værdier for nogen transaktioner eller forespørgsler i Dynamics 365 Finance.

Indtastningen af koder på transaktioner ligner indtastningen af en finanskonto ved hjælpe af økonomiske dimensioner. Koder bruger ikke den samme kontrol som en finanskonto, men de kræver stadig en afgrænser mellem kodeværdierne. Du skal definere kodeafgrænseren, før du definerer nogen finanskoder. På siden Finansparametre skal du vælge Finanskoder og angive afgrænseren. Den afgrænser, du angiver, må ikke bruges i kodeværdier, som du angiver i transaktioner. Hvis du f.eks. definerer en bindestreg (-) som afgrænser, kan det kundenavn, du angiver som kodeværdien, ikke indeholde en bindestreg. Du kan ikke ændre afgrænseren, når du har defineret den.

Når du har aktiveret funktionen, kan hver juridisk enhed definere op til 20 økonomiske mærker. Koder er specifikke for den enkelte juridiske enhed. Brug den brugerdefinerede listeværdikonfigurationfinancial tag og financial tags til at importere mærkerne for hver juridisk enhed. Du kan hurtigt og nemt definere den samme indledende konfiguration i flere juridiske enheder.

Oprettelse af finanskoder

Før du opretter finanskoder, skal du være opmærksom på følgende punkter:

• Evaluer, om du skal spore dataene som en økonomisk dimension eller et økonomisk mærke. Finanskoder er et alternativ til økonomiske dimensioner, især når du sporer værdier, der har ringe eller ingen genanvendelighed, såsom salgsordrenumre eller indkøbsordrenumre. Du kan finde flere oplysninger om forskellene mellem finanskoder og økonomiske dimensioner i Forskelle mellem finanskoder og økonomiske dimensioner.
• Når du har oprettet et økonomisk mærke, kan du deaktivere det, men ikke slette det. Denne begrænsning er med til at sikre, at kodeværdierne forbliver tilgængelige for rapportering af bogførte finansposter. Du kan nemt aktivere og deaktivere finansielle mærker når som helst.
• Du kan til enhver tid ændre etiketten på hvert finansielle tag, selv efter at transaktioner er bogført.
• Hvis du ikke har postet transaktioner for et bestemt økonomisk mærke, har en ændring af mærkets mærkat ingen indvirkning. Denne adfærd er nyttig, når du skal genbruge en kode til at spore andre data.
• Hvis du har bogført posteringer for et bestemt økonomisk mærke, ændres mærkatværdierne ikke. Hvis mærkets mærkat oprindeligt var "Indkøbsordrenummer", men du senere ændrer det til "Salgsordrenummer", indeholder de regnskabsposter, der blev bogført før etiketændringen, stadig de købsordrenumre, du har angivet og bogført i finansmodulet.

Opret en finanskode

Benyt følgende fremgangsmåde for at oprette en finanskode.

1. Gå til Finans > Kontoplan > Finanskoder > Finanskoder.
2. Vælg Ny for at oprette en finanskode.
3. Angiv en etiket til koden. Etiketten skal starte med et bogstav eller et understregningstegn, og den må kun indeholde bogstaver, tal og understregningstegn. Ingen specialtegn, herunder mellemrum, er tilladte.
4. I feltet Værditype skal du vælge Tekst, Liste eller Brugerdefineret liste.
5. Hvis du vælger Liste i feltet Værditype , skal du vælge værdikilden i feltet Brug værdier fra . Feltet indeholder en liste over objekter, som du kan vælge mærkeværdier fra under posteringsposten.
6. Hvis du vælger Brugerdefineret liste i feltet Værditype , skal du vælge Mærkeværdier for at oprette den brugerdefinerede liste over mærkatværdier, der er tilgængelige til markering under posteringsposten.

1. Vælg Aktivér for at aktivere koden.

Angiv værdier for økonomiske mærker i transaktioner

Når du har aktiveret et økonomisk mærke, skal du angive mærker for hver transaktion, der understøtter funktionen.

Kladder og linjer

Når du indtaster kladder, kan du definere kodeværdier i kladdebatchheaderen. Disse værdier bliver derefter standardværdierne for linjerne i kladden. Som med andre standardværdier i kladden angiver systemet dem automatisk på nye linjer, som du føjer til kladden. Systemet angiver dem dog ikke på linjer, der allerede findes, når du definerer værdierne i overskriften.

Standardværdier for kladder

Kodeværdier, som du indtaster i en kladde, indtastes som standardværdier på følgende måde:

• Bilag med enkelt linje:

  • Når du føjer mærkatværdier til kladdens batchhoved, bruger systemet dem som standardværdier på kontoen.
  • Når du føjer mærkeværdier til kontoen, bruger systemet dem som standardværdier på forskydningskontoen.
  • Hvis forskydningskontoen allerede findes, når du føjer kodeværdier til kontoen, bruger systemet ikke disse mærkatværdier som standardværdier på forskydningskontoen.
  • Hvis der findes kodeværdier for både kontoen og forskydningskontoen, opdateres værdierne ikke på det andet sted ved ændringer af kodeværdierne på ét sted. Hvis du f.eks. ændrer kodeværdierne på kontoen, opdateres kodeværdierne ikke på modkontoen. Denne adfærd er med til at forhindre tab af data, hvis en bruger manuelt tilsidesætter standardværdierne.
  • Når du tilføjer en ny linje og tildeler et nyt bilagsnummer (som repræsenterer en ny transaktion), starter standardadfærden forfra. Mærkeværdier fra linjerne i ét bilag bruges aldrig som standardværdier på linjerne i et andet bilag.

• Bilag med flere linjer:

  • Når du føjer tagværdier til journalens batchhoved, bruger systemet dem som standardværdier på kontoen for hver linje, der føjes til bilaget.
  • De kodeværdier, du føjer til kontoen på den første linje, bruges ikke som standardværdier på kontoen for den næste linje i bilaget osv.

Standardkodeværdier findes ikke for stamdata og er ikke tilgængelige som standardværdier. Du kan f.eks. ikke definere standardværdier for kunder eller leverandører. Derudover indtastes egenskaber for selve transaktionen ikke automatisk som standardværdier. Du kan f.eks. oprette et mærke for at spore kundenavnet. Hvis en transaktion indeholder en debitor, bruges debitorens navn som standard ikke som debitorkodeværdien. Du skal angive eller importere værdien manuelt.

Standardværdier for dokumenter

I forbindelse med dokumenter skal du på samme måde som i kladder ikke angive mærkatværdier som standardværdier fra masterdata, fordi masterdata ikke indeholder standardværdier. De fleste dokumenter såsom salgsordrer følger denne generelle standardrækkefølge:

1. Definer mærkatværdier i dokumentets overskrift.
2. Brug mærkatværdier fra overskriften som standardværdier på linjerne i dokumentet.
3. Brug mærkatværdier fra linjerne i dokumentet som standardværdier i regnskabsfordelingen, hvis dokumentet er et kildedokument og understøtter regnskabsfordelinger.

For de regnskabsposter, du opretter, skal du angive mærkatværdierne som standardværdier på følgende måde:

• Ikke-kildedokumenter:

  • Angiv kodeværdierne for samlekontoen, f.eks. Kreditor eller Debitor, som standard fra overskriften.
  • Alle andre konti som f.eks. udgifter, indtægter, moms og rabatter, bruger som standard kodeværdierne fra linjerne.

• Kildedokumenter:

  • Angiv kodeværdierne for samlekontoen, f.eks. Kreditor eller Debitorer, som standard fra enten overskriften eller regnskabsfordelingen, afhængigt af de finansparametre, der bruges til samlekonti. (Gå til Finans>Opsætning af> finansFinansparametre.) Kodeværdierne angives som standard i henhold til den samme logik, som systemet bruger til de økonomiske dimensionsværdier for oversigtskontoen.
  • Alle andre konti som f.eks. udgifter, indtægter, moms og rabatter, bruger som standard kodeværdierne fra regnskabsfordelingerne.

Hvis et dokument har downstream-dokumenter, bruger systemet mærker fra det overordnede dokument til de underordnede dokumenter. Systemet bruger f.eks. mærkatværdierne fra salgsordrehovedet og -linjerne til det regnskab, der oprettes for følgesedlen og kundefakturaen, i henhold til den logik, der er beskrevet tidligere.

Validering

Når du angiver kodeværdier for transaktioner, validerer systemet dem ikke under posteringsposten eller posteringen. Selvom du definerer en kode for liste - ellerbrugerdefineret listeværditype , validerer systemet ikke kodeværdier for at sikre, at de findes på listen. Hvis du f.eks. opretter et mærke af typen Listeværdi og vælger indkøbsordrenummeret som kilden til listen, vises der en liste over indkøbsordrenumre, men du kan angive et indkøbsordrenummer, der ikke findes på listen.

Hvis du har brug for validering, skal du ændre mærkets værditype til Fast liste eller Fast brugerdefineret liste (tilgængelig i version 10.0.44 og nyere). Sådan skifter du et eksisterende mærke:

1. Gå til Finans>Kontoplan>Finanskoder>Finanskoder.
2. Vælg det økonomiske mærke, du vil aktivere validering for.
3. I feltet Værditype skal du vælge Fast liste eller Fast brugerdefineret liste.
4. Vælg Aktivér for at aktivere koden.

Når du skifter til en fast type, accepteres kun værdier, der findes på den definerede liste, under posteringsposten.

Bogføring af transaktioner, der har kodeværdier

Når du har bogført en transaktion, er finanskoderne tilgængelige på linjerne i finanskontoposten. De vises på siderne Kupontransaktioner og Transaktioner for hovedkonto . De finansielle mærker vises i separate kolonner, så du nemmere kan sortere og filtrere dem.

Til rapportering er koderne ikke en del af dimensionsgrupperne. Derfor kan du ikke få en summeret saldo for transaktionerne for en bestemt kodeværdi. Når du f.eks. ser på prøvesaldoen, kan du ikke få saldi pr. kodeværdi. Men når du foretager detailudledning i saldiene fra råbalancen, vises mærkatværdierne i de detaljerede transaktioner. Du kan eksportere de detaljerede transaktioner, herunder mærkatværdierne i separate kolonner, til Excel, hvor du kan opsummere dem, hvis der kræves saldi.

Hvis du deaktiverer en kode, forbliver kodeværdierne på de bogførte posteringer. Som standard vises deaktiverede koder ikke på forespørgselssider. Du kan dog tilføje kolonnerne ved at vælge Vis inaktive finanskoder.

Korrekte kodeværdier efter bogføring

Selvom regnskabsmærker er tilgængelige til rapportering, er de ikke en del af finanskontoen og påvirker ikke regnskaber. Da mærker kun bruges til intern analyse, kan du redigere mærkatværdierne efter bogføring af transaktioner.

1. I arbejdsområdet Funktionsstyring skal du aktivere funktionen Tillad redigering af interne data på finansbilag. Denne funktion gør det muligt for nogle roller at ændre feltet Beskrivelse for bogførte regnskabsposter. Hvis du også aktiverer funktionen Finansielle mærker , er denne funktion forbedret, så du kan redigere kodeværdierne.
2. Når du har aktiveret funktionen, skal du gå til Kupontransaktioner.
3. Brug forespørgslen til at finde de transaktioner, du vil redigere.
4. Vælg linjerne i Bilagstransaktioner, og vælg derefter Rediger interne bilagsdata. Du kan kun redigere linjer, som du vælger.

Siden viser de linjer, du har valgt i Bilagstransaktioner, herunder nuværende og nye finanskoder. De nuværende kodeværdier indtastes som standardværdier for de nye koder. Derfor behøver du ikke manuelt indtaste alt igen, men behøver kun ændre det, der er forkert. Brug knappen Masseopdatering af valgte poster til masseopdateringer. Masseopdateringer er nyttige, hvis du vil tildele kodeværdier til store grupper af bogførte transaktioner, som var forkerte, eller der ingen kodeværdier er defineret for (f.eks. fordi de blev sendt, før funktionen blev aktiveret).

Filtrer voucher-transaktioner efter finansmærke

Når du filtrerer bilagsposteringer ved hjælp af forespørgselsformularen, skal du vælge Generel journal kontopostering som tabellen – ikke Finansielle mærker. Tabellen Financial tags viser generiske kolonnenavne (Tag01, Tag02 osv.) i stedet for dine konfigurerede kodenavne, hvilket medfører tvetydige og muligvis forkerte resultater.

Vælg i stedet Finanskladdekontopost som tabel. Felterne med økonomimærke vises med deres konfigurerede navne, så du kan identificere og filtrere efter det korrekte mærke.

Foretag fejlfinding af fejlen "Delreferencens menupunkt skal pege på en formular"

Hvis brugerne får vist fejlen "Delreferencens menupunkt skal pege på en formular" , når de åbner en formular, der indeholder økonomiske mærker, er årsagen typisk en manglende sikkerhedskonfiguration.

Kontrolelementer af typen Financial tag kræver rettigheden Financial tag essentials , som giver adgang til visningsmenupunkterne, der bruges af financial tag preview. Denne rettighed er som standard inkluderet i pligten Brug grundlæggende funktionalitet , som er tildelt systembruger-, detailtjeneste- og detaillager-it-rollerne .

Du kan løse fejlen ved enten at tildele en af disse roller til den pågældende bruger eller føje rettigheden Financial tag Essentials til en rolle, som brugeren allerede har. Hvis fejlen fortsætter efter opdatering af sikkerheden, kan det være nødvendigt at genstarte tjenesten for at rydde cachelagret sikkerhedstilstand.