Importere bilag ved hjælp af enheden Finanskladde

Denne artikel indeholder tip om import af data til finanskladden ved hjælp af enheden Finanskladde. Find tekniske oplysninger om enheden i Finanskladdeenheden.

Du kan bruge enheden Finanskladde til at importere bilag, der har kontotypen eller modkontotypen Finans, Debitor, Kreditor eller Bank. Bilaget kan angives som én linje, der bruger både feltet Konto og feltet Modkonto, eller som et flerlinjet bilag, hvor kun feltet Konto bruges (og Modkonto er tomt på hver linje). Enheden Finanskladde understøtter ikke alle kontotyper. I stedet findes andre enheder for scenarier, hvor der kræves forskellige kombinationer af kontotyper. Hvis du f.eks. vil importere en projekttransaktion, skal du bruge enheden Projektudgiftskladde. De enkelte enheder er udviklet til at understøtte specifikke scenarier. Det betyder, at andre felter kan være tilgængelige i enheder for de pågældende scenarier. Andre felter er dog muligvis ikke tilgængelige i enheder for forskellige scenarier.

Data Management Framework- og OData-enheder til import af finanskladde

Valget af rammer og enheder kan i væsentlig grad påvirke effektiviteten og integriteten af databehandlingsprocesser. To bemærkelsesværdige objekter er DMF-enheden (Data Management Framework) og OData-enheden (specifikt LedgerJournalLineEntity). Hver af disse enheder har sine unikke fordele og begrænsninger. Ved at forstå disse fordele og begrænsninger kan organisationer træffe informerede beslutninger om, hvordan de optimerer deres dataimportprocesser.

DMF-enhed

DMF-enheden er primært udviklet til scenarier, hvor import af store mængder skal håndteres. Da DMF-objektet er optimeret til opgaver af denne type, er det et uvurderligt værktøj for organisationer, der arbejder med store datasæt. Ikke desto mindre har denne enhed også begrænsninger.

Fordele ved DMF-enheden

• Håndtering af store mængder import: DMF-enheden udmærker sig i scenarier, hvor store mængder data skal importeres på en effektiv måde. Da designet er fokuseret på at optimere massedataflytninger, er det velegnet til operationer, hvor tid og ydeevne er kritisk.
• Konfigurerbarhed: Brugere kan konfigurere DMF-objektet, så det passer til deres specifikke behov. Ved at justere indstillingerne for dataenheden kan brugerne f.eks. emulere validering række for række og standardlogik. På denne måde kan de justere DMF-enhedens ydeevneegenskaber med OData-enhedens.

Begrænsninger for DMF-enheden

• Manglende understøttelse af interne transaktioner: En primær begrænsning for DMF-enheden er dens manglende evne til effektivt at håndtere interne transaktioner. Denne begrænsning kan være en væsentlig ulempe for organisationer, der opererer på tværs af flere juridiske enheder og skal administrere interne data problemfrit.
• Minimal validering under import: DMF-enheden udfører minimal validering under importprocessen. Derfor skal processen styres omhyggeligt. Ellers kan der opstå problemer med dataintegriteten, hvis fejl eller uoverensstemmelser i de importerede data ikke fanges med det samme. Standardbilaget kan f.eks. ikke angives.

OData-enhed

OData-enheden, og specifikt objektet LedgerJournalLineEntity, har en anden tilgang til dataimport og validering. Det er designet til at aktivere mere omfattende standard- og valideringslogik række for række. Selvom denne fremgangsmåde forbedrer dataintegriteten, kan det påvirke ydeevnen.

Fordele ved OData-enheden

• Forbedret dataintegritet: OData-enheden validering række for række sikrer, at hver post kontrolleres grundigt, før den importeres. Denne omfattende valideringsproces hjælper med at opretholde høj datakvalitet og ensartethed.
• Standardlogik: OData-objektet aktiverer standardlogikken for hver række for at sikre, at alle nødvendige felter udfyldes korrekt. Derfor er der mindre sandsynlighed for ufuldstændige eller forkerte dataindtastninger.

Begrænsninger ved OData-enheden

• Påvirkning af ydeevne: Den ekstra behandling, der kræves for at standardisere og validere række for række, kan medføre langsommere ydeevne. Organisationer skal overveje denne afvejning, især hvis de arbejder med store datasæt.

Afbalancering af ydeevne og datanøjagtighed

Organisationer er ofte nødt til at finde en balance mellem ydeevne og datanøjagtighed. Den fleksibilitet, som DMF-objektet tilbyder, giver brugerne mulighed for at konfigurere det til at emulere validerings- og standardlogikken for OData-enheden. Når den sætbaserede importkonfiguration er slået fra, kan DMF-enheden opnå funktionel paritet med OData-enheden. Det kan også justere sine ydeevneegenskaber i overensstemmelse hermed.

Retningslinjer og egenskaber for ydeevne

Når du konfigurerer dataenheder til importprocesser, skal du overveje retningslinjer og egenskaber for ydeevne. Overvej f.eks. grænseværdier for rækker, som hjælper med at optimere importprocesser og sikre, at systemets ydeevne forbliver stabil, mens systemet håndterer store datamængder. Korrekt konfiguration og overholdelse af disse retningslinjer kan øge både effektiviteten og resultatet af dataimport.

Både DMF-enheden og OData-enheden tilbyder unikke fordele og udfordringer. DMF-enhedens styrke ligger i dens evne til at håndtere import af store mængder, mens OData-enheden udmærker sig ved at sikre dataintegritet gennem omfattende validering.

Opsætning

Før du importerer ved hjælp af enheden Finanskladde, skal du validere følgende opsætning:

Opsætning af nummerserie for kladdebatchnummeret

• Når du importerer ved hjælp af enheden Finanskladde, anvender kladdebatchnummeret som standard den nummerserie, der er defineret i de generelle finansparametre.
• Hvis du indstiller nummerserien for kladdebatchnummeret til Manuel, anvendes der ikke et standardnummer. Denne opsætning understøttes ikke.

Konfiguration af økonomiske dimensioner

• Hver organisation skal definere rækkefølgen af økonomiske dimensioner, når der bruges enheder til at importere posteringer.

• Rækkefølgen for formatet for Integration af finansdimensioner:

  Finans>Kontoplan>Dimensioner>Konfiguration af økonomisk dimension til integrering af programmer>Vælg Dataenheder.

• Segmenterne i finanskontoen, der importeres, skal have samme rækkefølge. I modsat fald opstår der en fejl under importen.

Konfiguration af enheden Finanskladde

To indstillinger i Datastyring påvirker, hvordan standardkladdebatchnummer eller bilagsnummer anvendes:

• Sætbaseret behandling (på dataenheden)
• Auto-genereret (på felttilknytningen)

De følgende afsnit beskriver virkningen af disse indstillinger og forklarer også, hvordan kladdebatchnumre og bilagsnumre genereres.

Kladdebatchnummer

• Indstillingen Angivet på basis af-behandling på enheden Finanskladde påvirker ikke den måde, kladdebatchnumre genereres på.

• Hvis feltet Kladdebatchnummer er indstillet til Auto-genereret, oprettes der et nyt kladdebatchnummer for hver linje, der importeres. Denne funktionsmåde anbefales ikke. Indstillingen Auto-genereret findes i importprojektet under Vis tilknytning under fanen Tilknytning af oplysninger.

• Hvis feltet Kladdebatchnummer ikke er indstillet til Auto-genereret, oprettes kladdebatchnummeret på følgende måde:

  • Hvis det kladdebatchnummer, der er defineret i den importerede fil, svarer til en eksisterende, ikke-bogført kassekladde, importeres alle linjer, der har et tilsvarende kladdebatchnummer, til den eksisterende kladde. Linjerne importeres aldrig til et bogført kladdebatchnummer. I stedet oprettes et nyt nummer.
  • Hvis det kladdebatchnummer, der er defineret i den importerede fil, ikke svarer til en eksisterende, ikke-bogført kassekladde, grupperes alle linjer, der har det samme kladdebatchnummer, i en ny kladde. For eksempel importeres alle linjer, der har kladdebatchnummer 1, til en ny kladde, og alle linjer, der har kladdebatchnummer 2, importeres til en anden ny kladde. Kladdebatchnummeret oprettes ved hjælp af den nummerserie, der er defineret i finansparametrene.

Bilagsnummer

• Når du bruger indstillingen Angivet på basis af-behandling på enheden Finanskladde, skal bilagsnummeret gives i den importerede fil. Hver transaktion i finanskladden tildeles det bilagsnummer, der er angivet i den importerede fil, også selvom bilaget ikke er afstemt. Bemærk følgende punkter, hvis du vil bruge sætbaseret behandling, men også vil bruge den nummerserie, der er defineret for bilagsnumre.

  • Hvis du vil aktivere denne funktion, skal du på det kladdenavn, der bruges til import, indstille Nummertildeling under bogføring til Ja.
  • Et bilagsnummer skal stadig defineres i den importerede fil. Men det midlertidige nummer overskrives af bilagsnummeret, når kladden bogføres. Sørg for, at linjerne i kladden er grupperet korrekt efter midlertidigt bilagsnummer. Under bogføring findes der f.eks. tre linjer, der har det midlertidige bilagsnummer 1. Det midlertidige bilagsnummer for alle tre linjer overskrives med det næste nummer i nummerserien. Hvis disse tre linjer ikke er en afstemt indgang, bogføres bilaget ikke. Hvis linjer har det midlertidige bilagsnummer 2, overskrives dette nummer med det næste bilagsnummer i nummerserien.

• Når du ikke bruger indstillingen Angivet på basis af-behandling, behøver du ikke at angive et bilagsnummer i den importerede fil. Bilagsnumrene oprettes under importen baseret på opsætningen af kladdenavnet (Kun ét bilagsnummer, Ved saldo osv.). For eksempel, hvis kladdenavnet er defineret som Ved saldo i den første linje, modtages et nyt standardbilagsnummer. Systemet evaluerer derefter linjen for at afgøre, om debiteringer er lig med kreditterne. Hvis der findes en modkonto på linjen, modtager den næste linje, der importeres, et nyt bilagsnummer. Hvis der ikke findes en modkonto, evaluerer systemet, om debiteringer er lig med krediteringer, efterhånden som hver ny linje importeres.

• Hvis feltet Bilagsnummer er indstillet til Auto-genereret, vil importen mislykkes. Indstillingen Auto-genereret for feltet Bilagsnummer understøttes ikke.

Som standard bruger finanskladdeenheden sætbaseret behandling. Når du har evalueret forretningsbehovet for din organisation, kan du ændre indstillingen Angivet på basis af-behandling ved at vælge Dataenheder i arbejdsområdet Datastyring. Sætbaseret behandling bruges til at gøre importprocessen hurtigere. Hvis du ikke bruger sætbaseret behandling, bliver import af finanskladdeenheden langsommere.