Knyt e-dokumenter til indkøbsordrelinjer med Copilot (eksempelvisning)

[Denne artikel er til dokumentationen til den foreløbige udgivelse. Der kan forekomme ændringer.]

Efterhånden som indkøbsprocesserne bliver mere digitale, spiller funktionen e-dokumenter i Business Central en central rolle i automatiseringen af, hvordan virksomheder modtager og behandler leverandørfakturaer. Copilot kan hjælpe ved at forbedre tilknytningen og matchning af linjer på kreditorfakturaer til indkøbsordrer. Copilot kan reducere den tid, du bruger på opgaver, der normalt kræver omfattende søgning, opslag og dataindtastning. En anden fordel er, når kreditorfakturaer ikke relaterer nøjagtigt til købsordrer. Copilot kan identificere de tilsvarende indkøbsordrer. Forbedrede matchingsfunktioner gavner især små og mellemstore organisationer, der har brug for effektiv dokumentsporing for indkøbsordrelinjer.

Appen E-Document understøtter scenarier for e-dokumenter gennem hele salgsprocessen. Copilot kan også tilpasse, hvordan du administrerer e-dokumenter i købsprocessen, især med hensyn til indkøbsordrer. Med appen kan du angive den type købsdokument, der skal oprettes for hver kreditor, når du modtager e-fakturaer fra dem.

Du kan opdatere eksisterende indkøbsordrer i Business Central med de oplysninger, du har modtaget på e-fakturaen.

Understøttede sprog

Denne Copilot funktion valideres og understøttes kun på engelsk. Selvom det kan bruges på andre sprog, fungerer det muligvis ikke efter hensigten. Sprogkvaliteten kan variere afhængigt af brugerens interaktion eller systemindstillinger, hvilket kan påvirke nøjagtigheden og brugeroplevelsen. Få mere at vide i Copilot lande-/områdetilgængelighed og understøttede sprog.

Forudsætninger

• Din administrator aktiverer funktionen Hjælp til matchning af e-dokumenter. Få mere at vide i Configure-Copilot- og agentfunktioner.

Identificere købsordrer

Først kan du identificere de købsordrer, som du kan matche automatisk. Hvis dit Vendor konfigureret feltet Receive E-Document To til at arbejde med Køb ordrer, når det elektroniske dokument oprettes i Business Central (manuelt eller fra et eksternt slutpunkt), Business Central gør følgende:

1. Hvis indkøbsordren for denne kreditor findes, og der er et indkøbsordrenummer i den modtagne e-dokumentfil, Business Central automatisk sammenkæder e-dokumentet med indkøbsordren. Dokumentstatus for dette E-dokument er I gang, og E-dokumentstatus på undersiden Servicestatus er Ordre tilknyttet.
   Linket vises i feltet Dokument på e-dokumentet. Hvis du har brug for at ændre købsordren, kan du bruge handlingen Opdater købsordrelink og manuelt vælge en anden købsordre for denne kreditor. Du kan kun gøre det, før linjerne mellem E-dokument og købsordre er matchet.
2. Hvis indkøbsordren for denne bestemte leverandør findes, men der ikke er et indkøbsordrenummer i filen til modtagelse af e-dokument-filen, hvis du har overført dette dokument manuelt, kan du vælge en eksisterende indkøbsordrer, når du åbner listen Indkøbsordrer fra de ordrer, du har modtaget fra leverandører, der kun indeholder e-dokument. Hvis du ikke har valgt den rigtige købsordre, eller du automatisk har hentet e-dokumentet fra et eksternt slutpunkt ved hjælp af Opgavekø, vil det nye e-dokument ikke blive knyttet til noget købsdokument, og feltet Dokumentstatus vil være Fejl, og E-dokumentstatus på undersiden Servicestatus vil være Importeret dokumentbehandlingsfejl. Hvis tilknytningen til købsordren er afsluttet, skal du vælge handlingen Opdater link til købsordre og vælge en købsordre til denne leverandør.

Kortlinjer

Copilot hjælper dig med automatisk at matche e-fakturalinjer med indkøbsordrelinjer og tilbyder ekstra matchende intelligens for at forbedre matchene.

Når de er matchet og tilknyttet, opdaterer Business Central den matchende indkøbsordre med de relevante modtagelsesoplysninger for at sikre, at de korrekte antal modtages på ordrelinjerne.

Du kan matche dine modtagne elektroniske dokumenter med købsordrelinjer fra to forskellige steder: fra siden E-dokumenter eller fra siden Købsordre. Den nemmeste måde at finde de allerede sammenkædede købsordrer på er at bruge feltet Sammenkædede købsordrer i rollecentret. Alle ikke-sammenkædede dokumenter kan findes ved hjælp af feltet Venter på købs-e-fakturaer, hvor du har en liste over e-dokumenter, du skal gennemse.

Når du vil køre matchning fra en indkøbsordre, skal du vælge handlingen Kortlæg E-dokument-linjer med Copilot. Handlingen er tilgængelig på listesiden Købsordrer og siden Købsordre. Hvis du vil køre matchning fra siden E-Documents skal du vælge handlingen Match Purchase Order with Copilot. Udfør disse trin for at gennemføre matcheprocessen:

1. Vælg handlingen Tilknyt e-dokumentlinjer med Copilot eller Match købsordre med Copilot for dokumenter, der allerede er sammenkædet.

2. Prompten E-Document Match Order Lines med Copilot vises, og siden Purchase Order Matching i baggrunden. Copilot opretter automatisk kortlægningen for dig.

3. Efter et par sekunder foreslår siden E-Document Match Order Lines med Copilot linjer til matchning med nogle få detaljer:

   1. Prompthovedet indeholder følgende oplysninger:

   Feltnavn	Beskrivelse
   Automatisk matchet	Angiver antallet af matches, der foreslås automatisk. Dette tal er baseret på en strengsammenligning. Hvis 80% eller flere af beskrivelserne overlapper hinanden, matcher Business Central dem automatisk uden at bruge Copilot egenskaber. Business Central viser også linjer, der automatisk matches, da der findes elementreferencer med de relevante betingelser.
   Copilot matchet	Angiver antallet af matches, der foreslås af Copilot ved hjælp af både streng- og semantisk sammenligning.
   E-dokumentnr.	Angiver det linkede e-dokumentnummer.
   Fakturatotal ekskl. moms	Angiver det samlede fakturabeløb, ekskl. moms.
   Matchet totalbeløb inkl. Moms	Angiver det matchede beløb ekskl. moms.

   1. Hvis alle linjer er matchet, kan du se den grønne tekst i øverste højre hjørne: Alle linjer (100 %) er matchede. Gennemgå matchforslag.

   2. Du kan finde følgende oplysninger i Matchet forslag:

      Feltnavn	Beskrivelse
      E-dokumentlinjenummer.	Angiver e-dokumentlinjenummeret (fra den oprindelige e-dokumentfil).
      Beskrivelse af e-dokumentlinje	Angiver e-dokumentlinjebeskrivelsen fra den oprindelige e-dokumentfil.
      Matchet antal	Angiver det antal, der skal anvendes på købsordrelinjen.
      Forslag	Angiver den handling, der Copilot foreslået til matchning af indkøbsordrelinjerne.
      Lær matchningsregel	Angiver, om der skal oprettes en matchningsregel for dette forslag. Hvis du markerer dette afkrydsningsfelt, opretter Business Central elementreferencer for elementer og tekst til kontotilknytninger for finanskonti.

   3. Alle fuldt foreslåede og matchede linjer er markeret med grøn farve. Hvis der er et problem, f.eks. en anden pris, men inden for det tilladte prisinterval, markeres denne linje med en gul farve. Hvis der er lighed mellem beskrivelsesfelterne, men prisforskellen er større end tilladt, markeres denne linje med en rød farve.

   4. Hvis du ikke er tilfreds med nogle forslag, kan du slette dem ved hjælp af handlingen Slet linje.

   5. Hvis du vil se matchning af forslag, kan du vælge linket i kolonnen Forslag for at åbne siden Oplysninger om e-dokumentmatch.

   6. På siden E-dokumentmatchdetaljer kan du sammenligne detaljer fra E-dokumenter og købsordren for at være sikker på den foreslåede matchning, før du bekræfter den.

   7. Luk siden efter gennemgang.

4. Hvis du ikke er tilfreds med de fleste af forslagene, eller hvis du ikke vil bruge funktionen E-Document Match Order Lines med Copilot funktion, skal du vælge Discard it. Du kan oprette matches manuelt. Du kan få mere at vide ved at gå til manuelt match.

5. Hvis du vil gemme forslag, skal du vælge Behold.

6. Business Central lukker Copilot prompt, og linjerne på siden Køb ordrematchning er markeret som grøn.

7. Du kan fortsætte med at arbejde, som om du laver en manuel matchning. Du kan f.eks. fjerne, oprette eller nulstille matches. Hvis du ikke vil foretage ændringer, skal du blot vælge handlingen Anvend på købsordre og fortsætte med at arbejde med købsordren.

Relaterede oplysninger

Oversigt over e-dokumenter
Bruge e-dokumenter i salg
Brug e-dokumenter i køb
Fejlfinding af Copilot og agentfunktioner
Ofte stillede spørgsmål om ansvarlig AI til hjælp til bankafstemning